Processus de facturation électronique en Italie
L'utilisation obligatoire de la facturation électronique a débuté en Italie le 1er janvier 2019. Avec cette exigence, l'importance des factures papier a diminué. De plus, ceux qui ne respectent pas les nouvelles réglementations s'exposent à des sanctions. En décembre 2021, suite à la demande du gouvernement italien, l'UE a décidé de prolonger l'obligation jusqu'en 2024.
Examinons de plus près la facture électronique, qui est le sujet de notre article.
Qu'est-ce que la facture électronique et en quoi diffère-t-elle de la facture papier ?
Une facture électronique est une facture au format numérique qui doit être créée selon des normes précises (par FatturaPA, au format XML), reçue et transmise par le biais du Système d'Échange (SDI). Cette méthode d'envoi et de réception représente l'une des deux caractéristiques distinctives des factures papier ordinaires, l'autre étant la technologie utilisée, telle qu'un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
FatturaPA
La facturation électronique a été introduite avec la loi financière de 2008, dans laquelle l'Union européenne (UE) a invité ses États membres à fournir un cadre réglementaire et technologique suffisant pour gérer électroniquement l'ensemble des systèmes de facturation et de contrôle fiscal. De plus, l'obligation de conserver les documents sous format numérique pendant une période de dix ans a également été ajoutée.
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
L'efficacité accrue des contrôles visant à lutter contre la fraude fiscale a entraîné des économies significatives. Par conséquent, une meilleure allocation des ressources existantes pour la gestion des dépenses publiques a été rendue possible. Un autre aspect est la numérisation des processus métier. Cette situation, bien supérieure à une simple amélioration de l'efficacité de la soumission fiscale, a conduit à une amélioration générale de la compétitivité du pays en adhérant au plan Industrie 4.0 pour la gestion numérique de la production. De plus, elle est devenue une étape fondamentale pour toutes les entreprises pour mener à bien leur évolution vers la numérisation, conformément au développement du marché numérique européen.
La plupart des avantages économiques découlent non pas des coûts d'impression et d'expédition plus bas, mais de la réduction et de l'optimisation des coûts, en évitant la saisie manuelle des données, les erreurs d'enregistrement et les pertes. L'automatisation et l'intégration complètes des processus entre les parties entraînent une diminution des risques. Les avantages comprennent également des contrôles plus efficaces sur les données de facturation (rapprochement des données automatisé et processus d'autorisation), la réduction de la fraude et de la duplication, la minimisation des erreurs de paiement et le raccourcissement des délais de paiement moyens.
De plus, la facturation électronique permet l'envoi et la réception de factures sans avoir besoin de les imprimer sur papier. Cela élimine tous les coûts d'impression, d'expédition, d'affranchissement et les coûts d'espace physique pour le stockage des factures papier. En résumé, la facturation électronique permet d'envoyer et de compiler des factures de manière simple, en éliminant pratiquement l'utilisation du papier. C'est une révolution numérique qui vous permet d'envoyer tout sous forme électronique aux clients, comptables et à toute personne directement impliquée, sans avoir besoin de papier.
L'Italie, le pays affichant le plus grand écart de TVA de l'UE (selon des données de septembre 2018 de la Commission européenne, ce chiffre est de 35,9 milliards d'euros), fut le premier pays européen à initier cette obligation. La prise de conscience rapide des avantages de cette innovation a accéléré la transition d'autres pays européens vers le système de la facturation électronique.
Qui émet les factures électroniques ?
Les réglementations établies par le gouvernement italien s'appliquent à toutes les entreprises enregistrées en Italie et exerçant des activités commerciales avec d'autres entreprises enregistrées à la TVA. Pour développer davantage ce point.
Les parties qui doivent se conformer à la réglementation sur la facturation électronique en Italie comprennent :
Administrations publiques
Lorsqu'une entité de l'administration publique, telle que le gouvernement italien, les gouvernements locaux et les institutions régionales, effectue des ventes, elle est tenue d'utiliser le réseau SdI (Sistema di Interscambio) pour envoyer les factures.
Ce processus aide au suivi des paiements et à la détection des incohérences, servant ainsi un excellent moyen au sein du gouvernement de prévenir la fraude et le blanchiment d'argent.
Sociétés privées
Toute entreprise privée titulaire d'un numéro de TVA doit procéder à l'échange de factures via le SdI pour se conformer à la réglementation italienne sur la facturation électronique. Cette obligation s'applique aux entreprises impliquées dans des transactions B2B et B2C, y compris les détaillants, les grossistes et les fabricants.
Entreprises internationales
En juillet 2022, l'administration fiscale italienne a mandaté que les entreprises internationales ayant des transactions transfrontalières avec une société immatriculée en Italie doivent se conformer aux lois sur la facturation électronique. Ces entreprises sont tenues d'envoyer et de recevoir des factures transfrontalières au format FatturaPA (XML) et d'utiliser le SdI pour l'échange de factures.
(Toutes les factures émises ou reçues par voie électronique, y compris celles des entreprises étrangères, doivent être échangées par l'intermédiaire du SdI.)
Qui est exempté de la facturation électronique ?
L'administration fiscale a annoncé les contribuables exemptés de la facturation électronique obligatoire :
Celles-ci incluent :
- Médecins, pharmacies et tous les autres professionnels de santé identifiés par le Garant de la protection de la vie privée en décembre 2018 ;
- Petits producteurs agricoles ;
- Clubs sportifs amateurs ;
- Individus ne résidant pas en Italie qui effectuent ou reçoivent des transactions.
Quels sont les types de documents couverts par la facture électronique ?
Parmi ces documents figurent des factures, des bons de commande, des états de dettes, des états de créances, des conditions de paiement, des instructions de paiement et des reçus de virement.
Quel est le calendrier de conformité aux réglementations sur la facturation électronique ?
Selon le décret-loi du 30 avril 2022, la facturation électronique deviendra obligatoire pour les contribuables dont le revenu annuel est inférieur ou égal à 25 000 Euros et pour les contribuables qui adoptent le régime fiscal forfaitaire.
Le décret entrera en vigueur en 2024, et les contribuables utiliseront également le Sistema di Interscambio (SdI).
Quelles normes techniques sont utilisées dans la création et la transmission des factures électroniques ?
L'Italie a choisi le format XML pour la facturation électronique. Pour préparer ces documents, il est nécessaire de disposer de logiciels spécialisés qui gèrent le processus de création et d'envoi des factures. Alternativement, des services externes fournis par des prestataires qui gèrent entièrement des processus de facturation active et passive sont également envisagés.
Contrairement aux méthodes utilisées par le passé, le document de facture générée n'est pas envoyé directement au destinataire. Le SdI – Sistema di Scambio s'occupe de l'agencement des factures entre l'expéditeur et le destinataire, en vérifiant les irrégularités. Par la suite, il assure leur envoi au destinataire en fonction des adresses électroniques (PEC, Code Destinataire) spécifiées dans la facture ou dans le tiroir fiscal du destinataire. En résumé, la procédure d'émission de la facture électronique se compose du processus suivant :
- Génération de la facture au format de fichier XML ;
- Vérification de documents et signature numérique ;
- Transmission au Système d'échange (SdI) ;
- Livraison du document du système d'échange au destinataire ;
- Archivage électronique ;
- Protection numérique conformément à la loi.
Cycle actif
Quelles informations une facture électronique doit-elle contenir pour être conforme aux exigences légales ?
Les informations obligatoires dans une facture électronique comprennent :
- Date d'émission,
- Numéro de facture séquentiel unique,
- Les données de votre entreprise telles que le nom de l'entreprise, le nom et le prénom, et l'adresse,
- Numéro de TVA du vendeur ou du fournisseur,
- Données client, dont le nom de l'entreprise, le nom et le prénom, et l'adresse,
- Numéro de TVA du destinataire ou du client,
- Description, quantité et prix des produits et services impliqués dans la transaction,
- Date de paiement si différente de la date d'émission de la facture,
- Taux de TVA et montant imposable.
Un autre élément crucial dans les factures électroniques est le code acheteur. Ce code alphanumérique, composé de 7 caractères, identifie le canal d'achat à travers lequel les factures seront correctement transmises au tiroir fiscal de vos clients.
Comment les utilisateurs interagiront-ils avec le système de facturation électronique ?
L'Agence fiscale italienne utilise l'interface web FatturaPA pour que les entreprises puissent envoyer, recevoir et traiter les transactions. De plus, le gouvernement italien a mis en place un système d'échange unique (Sistema di Interscambio ou SdI) pour les processus de facturation électronique, qui peut être pris en charge par des prestataires de services pour les émetteurs et les destinataires de factures électroniques. Ce système est conçu pour traiter et vérifier les factures électroniques avant leur transmission aux institutions publiques, garantissant que toutes les factures sont contrôlées par l'administration fiscale.
Les entreprises envoient également leurs factures électroniques au SdI au format FatturaPA. Le SdI fonctionne comme un service de livraison électronique, adressant chaque facture électronique à l'autorité compétente sur la base d'un identifiant de destinataire (Code Bureau Unique). Le système est conforme aux normes européennes.
Divers contrôles officiels sont effectués par le SdI. De plus, toutes les factures du SdI sont transmises à la Comptabilité Générale de l'État, responsable des activités d'inspection et remplissant des fonctions d'audit relatives à la gestion financière des institutions publiques, dans le but de suivre les dépenses publiques.
Chaque administration publique peut choisir son mode préféré pour recevoir les factures du SdI :
- Courriel certifié électronique (CCE);
- Web – par le biais du site Web du président de l'Administration des revenus (authentification requise) ;
- SdICoop – Service Web;
- SdIFTP – Protocole de transfert de fichiers (Spécifications techniques).
Par exemple, en regardant l'interface utilisateur du service Web SdICoop.
SDICoop Services
Dois-je signer ma facture numériquement ?
Les factures électroniques envoyées aux institutions publiques doivent être signées numériquement. La signature numérique n'est pas obligatoire pour l'envoi des factures interentreprises (B2B) et aux consommateurs (B2C).
Comment la conformité avec la réglementation sur la facturation électronique sera-t-elle surveillée et appliquée ?
L'Italie impose des pénalités élevées, allant de 901 à 1 801 euros de TVA, afin d'encourager l'utilisation du SdI. De plus, en cas de non-déclaration des factures, une pénalité supplémentaire de 2 euros par facture est appliquée tous les trois mois, dans la limite de 1 000 euros. En tant que représentant étranger, une certaine souplesse est accordée en matière de conformité en raison de la complexité de la déclaration en temps réel via le système boursier.
Gestion du changement et adoption : Comment les parties prenantes (entreprises, administrations fiscales, etc.) seront-elles informées de la transition vers la facturation électronique ? Quelles stratégies seront employées pour encourager l'adoption et répondre aux résistances potentielles ?
En Italie, les parties prenantes seront informées de la transition vers la facturation électronique par les moyens suivants :
Site web
Le ministère italien des Finances a créé un site web fournissant des informations sur la transition à la facturation électronique. Ce site propose des informations sur la réglementation de la facturation électronique, les exigences de conformité et les ressources de soutien.
Courriel
Le Ministère des Finances envoie des e-mails informatifs sur la transition à la facturation électronique. Ces e-mails fournissent des informations sur l'importance et les avantages de la transition vers la facturation électronique.
Formation et soutien
Le Ministère des Finances propose des formations et des services d'accompagnement concernant la transition vers la facturation électronique. Ces services aident les entreprises à se conformer à la réglementation sur la facturation électronique.
En tant que Melasoft en Italie, mise en œuvre de la facturation électronique ;
- Examen des processus comptables et préparation et analyse pour l'intégration avec le système de facture électronique
- Identification des domaines nécessitant des changements : systèmes SAP, saisie obligatoire de données (qualité et exhaustivité), garantie des politiques et procédures pour les responsables
- Contrôles internes
- Intégration des systèmes SAP avec le système de facture électronique
- Nous fournissons des Formations Utilisateurs