Selon la loi du 20 décembre 2017 modifiant la loi sur les marchés publics de 2012 pour inclure la directive européenne 2014/55, la facturation électronique B2G (Business to Government) est devenue obligatoire pour toutes les autorités publiques aux Pays-Bas depuis le 18 avril 2019.
Le gouvernement néerlandais a intégré une partie de la directive européenne 2010/45 dans sa législation sous le nom de mise en œuvre de la directive sur les règles de facturation du 15 mars 2012. Avec cet ajout, les Pays-Bas ont simplifié les règles en matière de facturation pour l'exigibilité de la TVA et ont introduit la facturation électronique.
Plateforme de facturation électronique et solutions de gestion de la facturation électronique
Aux Pays-Bas, la mise en œuvre de la facturation électronique par la directive 2014/55/UE et la loi néerlandaise sur les marchés publics s'est faite par l'adoption du cadre PEPPOL pour établir une infrastructure d'échange interopérable. Actuellement, toutes les administrations publiques sont connectées directement ou indirectement à l'infrastructure PEPPOL. Il existe 42 prestataires PEPPOL sur le marché néerlandais.
Approche pour la réception et le traitement des factures électroniques
Les opérateurs économiques de l'économie néerlandaise soumettent la facture électronique de trois manières :
- En utilisant le réseau Simplerinvoicing. Le réseau peut être utilisé aussi bien pour les relations B2B que B2G (centrales et locales). La facturation internationale est également possible, car il est affilié à PEPPOL depuis 2013.
- Utilisation de fournisseurs de solutions. Les fournisseurs peuvent envoyer des factures électroniques au gouvernement par l'intermédiaire de fournisseurs de solutions qui contactent directement le hub. Logius fournit une liste de fournisseurs de solutions sur son site web. La facturation électronique convient aux fournisseurs qui envoient un volume moyen de factures, qui disposent d'un processus de facturation électronique entièrement automatisé, ou qui n'ont pas de connexion directe avec le centre de transfert.
- En utilisant les solutions et services gouvernementaux fournis par Logius. De cette façon, les acteurs économiques peuvent soumettre manuellement des factures via des formulaires web.
Le traitement des factures électroniques reçues par les institutions publiques s'effectue semi-automatiquement. Le traitement des factures par les institutions publiques dépend du niveau d'automatisation et de la sophistication des systèmes informatiques. Les administrations publiques traitent les factures électroniques automatiquement ou manuellement.
Les organisations publiques aux Pays-Bas peuvent recevoir des factures électroniques dans trois formats :
- UBL-OHNL est une norme qui décrit les messages relatifs aux marchés publics de tous les biens et services, à l'exception du recrutement de personnel temporaire. UBL-OHNL est basé sur la norme internationale UBL. La facture UBL-OHNL sera remplacée par NLCIUS au plus tard en 2021.
- SI-UBL est un sous-ensemble de la spécification UBL complète. La norme SI-UBL est utilisée par Simplerinvoicing. La norme SI-UBL sera éventuellement remplacée par NLCIUS.
- La norme SETU (RH – XML) décrit les messages (y compris les factures électroniques) dans le cadre de l'échange de données pour le recrutement de personnel temporaire. Cette norme est celle qui offre le plus grand volume de factures au gouvernement.
Le gouvernement néerlandais vise à se reconnecter à la norme européenne en mettant en place le NL CIUS dans PEPPOL BIS et en l'implémentant au plus tard au premier semestre 2021.
Application de facturation dans les autorités contractantes de niveau sous-central
L'application de facturation électronique continue de fonctionner au niveau décentralisé. Alors que 95% d'autorités décentralisées ont utilisé la facturation électronique en novembre 2019, celle-ci n'était pas obligatoire pour toutes les communes et tous les fournisseurs. Toutefois, l'utilisation de PEPPOL n'est pas obligatoire, mais recommandée. Les communes ne sont pas légalement tenues de demander une facture électronique à leurs fournisseurs. Elles ont toutefois la possibilité d'en faire une condition dans leurs contrats d'approvisionnement.
La situation concernant la mise en œuvre de la norme européenne pour la facturation (EN)
Les Pays-Bas ont transposé la directive par le biais de la loi nationale sur les marchés publics. La directive ne prévoyait pas de délai supplémentaire pour les autorités de sous-centres. La possibilité de faire inclure les pouvoirs adjudicateurs dans le réseau d'adresses (c'est-à-dire le SMP PEPPOL) n'est pas incluse dans le règlement, mais un protocole additionnel est prévu.
Utilisation des spécifications nationales d'utilisation de la facturation (CIUS)
NLCIUS est un sous-ensemble de la norme européenne obligatoire (EN) 16931 à mettre en œuvre aux Pays-Bas. La norme européenne (EN16931) décrit la méthode de facturation électronique aux gouvernements et peut également être utilisée par les entreprises. EN16931 et NLCIUS apportent de la clarté aux gouvernements et aux entreprises sur les éléments et les données qui doivent être utilisés dans les factures destinées aux organismes gouvernementaux aux Pays-Bas.
Le gouvernement néerlandais vise à se reconnecter à la norme européenne en mettant en place le NL CIUS dans PEPPOL BIS et en l'implémentant au plus tard au premier semestre 2021.