Gemäß dem Gesetz vom 20.12.2017 zur Änderung des Vergaberechts von 2012 zur Aufnahme der EU-Richtlinie 2014/55 ist die E-Rechnungsstellung von B2G seit dem 18. April 2019 für alle öffentlichen Auftraggeber in den Niederlanden obligatorisch.
Die niederländische Regierung hat einen Teil der EU-Richtlinie 2010/45 mit dem Namen „Umsetzung der Mehrwertsteuer-Rechnungslegungsrichtlinie“ vom 15. März 2012 in ihre Gesetzgebung aufgenommen. Mit dieser Ergänzung hat die Niederlande die Regeln im Rechnungslegungsbereich für die Mehrwertsteuerbelastung vereinfacht und eine Einführung in die E-Rechnungsstellung vorgenommen.
E-Invoicing-Plattform und E-Invoicing-Management-Lösungen
In den Niederlanden wurde die Einführung von E-Rechnungen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU und dem niederländischen Beschaffungsgesetz durch die Übernahme des PEPPOL-Frameworks zur Schaffung einer interoperablen Austauschinfrastruktur umgesetzt. Derzeit sind alle Regierungsbehörden direkt oder indirekt an die PEPPOL-Infrastruktur angebunden. Auf dem niederländischen Markt gibt es 42 PEPPOL-Anbieter.
Ansatz zum Empfang und zur Verarbeitung von E-Rechnungen
Wirtschaftsteilnehmer in der niederländischen Wirtschaft übermitteln die eRechnung auf drei Arten:
- Unter Verwendung des SimplerInvoicingNetwork. Das Netzwerk kann sowohl für B2B als auch für B2G (zentral und lokal) genutzt werden. Internationales Rechnungsmanagement ist ebenfalls möglich, da es seit 2013 mit PEPPOL verbunden ist.
- Verwendung von Lösungsanbietern. Lieferanten können elektronische Rechnungen an die Regierung über Lösungsanbieter senden, die direkt mit der zentralen Stelle Kontakt aufnehmen. Logius stellt auf seiner Website eine Liste von Lösungsanbietern zur Verfügung. eInvoicing eignet sich für Lieferanten, die eine mittlere Anzahl an Rechnungen versenden, über einen vollständig automatisierten eInvoicing-Prozess verfügen oder keine direkte Verbindung mit der zentralen Stelle haben.
- Mithilfe staatlicher Lösungen und Dienstleistungen von Logius. Auf diese Weise können Akteure in der Wirtschaft Rechnungen manuell über Webformulare einreichen.
Die Bearbeitung von bei öffentlichen Institutionen eingegangenen E-Rechnungen erfolgt halbautomatisch. Die Bearbeitung von Rechnungen durch öffentliche Institutionen hängt vom Automatisierungsgrad und der Komplexität der IT-Systeme ab. Behörden bearbeiten E-Rechnungen automatisch oder manuell.
Öffentliche Organisationen in den Niederlanden können elektronische Rechnungen in drei Formaten erhalten:
- UBL-OHNL ist ein Standard, der Nachrichten im Zusammenhang mit der öffentlichen Auftragsvergabe für alle Waren und Dienstleistungen beschreibt, mit Ausnahme der Beantragung von Zeitarbeitskräften. UBL-OHNL basiert auf dem internationalen Standard UBL. Die UBL-OHNL-Rechnung wird spätestens 2021 durch NLCIUS ersetzt.
- SI-UBL ist eine Teilmenge der gesamten UBL-Spezifikation. Der SI-UBL-Standard wird von Simplerinvoicing verwendet. Der Standard SI-UBL wird schließlich durch NLCIUS ersetzt werden.
- Der SETU (HR – XML) Standard beschreibt Nachrichten (einschließlich eRechnungen) im Kontext des Datenaustauschs für die Rekrutierung von Zeitarbeitern. Dieser Standard bietet das höchste Rechnungsvolumen für die Regierung.
Die niederländische Regierung strebt die Wiederanbindung an den europäischen Standard durch die Einrichtung des NL CIUS in PEPPOL BIS und dessen Implementierung spätestens in der ersten Hälfte des Jahres 2021 an.
Rechnungsanwendung bei Auftragnehmern unterhalb der Zentralen Vergabestelle
Die E-Rechnungs-Anwendung funktioniert weiterhin auf dezentraler Ebene. Während im November 2019 95% der Behörden auf dezentraler Ebene E-Rechnungen nutzten, war die E-Rechnung nicht für alle Kommunen und Lieferanten verpflichtend. Die Nutzung von PEPPOL ist jedoch nicht verpflichtend, sondern wird empfohlen. Die Kommunen sind gesetzlich nicht verpflichtet, von ihren Lieferanten eine elektronische Rechnung anzufordern. Sie haben jedoch die Möglichkeit, dies in Lieferverträgen als Bedingung festzulegen.
Die Situation bezüglich der Umsetzung des Europäischen Standards für die Rechnungsstellung (EN)
Die Niederlande haben die Richtlinie durch das Nationale Beschaffungsgesetz umgesetzt. Die Richtlinie erforderte keine verlängerte Frist für dezentrale Stellen. Die Möglichkeit, öffentliche Auftraggeber in das Adressierungsnetzwerk (d. h. PEPPOL SMP) aufzunehmen, ist nicht in der Verordnung enthalten, aber ein zusätzliches Protokoll ist vorgesehen.
Nutzung von nationalen Rechnungsstellungs-Nutzungsspezifikationen (CIUS)
NLCIUS ist eine Teilmenge des verbindlichen europäischen Standards (EN) 16931, der in den Niederlanden umgesetzt werden soll. Der Europäische Standard (EN16931) beschreibt die E-Rechnungsstellung für Regierungen und kann auch von Unternehmen genutzt werden. EN16931 und NLCIUS bieten Regierungen und Unternehmen Klarheit über die Elemente und Daten, die für Rechnungen an Behörden in den Niederlanden zu verwenden sind.
Die niederländische Regierung strebt die Wiederanbindung an den europäischen Standard durch die Einrichtung des NL CIUS in PEPPOL BIS und dessen Implementierung spätestens in der ersten Hälfte des Jahres 2021 an.