Italienischer E-Invoicing-Prozess

Die verpflichtende Nutzung elektronischer Rechnungen begann in Italien am 1. Januar 2019. Mit dieser Anforderung nahm die Bedeutung von Papierrechnungen ab. Darüber hinaus müssen diejenigen, die die neuen Vorschriften nicht einhalten, mit Sanktionen rechnen. Im Dezember 2021 beschloss die EU auf Ersuchen der italienischen Regierung, die Verpflichtung bis 2024 zu verlängern.

Betrachten wir die elektronische Rechnung, um die es in unserem Artikel geht, genauer.

Was ist elektronische Rechnungsstellung und wie unterscheidet sie sich von der Papierrechnungsstellung?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung in digitalem Format, die gemäß präzisen Standards (in Italien von FatturaPA, im XML-Format) erstellt, über das Austauschsystem (SDI) empfangen und übermittelt werden muss. Diese Art des Sendens und Empfangens stellt eines der beiden Unterscheidungsmerkmale gegenüber herkömmlichen Papierrechnungen dar, wobei das andere die verwendete Technologie ist, wie z. B. ein Computer, ein Tablet oder ein Smartphone.

FatturaPA

Die E-Rechnung wurde mit dem Finanzgesetz von 2008 eingeführt, wo die Europäische Union (EU) ihre Mitgliedstaaten aufforderte, einen ausreichenden rechtlichen und technologischen Rahmen zu schaffen, um alle Rechnungs- und Steuerkontrollsysteme elektronisch zu verwalten. Zusätzlich wurde die Verpflichtung zur zehnjährigen digitalen Aufbewahrung von Dokumenten hinzugefügt.

Was sind die Vorteile von elektronischen Rechnungen?

Die erhöhte Wirksamkeit der Maßnahmen zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung hat zu erheblichen Einsparungen geführt. Infolgedessen wurde eine bessere Allokation der vorhandenen Ressourcen für die Steuerung der öffentlichen Ausgaben ermöglicht. Ein weiterer Aspekt ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Diese Situation, die einer bloßen Steigerung der Effizienz der Steuereinhaltung weit überlegen ist, hat zu einer allgemeinen Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit des Landes geführt, indem sie dem Plan 4.0 für die digitale Steuerung der Produktion entspricht. Darüber hinaus ist sie ein grundlegender Schritt für alle Unternehmen geworden, um ihre Entwicklung zur Digitalisierung im Einklang mit der Entwicklung des europäischen digitalen Marktes abzuschließen.

Die meisten wirtschaftlichen Vorteile ergeben sich nicht aus niedrigeren Druck- und Versandkosten, sondern aus der Reduzierung und Optimierung von Kosten, der Vermeidung manueller Dateneingabe, Eingabefehlern und Verlusten. Die vollständige Automatisierung und Integration von Prozessen zwischen den Parteien führt zu einer Risikominimierung. Zu den Vorteilen gehören auch effektivere Kontrollen der Rechnungsdaten (automatisierte Datenabgleichungs- und Autorisierungsprozesse), die Reduzierung von Betrug und Kopien, die Minimierung von Zahlungsfehlern und die Verkürzung der durchschnittlichen Zahlungsfristen.

Zudem ermöglicht die elektronische Rechnungsstellung den Versand und Empfang von Rechnungen, ohne dass diese auf Papier gedruckt werden müssen. Dies eliminiert sämtliche Kosten für Druck, Versand, Porto und den physischen Lagerplatz für Papierbelege. Zusammenfassend ermöglicht die elektronische Rechnungsstellung auf einfache Weise das Senden und Zusammenstellen von Rechnungen, wodurch der Papierverbrauch praktisch entfällt. Es handelt sich um eine digitale Revolution, die es Ihnen ermöglicht, alles in elektronischer Form an Kunden, Buchhalter und alle direkt Beteiligten zu senden, ohne Papier zu benötigen.

Italien, das Land mit der größten Mehrwertsteuerschlupfloche in der EU (laut Daten der Europäischen Kommission vom September 2018 beläuft sich dieser Betrag auf 35,9 Milliarden Euro), war das erste europäische Land, das diese Verpflichtung eingeführt hat. Die schnelle Erkenntnis der Vorteile dieser Innovation hat den Übergang anderer europäischer Länder zum E-Invoicing-System beschleunigt.

Wer stellt elektronische Rechnungen aus?

Die von der italienischen Regierung festgelegten Vorschriften gelten für alle in Italien registrierten Unternehmen, die Geschäftsabschlüsse mit anderen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen tätigen. Um dies weiter auszuführen.

Die Parteien, die den E-Invoicing-Vorschriften in Italien unterliegen, umfassen:

Öffentliche Verwaltungen

Wenn öffentliche Verwaltungen, wie die italienische Regierung, Kommunen und regionale Institutionen, Verkäufe tätigen, sind sie verpflichtet, das SdI-Netzwerk (Sistema di Interscambio) für den Rechnungsversand zu nutzen.

Dieser Prozess hilft bei der Nachverfolgung von Zahlungen und der Erkennung von Unstimmigkeiten und dient der Regierung als hervorragendes Mittel zur Betrugsprävention und zur Bekämpfung von Geldwäsche.

Private Unternehmen

Jedes private Unternehmen mit einer Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer muss Rechnungen über das SdI austauschen, um die italienischen E-Invoicing-Vorschriften einzuhalten. Diese Anforderung gilt für Unternehmen, die sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich tätig sind, einschließlich Einzelhändlern, Großhändlern und Herstellern.

Internationale Unternehmen

Im Juli 2022 hat die italienische Steuerbehörde angeordnet, dass internationale Unternehmen, die grenzüberschreitende Transaktionen mit einem in Italien registrierten Unternehmen tätigen, die elektronischen Rechnungslegungsgesetze einhalten müssen. Diese Unternehmen sind verpflichtet, grenzüberschreitende Rechnungen im FatturaPA (XML)-Format zu senden und zu empfangen und SdI für den Rechnungsdatenaustausch zu nutzen.

(Alle elektronisch ausgestellten oder empfangenen Rechnungen, auch die von ausländischen Unternehmen, müssen über das SdI ausgetauscht werden.)

Wer ist von der Ausstellung elektronischer Rechnungen befreit?

Die Finanzverwaltung gab bekannt, dass Steuerzahler von der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung befreit sind:

Dazu gehören:

• Ärzte, Apotheken und alle anderen Angehörigen der Gesundheitsberufe, die im Dezember 2018 vom Datenschutzgaranten identifiziert wurden;
• Kleine landwirtschaftliche Erzeuger;
• Amateursportvereine;
• Personen, die nicht in Italien ansässig sind und Transaktionen durchführen oder empfangen.

Welche Arten von Dokumenten werden durch elektronische Rechnungen abgedeckt?

Zu diesen Dokumenten gehören Rechnungen, Bestellungen, Schuldenaufstellungen, Forderungsaufstellungen, Zahlungsbedingungen, Zahlungsanweisungen und Überweisungsbelege.

Wie ist der Zeitplan für die Einhaltung von E-Rechnungsbestimmungen?

Gemäß dem Gesetzesdekret vom 30. April 2022 wird die elektronische Rechnungsstellung für Steuerzahler mit einem Jahreseinkommen von bis zu 25.000 Euro und für Steuerzahler, die die Pauschalsteuerregelung anwenden, obligatorisch.

Das Dekret tritt 2024 in Kraft, und Steuerzahler werden auch das Sistema di Interscambio (SdI) nutzen.

Welche technischen Standards werden bei der Erstellung und Übertragung von E-Rechnungen verwendet?

Italien hat XML als Dokumentenformat für die elektronische Rechnungsstellung gewählt. Um diese Dokumente vorzubereiten, ist eine spezielle Software erforderlich, die den Prozess der Erstellung und des Versands von Rechnungen verwaltet. Alternativ werden auch externe Dienstleistungen von Anbietern in Betracht gezogen, die sowohl die aktive als auch die passive Rechnungsstellung vollständig verwalten.

Im Gegensatz zu den bisherigen Methoden wird die generierte Rechnung nicht direkt an den Empfänger gesendet. Das SdI – Exchange System regelt die Übermittlung von Rechnungen zwischen Absender und Empfänger und prüft auf Unregelmäßigkeiten. Anschließend sorgt es für deren Zustellung an den Empfänger gemäß den in der Rechnung oder in der Steuerschublade des Empfängers angegebenen elektronischen Adressen (PEC, Empfängercode). Zusammenfassend lässt sich der Prozess der elektronischen Rechnungsstellung wie folgt darstellen:

1. Erstellung der Rechnung im XML-Dateiformat;
2. Dokumentenprüfung und digitale Signatur;
3. Übermittlung an das Austauschsystem (SdI);
4. Zustellung des Dokuments vom Exchange-System an den Empfänger;
5. Elektronische Archivierung;
6. Digitaler Schutz im Einklang mit dem Gesetz.

Aktiver Zyklus

Welche Informationen muss eine elektronische Rechnung enthalten, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen?

Die obligatorischen Inhalte einer elektronischen Rechnung sind:

• Ausstellungsdatum,
• Eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer,
• Ihre Firmendaten wie Firmenname, Name-Nachname und Adresse,
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers oder Lieferanten,
• Kundendaten, einschließlich Firmenname, Name-Nachname und Adresse,
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers oder Kunden,
• Beschreibung, Menge und Preise der Produkte und Dienstleistungen, die an der Transaktion beteiligt sind,
• Zahlungsdatum, falls abweichend vom Rechnungsdatum,
• MwSt.-Satz und steuerpflichtiger Betrag.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil elektronischer Rechnungen ist der Käufercode. Dieser alphanumerische Code, bestehend aus 7 Zeichen, identifiziert den Kaufkanal, über den die Rechnungen korrekt an die Steuerschublade Ihrer Kunden übermittelt werden.

Wie werden Nutzer mit dem E-Rechnungssystem interagieren?

Die italienische Steuerbehörde nutzt die FatturaPA-Weboberfläche, damit Unternehmen Transaktionen senden, empfangen und verarbeiten können. Zusätzlich hat die italienische Regierung ein zentrales Austauschsystem (Sistema di Interscambio oder SdI) für E-Invoicing-Prozesse eingerichtet, das von Dienstleistern für Absender und Empfänger von E-Rechnungen unterstützt werden kann. Dieses System ist darauf ausgelegt, E-Rechnungen zu verarbeiten und zu verifizieren, bevor sie an öffentliche Einrichtungen übermittelt werden, und stellt sicher, dass alle Rechnungen von der Steuerverwaltung geprüft werden.

Unternehmen senden ihre E-Rechnungen auch im FatturaPA-Format an das SdI. Das SdI fungiert als E-Zustellungsdienst und leitet jede E-Rechnung auf der Grundlage einer Empfänger-ID (Unique Office Code) an die zuständige Behörde weiter. Das System entspricht europäischen Standards.

Diverse offizielle Prüfungen werden von SdI durchgeführt. Zusätzlich werden alle Rechnungen von SdI an das Staatliche Hauptbuchhaltungsamt übermittelt, das für Inspektionsaktivitäten und die Erfüllung von Prüfungsfunktionen im Zusammenhang mit der Finanzverwaltung öffentlicher Einrichtungen zuständig ist, um die öffentlichen Ausgaben zu überwachen.

Jede öffentliche Verwaltung kann ihre bevorzugte Methode für den Empfang von Rechnungen von SdI wählen:

• Zertifizierte elektronische Post (ZEP);
• Web – über die Website des Präsidenten der Steuerverwaltung (Authentifizierung erforderlich);
• SdICoop – Web-Dienst;
• SdIFTP – File Transfer Protocol (Technische Spezifikationen).

Zum Beispiel, wenn man sich die Benutzeroberfläche des SdICoop Web Service ansieht.

SDICoop Services

Muss ich meine Rechnung digital unterschreiben?

Elektronische Rechnungen, die an öffentliche Einrichtungen gesendet werden, müssen digital signiert sein. Für den Versand von B2B- und B2C-Rechnungen ist die digitale Signatur nicht zwingend erforderlich.

Wie wird die Einhaltung der E-Invoicing-Vorschriften überwacht und durchgesetzt?

Italien verhängt hohe Strafen in Höhe von 90% bis 180% Mehrwertsteuer, um die Nutzung des SdI zu fördern. Darüber hinaus wird bei Nichtmeldung von Rechnungen eine zusätzliche Strafe in Höhe von 2 € pro Rechnung alle drei Monate verhängt, bis zu einem Höchstbetrag von 1.000 €. Als ausländischer Vertreter besteht aufgrund der Komplexität der Echtzeitmeldung über das Börsensystem ein gewisser Spielraum bei der Einhaltung der Vorschriften.

Change Management und Adoption: Wie werden Stakeholder (Unternehmen, Steuerbehörden etc.) über den Übergang zur E-Rechnung informiert? Welche Strategien werden angewendet, um die Akzeptanz zu fördern und potenziellen Widerstand anzugehen?

In Italien werden die Stakeholder über die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung wie folgt informiert:

Webseite

Das italienische Finanzministerium hat eine Website eingerichtet, die Informationen über den Übergang zur E-Rechnung bietet. Diese Website enthält Informationen zu E-Rechnungsverordnungen, Compliance-Anforderungen und Support-Ressourcen.

E-Mail

Das Finanzministerium versendet informative E-Mails über die Umstellung auf die E-Rechnungsstellung. Diese E-Mails informieren über die Bedeutung und die Vorteile der Umstellung auf die E-Rechnungsstellung.

Schulung und Unterstützung

Das Finanzministerium bietet Schulungen und Unterstützung bei der Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung. Diese Dienstleistungen helfen Unternehmen, die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung einzuhalten.

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