Le Bureau de l'innovation et de la transformation financières (FIT), une institution publique opérant au niveau fédéral aux États-Unis, détermine des solutions innovantes pour que les institutions publiques puissent devenir plus efficaces et transparentes dans la gestion financière fédérale. Le FIT aide à la mise en œuvre des solutions ainsi qu'à leur identification.
Dans ce contexte, les priorités de FIT sont :
- L'innovation dans la gestion financière fédérale
- Transformation
- Optimisation
L'une des principales missions de FIT est de gérer le Financial Management Business (FMLoB) à l'échelle de l'État.
De nombreuses agences gouvernementales aux États-Unis utilisent les quatre initiatives FIT suivantes :
- Service Central des Recouvrements (SCR)
- Transactions intergouvernementales (TIG)
- Facture électronique
- Services partagés
Facture électronique
L'utilisation de la facturation électronique permet non seulement d'accroître l'efficacité et la productivité, mais aussi d'économiser des ressources publiques.
Conformément à la mémoire de 2015 Amélioration de l'efficacité gouvernementale et économie de l'argent des contribuables grâce à la facturation électronique, publié par le Bureau de la gestion et du budget (OMB), qui relève directement du président des États-Unis, les administrations publiques ont été encouragées à utiliser la facturation électronique pour les achats intra-gouvernementaux. La résolution de 2015 stipulait que le gouvernement fédéral traite plus de 19 millions de factures par an en tant qu‘’ acheteur unique ». Elle indiquait que jusqu'à 40 % des factures traitées sont sous forme de factures électroniques et que la transition vers l'utilisation de la facturation électronique au niveau fédéral augmentera l'efficacité et l'efficience. Dans ce contexte, l'OMB a rendu obligatoire l'utilisation des factures électroniques dans les marchés publics entre le gouvernement fédéral et les négociants/fournisseurs à compter de la fin de l'exercice budgétaire 2018. Les administrations publiques et les fournisseurs envoient et reçoivent des factures électroniques via le Federal Service Provider (FSSP).
Avantages de la solution de e-facturation du Bureau de l'innovation et de la transformation financières
La facturation électronique fait partie de la solution où le FIT aide et encourage les administrations publiques à utiliser des FSFP.
La facturation électronique aide les administrations publiques dans les domaines suivants:
- Les vendeurs/fournisseurs sont responsables de saisir correctement les factures.
- Il est plus efficace de traiter les factures sans factures papier ni transfert par e-mail.
- Les administrations publiques n'ont pas besoin de développer des systèmes individuels.
D'autre part, le service de facturation électronique aide également le gouvernement fédéral.
- Il favorise une plus grande efficacité et transparence et il le soutient par Décret exécutif 13576 pour réduire les déchets.
- Elle réduit les coûts et l'inefficacité qui peuvent résulter des solutions que les administrations publiques développeront elles-mêmes.
- Les fournisseurs font plus facilement affaire avec le gouvernement grâce au portail commun qui leur est accessible.
- Cela permet à l'État d'économiser jusqu'à 1 450 millions de livres sterling par an (principalement grâce au passage de la facturation papier à la facturation entièrement électronique, soit une économie de 251 à 451 livres sterling par facture).
- Il centralise les informations de facturation et les données de paiement associées, offrant aux agences une visibilité plus précoce et plus grande sur la façon dont elles dépensent leur argent.
- Améliore la gestion de trésorerie du ministère du Trésor.
- Elle permet un reporting financier plus précis pour tous, y compris pour les citoyens.
Facturation G
G-Invoicing est une solution à long terme pour les agences fédérales (FPA) afin de gérer les transactions intergouvernementales (IGT) d'achat/vente. G-Invoicing aide les administrations publiques et leurs partenaires commerciaux.
Il y a deux dates importantes pour que les AFA mettent en œuvre la facturation électronique et gèrent leur processus de facturation.
Par conséquent, les Agences de Paiement Fédérales (APF) sont tenues de mettre en œuvre le système G-Invoicing pour les ‘ Nouvelles Commandes ’ d'ici octobre 2022. Pour les commandes “ en cours ”, en revanche, les APF doivent mettre en œuvre le système G-Invoicing d'ici octobre 2023.
Avantages de la facturation électronique (G-Invoicing)
- Meilleure communication entre les partenaires commerciaux.
- G-Invoicing offre une transparence en soutenant chaque étape du cycle d'achat/vente du gouvernement/de l'État. Le pool de données commun réduira les différences entre les administrations publiques.
- L'utilisation d'une norme de données commune réduit les malentendus possibles.
- Il prend en charge les processus communs convenus et la comptabilité sans erreur.
- Avec le reporting de performance dans G-Invoicing, les partenaires commerciaux peuvent payer plus rapidement et plus efficacement.
Conclusion
L'augmentation des factures électroniques dans l'UE et dans les pays d'Amérique latine a entraîné une efficacité et une efficience dans les secteurs public et privé. Sur une base sectorielle, la croissance de la productivité se traduit par une réduction des coûts de facturation et une augmentation des économies. Malgré tous ces aspects positifs, les États-Unis ont attendu 2019 pour le B2G. En revanche, il n'y a aucun développement aux États-Unis pour la transition vers les factures B2B et B2C.