I. Nom et adresse du responsable du traitement
Le responsable du traitement au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD) et des autres lois nationales sur la protection des données des États membres ainsi que d'autres dispositions sur la protection des données est :
Melasoft GmbH
32, Rue Gerbenmühl
60594 Francfort-sur-le-Main
Allemagne
Courriel : info@melasoft.com
Tél : +49 69 870 09 5340
II. Informations générales sur le traitement des données
1. Champ d'application du traitement des données personnelles
Nous collectons et utilisons les données personnelles de nos utilisateurs uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture d'un site web fonctionnel, de notre contenu et de nos services. La collecte et l'utilisation des données personnelles sont régulièrement basées sur des obligations contractuelles ou le consentement de l'utilisateur. Une exception s'applique dans les cas où l'obtention d'un consentement préalable n'est pas possible et où le traitement des données est autorisé par la loi.
2. Base Juridique du Traitement des Données Personnelles
Si nous obtenons le consentement de la personne concernée pour les opérations de traitement, l'article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD sert de base juridique. Lors du traitement de données personnelles nécessaires à l'exécution d'un contrat, l'article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD sert de base juridique. Dans les cas où le traitement des données est nécessaire pour satisfaire une obligation légale, l'article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD s'applique. Le traitement des données nécessaire pour protéger les intérêts légitimes de notre entreprise est régi par l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD, à condition que ces intérêts ne soient pas supplantés par les droits de la personne concernée.
3. Suppression et durée de conservation des données
Les données personnelles sont supprimées ou bloquées dès que la finalité de leur conservation prend fin. Les données peuvent également être conservées si la législation européenne ou nationale l'exige. Une fois le délai de conservation prescrit expiré, les données seront supprimées, sauf s'il est nécessaire de les conserver pour l'exécution d'obligations contractuelles.
III. Mise à disposition du site Web et création de fichiers journaux
1. Description et étendue du traitement des données
Lors de l'accès à notre site web, le système collecte automatiquement des données de l'appareil accédant, notamment :
- Navigateur et version
- Fournisseur d'accès à Internet
- Adresse IP
- Date et heure d'accès
- Sites de référence et sites web ultérieurs
Ces données sont stockées dans des fichiers journaux sans être liées à d'autres données personnelles.
2. Base juridique du traitement des données
La base juridique du stockage temporaire de données et de fichiers journaux est l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.
3. Objet du traitement des données
La collecte de données assure le bon fonctionnement de notre site web, l'optimisation du contenu et la sécurité de nos systèmes. Aucune analyse de données à des fins marketing n'est effectuée.
4. Durée de conservation
Les données sont supprimées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires, généralement à la fin de la session utilisateur ou après 30 jours.
IV. Utilisation des cookies
1. Description et étendue du traitement des données
Notre site web utilise des cookies pour améliorer l'expérience utilisateur. Les cookies stockent les données suivantes :
- Informations de connexion (cookie de session)
- Informations sur le parrain et le filleul
- Langue préférée pour l'utilisation du site web
2. Base juridique du traitement des données
Les cookies sont utilisés pour simplifier l'expérience utilisateur en mémorisant les préférences entre les différentes pages vues.
3. Objet du traitement des données
Les cookies sont utilisés pour simplifier l'expérience utilisateur en mémorisant les préférences entre les différentes pages vues.
4. Durée de conservation et opposition
Les cookies sont stockés sur l'appareil de l'utilisateur, et les utilisateurs peuvent supprimer ou désactiver les cookies via les paramètres de leur navigateur. Cependant, cela peut limiter certaines fonctionnalités.
V. Lettre d'information
1. Description et étendue du traitement des données
Les utilisateurs peuvent s'inscrire à une newsletter gratuite sur notre site Web. Lors de l'inscription, les données suivantes sont collectées :
- Nom
- Adresse e-mail
2. Base juridique du traitement des données
La base juridique du traitement des données après l'inscription à la newsletter est le consentement de l'utilisateur conformément à l'article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD.
3. Objet du traitement des données
L'adresse e-mail est collectée pour l'envoi de la newsletter.
4. Durée de conservation
Les données sont supprimées dès qu'elles ne sont plus nécessaires, ou lorsque l'utilisateur se désabonne.
5. Objection
Les utilisateurs peuvent se désabonner de la newsletter à tout moment via le lien de désabonnement dans la newsletter.
VI. Inscription aux Services
1. Description et étendue du traitement des données
Les utilisateurs peuvent s'inscrire à des services payants sur notre site web. Les données suivantes sont collectées :
- Nom
- Nom de l'entreprise
- Adresse e-mail
- Mot de passe
À des fins de facturation, des données de paiement telles que les informations bancaires peuvent être collectées. Les données collectées sont utilisées pour fournir le service respectif.
2. Base juridique du traitement des données
La base juridique est l'article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD, qui régit le traitement des données nécessaires à l'exécution d'un contrat.
3. Objet du traitement des données
L'inscription de l'utilisateur est nécessaire pour la fourniture du service, y compris l'accès aux comptes utilisateurs.
4. Durée de conservation
Les données sont supprimées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires pour l'exécution des obligations contractuelles.
VII. Google Analytics
Nous utilisons Google Analytics pour analyser le trafic du site web. L'outil peut collecter des données telles que les adresses IP, les types de navigateurs et le temps passé sur les pages.
VIII. Utilisation des services de l'API OpenAI
1. Portée du traitement des données
Dans certaines de nos fonctionnalités intelligentes telles que l'analyse automatisée de documents, la classification financière et l'analyse des factures (y compris les services de point d'accès Peppol), nous utilisons les services de l'API OpenAI (fournis par OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA) pour le traitement du langage naturel et les fonctionnalités améliorées par l'IA.
Dans le cadre de ce traitement, des données textuelles (par exemple, les lignes de détail de facturation, les noms de clients, les descriptions de paiement) peuvent être transmises en toute sécurité aux serveurs d'OpenAI pour une analyse en temps réel et la génération de réponses structurées.
- Base légale
La base juridique de ce traitement est l'art. 6, paragraphe 1, point b) du RGPD (exécution d'un contrat) et l'art. 6, paragraphe 1, point f) du RGPD (intérêt légitime d'améliorer nos services grâce à la technologie de l'IA). Nous veillons à ce que cela ne porte pas atteinte aux droits de la personne concernée. - Minimisation et conservation des données
Nous faisons des efforts raisonnables pour éviter de transmettre des données personnelles identifiables lors de l'appel à des services d'IA externes.
Selon la politique officielle de l'API d'OpenAI :
- Les données envoyées via l'API ne sont pas utilisées pour l'entraînement et sont conservées pendant 30 jours au maximum dans le seul but de surveiller les abus, sauf accord d'entreprise distinct (tel que la non-rétention de données) est en place.
- Melasoft GmbH est en cours d'engagement avec OpenAI pour activer la rétention de données zéro, ce qui garantit qu'aucune entrée ou sortie n'est enregistrée ou stockée.
- Transferts de données hors UE
Les données traitées par OpenAI peuvent être transmises et traitées aux États-Unis. OpenAI fournit des clauses contractuelles types (CCT) pour garantir des garanties appropriées en vertu de l'article 46 du RGPD.
- Impact utilisateur
Ces services sont uniquement utilisés pour traiter les données transactionnelles nécessaires à la prestation des services. À aucun moment les données ne sont utilisées à des fins marketing, de profilage, ou partagées avec des tiers non autorisés.
IX. Droits de la personne concernée
Si vos données personnelles sont traitées, vous avez les droits suivants :
1. Droit d'accès
Vous avez le droit de demander des informations sur les données que nous traitons vous concernant (Art. 15 RGPD).
2. Droit de Rectification
Vous pouvez demander la rectification de données inexactes (art. 16 RGPD).
3. Droit à la limitation du traitement
Vous pouvez demander que nous limitions le traitement de vos données sous certaines conditions (Art. 18 RGPD).
4. Droit à l'effacement
Vous pouvez demander la suppression de vos données dans certaines circonstances (art. 17 RGPD).
5. Droit d'opposition
Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données sur la base de l'article 6, paragraphe 1, points e) ou f) du RGPD à tout moment (article 21 du RGPD).
6. Droit à la portabilité des données
Vous avez le droit de recevoir vos données dans un format lisible par machine ou de les faire transférer à un autre responsable du traitement (art. 20 RGPD).
7. Droit de retirer son consentement
Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment (article 7, paragraphe 3 du RGPD).
8. Droit de porter plainte auprès d'une autorité de contrôle
Si vous estimez que vos données sont traitées de manière illicite, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle (art. 77 du RGPD).
X. Coordonnées du délégué à la protection des données
Pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante :
Courriel : info@melasoft.com
Ceci est un paragraphe où vous pouvez ajouter toutes les informations que vous souhaitez partager avec les visiteurs du site web. Cliquez ici pour modifier le texte, changer la police et l'adapter à vos besoins.
Melasoft GmbH – Conditions Générales du Service d'Accès Peppol
1. Dispositions générales
Melasoft GmbH exploite un service en ligne en tant que fournisseur d'accès Peppol, accessible via différents domaines, dont melasoft.com. Ce service aide les entreprises à créer, envoyer et gérer des documents liés à la facturation commerciale (par exemple, factures, notes de crédit, rappels, offres). Le fournisseur de services est Melasoft GmbH, situé à Gerbermihlistraße 32, 60594 Frankfurt am Main (ci-après dénommé “ Melasoft ”).
Les présentes conditions générales s'appliquent à toutes les relations commerciales actuelles et futures entre l'utilisateur et Melasoft. Toutes conditions générales de l'utilisateur, contraires, dérogatoires ou supplémentaires (y compris, par exemple, les conditions d'achat) ne font pas partie du contrat, sauf accord écrit explicite au moment de la conclusion du contrat. Toute référence standard aux conditions générales de l'utilisateur est par la présente expressément rejetée.
2. Objet du contrat
L'objet du contrat d'utilisation est la prestation du service à l'utilisateur, lui permettant d'utiliser ses fonctionnalités.
La portée des services fournis est basée sur le forfait de services sélectionné par l'utilisateur et comprend généralement la possibilité de créer, d'envoyer et de gérer divers documents liés à la comptabilité d'entreprise.
De plus, l'utilisateur a la possibilité d'envoyer par courriel les documents créés via le service. L'utilisateur est informé que la livraison des courriels aux destinataires s'effectue via l'infrastructure publique d'Internet. Melasoft est uniquement responsable de l'envoi du courriel, et non de garantir sa bonne livraison au destinataire.
La conformité aux exigences fiscales, légales et réglementaires lors de la création de documents relève de la seule responsabilité de l'utilisateur. Melasoft ne fournit aucun service de conseil fiscal.
3. Conclusion du contrat
L'utilisation du service n'est possible que dans le cadre d'un contrat d'utilisation. La conclusion d'un contrat d'utilisation du service est réservée aux entrepreneurs, aux personnes morales de droit public ou aux fonds spéciaux de droit public.
L'utilisateur est tenu de fournir des informations véridiques sur lui-même et son entreprise lors de la conclusion d'un contrat d'utilisation et de maintenir ces informations à jour.
Melasoft propose initialement des contrats gratuits, à durée limitée et soumis à de fortes restrictions d'utilisation, avec des fonctionnalités limitées destinées uniquement à des fins de test. Dans ce cas, la fourniture du formulaire d'inscription par Melasoft constitue une offre de conclure un tel contrat. L'utilisateur accepte cette offre en remplissant et en soumettant le formulaire avec le bouton correspondant.
Melasoft propose également des contrats pour une utilisation payante. L'utilisateur peut consulter et sélectionner les forfaits de services disponibles dans son compte en cliquant sur le bouton “ Sélectionner un forfait ”. Cette sélection constitue une offre contraignante de conclure un contrat payant. L'utilisateur accepte cette offre en saisissant ses informations de paiement et en confirmant avec le bouton correspondant.
L'utilisateur a la possibilité de réviser ses informations avant de soumettre sa déclaration de contrat et de les corriger en modifiant les champs appropriés. De plus, il peut examiner les services qu'il a sélectionnés et les modifier en activant les cases de sélection correspondantes.
Melasoft confirmera rapidement la réception de la déclaration de contrat en envoyant un courriel à l'utilisateur. Le contrat est disponible en anglais. Le texte du contrat est stocké par Melasoft mais n'est pas accessible à l'utilisateur.
4. Prestation du service
Le service est mis à la disposition de l'utilisateur lors de l'enregistrement pour les contrats d'utilisation gratuits et après activation par Melasoft pour les contrats d'utilisation payants.
Le point de livraison pour la prestation du service est la sortie du routeur du centre de données de Melasoft. Melasoft garantit une disponibilité de 98,1 % du service au point de livraison, en moyenne annuelle.
5. Services additionnels de Melasoft
En plus des fonctionnalités de base du service, Melasoft propose également d'autres services supplémentaires payants à ses utilisateurs.
La portée exacte des services est définie dans les descriptions de services respectives et peut être utilisée selon les options disponibles.
Pour utiliser certains services, l'utilisateur peut alimenter un compte prépayé sur une base de crédit. Les soldes de ce compte ne génèrent pas d'intérêts.
6. Droits d'utilisation
Melasoft accorde à l'utilisateur un droit d'utilisation simple, non cessible et non transférable du service pour ses propres besoins professionnels pendant la durée du contrat.
L'utilisateur ne se voit accorder aucun droit qui ne soit pas explicitement mentionné. En particulier, l'utilisateur n'est pas autorisé à permettre à des tiers d'utiliser le service ou à utiliser le service pour fournir des services à des tiers, tels que la création, l'envoi ou la gestion de documents pour des tiers.
Si et dans la mesure où une base de données, des bases de données, ou une œuvre ou des œuvres de base de données sont créées sur le serveur de Melasoft pendant la durée du contrat d'utilisation, tous les droits s'y rapportant appartiennent à l'utilisateur. L'utilisateur reste propriétaire des bases de données ou des œuvres de base de données même après la fin du contrat.
7. Frais et Paiement
Si l'utilisation du service est soumise à des frais, les coûts sont déterminés selon les informations figurant dans la liste de prix respective.
Tous les prix sont soumis à la TVA. Tous les paiements doivent être effectués à l'avance et peuvent être réglés par les moyens de paiement disponibles. Melasoft a fait appel à un prestataire de services de paiement qualifié pour collecter les paiements, lequel stocke également les informations de paiement.
Si Melasoft propose le paiement par carte de crédit, la carte de crédit sera débitée immédiatement après la finalisation du processus d'achat en utilisant les détails de la carte de crédit fournis.
Si Melasoft propose le paiement via PayPal, le compte PayPal sera débité immédiatement après la finalisation du processus d'achat avec le compte PayPal fourni.
Si les parties conviennent du mode de paiement par prélèvement automatique, l'utilisateur accorde à Melasoft un mandat de prélèvement SEPA Core ou un mandat de prélèvement SEPA B2B pour recouvrer le montant dû, y compris pour les paiements récurrents et les obligations de montants variables. Le délai de préavis pour la notification préalable (Pre-Notification) est réduit à un jour dans la mesure où la législation le permet. L'utilisateur garantit que le compte dispose de fonds suffisants.
Si les parties conviennent du mode de paiement “Stripe”, l'utilisateur effectue un virement du montant dû à Melasoft.
Les frais engagés du fait du non-encaissement ou de l'annulation d'un ordre de paiement sont à la charge de l'utilisateur, sauf si le non-encaissement ou l'annulation a été causé par Melasoft.
8. Obligations de l'utilisateur
L'utilisateur choisit des identifiants d'accès pour utiliser le service. L'utilisateur est tenu de garder ces identifiants d'accès confidentiels et d'informer immédiatement Melasoft de toute perte ou utilisation non autorisée des identifiants d'accès par des tiers. L'utilisateur n'est pas autorisé à fournir ses identifiants d'accès à des tiers. Melasoft est en droit de bloquer les identifiants d'accès en cas de suspicion d'utilisation non autorisée ou d'utilisation abusive des données.
L'utilisateur ne peut utiliser le service qu'à ses propres fins professionnelles. L'utilisation du service pour l'envoi de publicités de quelque nature que ce soit, notamment via les fonctions de messagerie électronique fournies, n'est pas autorisée.
Pour utiliser le service, l'utilisateur doit disposer d'une connexion Internet, d'un appareil compatible avec Internet et d'un navigateur Internet à jour, dont les coûts sont à la charge de l'utilisateur.
L'utilisateur est tenu de sauvegarder régulièrement, au minimum quotidiennement, les données stockées dans le service, à savoir les documents créés ou gérés, en les téléchargeant.
Si le service fournit des interfaces vers des systèmes tiers, l'utilisateur est seul responsable de la vérification de la cohérence, de l'exhaustivité, de l'exactitude et de l'opportunité des données entrantes ou sortantes.
L'utilisateur est responsable du respect des obligations de conservation fiscales et commerciales, telles que celles prévues par les §§ 238, 257 HGB et § 147 AO.
9. Protection des données
Les parties observeront les réglementations applicables en matière de protection des données, en particulier celles en vigueur dans l'Union européenne.
Si l'utilisateur collecte, traite ou utilise des données personnelles de tiers, il s'assure d'en être autorisé en vertu des réglementations applicables, notamment en matière de protection des données, et indemnise Melasoft contre les réclamations de tiers en cas de violation.
Melasoft fournit un modèle d'accord de traitement des données, qui peut être demandé et conclu par le client à tout moment.
Dans le cadre des fonctionnalités avancées du Service, Melasoft GmbH utilise des services tiers basés sur l'IA fournis par OpenAI, L.L.C. (San Francisco, États-Unis), spécifiquement par le biais d'un accès API, afin de permettre des fonctionnalités telles que la classification automatisée de texte, l'analyse de factures et la génération intelligente de contenu. Lors de l'utilisation de ces fonctionnalités, certaines données d'entrée (par exemple, les lignes de facture, les descriptions de transactions, les métadonnées de documents) peuvent être transmises en toute sécurité à OpenAI pour traitement.
Melasoft veille à ce que seules les données minimales nécessaires soient transmises et que les services d'OpenAI soient utilisés conformément aux lois applicables en matière de protection des données. OpenAI n'utilise pas les données de l'API à des fins d'entraînement, et, sauf accord contraire explicite, les données ne sont conservées que jusqu'à 30 jours à des fins de surveillance des abus.
En utilisant le Service, l'utilisateur reconnaît et accepte l'implication de tels services d'IA tiers pour le bon fonctionnement de certaines fonctionnalités.
10. Responsabilité
Les parties sont responsables l'une envers l'autre des dommages causés par leur intentionnalité ou leur négligence grave, par leurs représentants légaux ou par leurs agents d'exécution, sans limitation.
En cas de négligence légère, les parties sont responsables sans limitation pour les atteintes à la vie, au corps ou à la santé.
Autrement, une partie n'est responsable que dans la mesure où elle a manqué à une obligation contractuelle essentielle. Sont considérées comme obligations contractuelles essentielles, les obligations particulièrement importantes pour la réalisation de l'objectif contractuel et dont le manquement met en péril la réalisation de cet objectif. Dans ces cas, la responsabilité est limitée au dommage prévisible et typiquement survenant. La responsabilité sans faute de Melasoft pour les dommages résultant du §536a du code civil allemand pour les défauts existant au moment de la conclusion du contrat est exclue ; les paragraphes précédents restent inchangés.
La responsabilité en vertu de la loi sur la responsabilité du fait des produits demeure inchangée.
11. Durée et résiliation
Le contrat d'utilisation gratuite prend effet à la conclusion du contrat, court pour la période spécifiée et peut être résilié par l'une ou l'autre des parties sans préavis.
La durée du contrat pour l'utilisation payante du service commence à l'activation par Melasoft et s'étend sur la période convenue. Le contrat peut être résilié par l'utilisateur avec un préavis d'un jour à la fin de la période, en utilisant les fonctions en ligne fournies. Sinon, la résiliation nécessite au moins une forme écrite et est soumise à un délai de préavis de sept jours à la fin de la période respective.
La durée d'un contrat d'utilisation payante du service est automatiquement renouvelée pour la durée choisie s'il n'est pas résilié en temps utile.
Si l'utilisateur interrompt unilatéralement l'utilisation du service avant la fin de la période de préavis, les frais pour la durée restante non utilisée de son contrat ne seront pas remboursés.
Melasoft pourra résilier le contrat sans préavis si l'utilisateur est en défaut de paiement des prix ou d'une partie substantielle des prix pendant deux mois consécutifs ou du paiement d'un montant qui atteint le prix pour deux mois sur une période s'étendant sur plus de deux mois. Dans ce cas, Melasoft pourra également exiger une indemnité forfaitaire d'un quart de la redevance mensuelle de base restante jusqu'à la fin de la durée contractuelle normale, payable immédiatement en un seul versement. L'utilisateur est en droit de prouver que le préjudice subi est moindre.
12. Modifications des présentes Conditions Générales
Melasoft a le droit de modifier les dispositions relatives au service à fournir, en tenant compte des exigences techniques et des conditions du marché, dans la mesure où cela est raisonnable pour l'utilisateur.
Les modifications des présentes Conditions Générales seront publiées sur le service. Les utilisateurs seront informés des modifications qui ne tombent pas sous le coup du paragraphe 1 par écrit. Les modifications entrent en vigueur, sauf si l'utilisateur s'y oppose dans les 14 jours suivant la réception de la notification de modification. L'utilisateur sera informé de la portée de son silence avec la notification de modification.
13. Dispositions finales
Le droit de la République fédérale d'Allemagne s'applique. Les dispositions de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises ne s'appliquent pas.
Si l'utilisateur est un commerçant, une personne morale de droit public ou un fonds spécial de droit public, la juridiction exclusive pour tous les litiges découlant du présent contrat est notre lieu d'activité. Il en va de même si l'utilisateur n'a pas de for général en Allemagne ou si son domicile ou sa résidence habituelle est inconnu au moment de l'introduction de l'action en justice.