Processus de facturation électronique en Espagne

La facturation électronique est obligatoire dans les transactions B2G en Espagne depuis 2015. Toutes les institutions publiques sont tenues de recevoir toutes les factures, sans discrimination, à partir d'un point d'entrée unique. Le nom de ce point d'entrée commun est FACe. Conformément à la loi, toutes les factures envoyées aux institutions publiques doivent être soumises électroniquement, être dans un format structuré (Facturae V3.2.X) et être signées avec une signature électronique basée sur un certificat qualifié. Les administrations publiques reçoivent et traitent ces factures électroniquement. Cependant, les administrations peuvent également accepter des factures imprimées sous certaines conditions (par exemple, si le montant est inférieur à 5 000 Euros).

Quel est le système FACe ?

FACe permet l'envoi et le suivi des factures électroniques envoyées à des milliers d'administrations publiques connectées au système. L'Administration Générale de l'État propose FACe comme service gratuit à toutes les institutions publiques. L'utilisation de FACe est obligatoire pour le gouvernement central et facultative pour les gouvernements régionaux et locaux. Plus de 8 000 administrations publiques utilisent FACe, dont 16 des 17 communautés autonomes, plus de 8 000 administrations locales et tous les organismes publics de l'Administration Générale de l'État (les données actualisées sont disponibles auprès de l'observatoire de l'administration publique OBSAE).

Point d'entrée général des factures électroniques

Le 29 septembre 2022, le gouvernement espagnol a publié la loi 18/2022 sur la création et la croissance de l'emploi (“ Crea y Crece ”), qui comprend les mesures nécessaires pour soutenir la croissance des entreprises. Cette loi est une mesure qui ouvre la porte à la mise en œuvre de la facturation électronique B2B en Espagne. Conformément à la loi, toutes les transactions B2B devront être exclusivement accompagnées de factures électroniques, et les solutions logicielles utilisées par les contribuables pour créer, traiter et vérifier ces factures devront être autorisées par l'administration fiscale. La loi couvre toutes les entreprises et particuliers espagnols redevables de la TVA dans la création et la réception de factures électroniques. Cette réglementation sera valide à partir de juillet 2024 pour les grands contribuables dont le chiffre d'affaires annuel dépasse 8 millions d'euros, et l'application de la facture électronique se poursuivra jusqu'en 2026. Le seuil diminuera progressivement et la couverture s'étendra au fil du temps pour couvrir tous les autres contribuables. En mettant en œuvre la facturation électronique au niveau du sous-centre, des économies opérationnelles, une réduction de la charge administrative et une optimisation du délai de paiement sont visées.

Calendrier de la facturation électronique en Espagne

La loi impose certaines obligations aux entreprises qui émettent et reçoivent des factures, ainsi qu'aux fournisseurs de services de facturation électronique. Certaines d'entre elles sont :

• Les entreprises sont obligées d'émettre, d'envoyer et de recevoir des factures électroniques dans leurs relations d'affaires avec d'autres entrepreneurs et professionnels.
• L'expéditeur et le destinataire devront fournir des informations sur le statut des factures.
• Les fournisseurs de technologie seront tenus de fournir une interconnexion et une interopérabilité gratuites entre les solutions ou plateformes technologiques. La procédure d'accréditation de l'interconnexion et de l'interopérabilité sera déterminée par le règlement.
• Les destinataires devront conserver l'accès aux factures électroniques pendant 4 ans. Ainsi, si les destinataires des factures électroniques ne sont plus clients des sociétés émettrices, l'accès pourra être accordé pendant 3 ans à compter de la fin des contrats.
• L'accès, la visualisation, le téléchargement et l'impression des factures électroniques seront autorisés et facilités pour les destinataires.

Qu'est-ce que le système FACeB2B ?

Le ministère espagnol de l'Industrie propose un logiciel gratuit pour créer et gérer des factures électroniques, ce qui est particulièrement utile pour les petites et moyennes entreprises qui traitent un nombre limité de factures électroniques. De plus, FACEB2B, une plateforme supplémentaire pour la gestion des factures électroniques entre les entrepreneurs et les sous-traitants de l'administration publique, est disponible depuis 2018. Cette plateforme est également gratuite et utilise les mêmes formats et interfaces que la plateforme gouvernementale équivalente. Par conséquent, l'utilisation des factures électroniques en B2B est autorisée et encouragée depuis un certain temps, bien qu'elle ne soit pas encore obligatoire.

Quelles sont les fonctions de base du système FACeB2B ?

FACeB2B offre aux entreprises une interface de services web permettant l'intégration avec le système. Cette interface propose de nombreuses fonctions telles que la création, l'annulation, le téléchargement et le suivi de l'état de la facture. Le portail web offre deux accès différents pour le client et l'entreprise fournissant le service de facturation. De plus, le portail offrira un moteur de recherche d'actifs basé sur le numéro, le nom et le code de l'entreprise, similaire au moteur de recherche du système DIRe.

Système FACeB2B

Comment s'inscrire sur FACeB2B et envoyer une facture ?

Si une entreprise souhaite utiliser FACeB2B, elle doit d'abord s'inscrire dans le système. Cela nécessite un code DIRe. Le code DIRe est un code attribué à une entreprise pour qu'elle puisse recevoir des factures électroniques via le Point d'Entrée Public de FACeB2B. Pour cela, l'entreprise destinataire doit s'inscrire auprès de FACeB2B et enregistrer le code DIRe. Ce code est généralement votre NIF (le NIF est un code requis lors du report des données de l'émetteur et du destinataire d'une facture, suivi de quatre zéros).

Code DIRe

Contrairement à FACe, il faut travailler avec un prestataire pour bénéficier de tous les avantages qu'offre FACeB2B. Le prestataire doit également être enregistré auprès de DIRe et de FACeB2B. En outre, l'entreprise concernée doit autoriser son prestataire de services en tant qu'ESF (Empresa de Servicios de Facturación - Entreprise de Services de Facturation) lors de l'enregistrement.

Enfin, les factures ne peuvent être exportées dans un format spécifique qu'à partir d'un système ERP tel que SAP ou Microsoft Dynamics NAV. Cela nécessite un fournisseur EDI spécialisé.

Quels sont les formats requis pour la facture électronique ?

1. Le format Facturae est utilisé pour les relations B2G. Il s'agit d'une norme nationale basée sur XML (utilisée conjointement avec une signature électronique conforme à la norme XAdES).
2. Le format des factures électroniques B2B en Espagne doit être conforme à la norme EN 16931. Les formats suivants seront acceptés :

• Messages XML de factures CEFACT/ONU à l'échelle du secteur CII,
• Messages de facture et d'avoir UBL conformément à la norme ISO/IEC 19845:2015
• Messages de facture EDIFACT conformes à la norme ISO 9735,
• Messages Facturae. (Version de facturation entre entreprises et professionnels)

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