Das Office of Financial Innovation and Transformation (FIT), eine öffentliche Institution auf Bundesebene in den USA, entwickelt innovative Lösungen, damit öffentliche Institutionen im bundesstaatlichen Finanzmanagement effizienter und transparenter werden. FIT hilft sowohl bei der Identifizierung als auch bei der Umsetzung von Lösungen.
Im diesem Kontext sind FITs Prioritäten:
- Innovation im föderalen Finanzmanagement
- Transformation
- Optimierung
Eine der Hauptaufgaben des FIT ist die Verwaltung des landesweiten Financial Management Business (FMLoB).
Viele US-Behörden nutzen die folgenden vier FIT-Initiativen:
- Zentraler Forderungsdienst (ZFD)
- Interessenausgleich zwischen Regierungsstellen
- Elektronische Rechnung (E-Rechnung)
- Shared Services
Elektronische Rechnung (E-Rechnung)
Die Nutzung von E-Rechnungen steigert nicht nur Effizienz und Effektivität, sondern spart auch öffentliche Ressourcen.
Im Einklang mit dem Memorandum 2015 zur Verbesserung der Effizienz der Regierung und zur Einsparung von Steuergeldern durch elektronische Rechnungsstellung, veröffentlicht vom Office of Management and Budget (OMB), das direkt dem Präsidenten der Vereinigten Staaten untersteht, wurden die öffentlichen Verwaltungen ermutigt, E-Invoicing für innerstaatliche Einkäufe zu nutzen. Der Beschluss von 2015 besagte, dass die Bundesregierung jährlich mehr als 19 Millionen Rechnungen als ‘Single Purchaser’ bearbeitet. Er besagte, dass bis zu 40 Prozent der bearbeiteten Rechnungen in Form von E-Rechnungen vorliegen und dass der Übergang zur Nutzung von E-Rechnungen auf Bundesebene Effizienz und Effektivität steigern wird. In diesem Zusammenhang hat das OMB die Nutzung von E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen zwischen der Bundesregierung und Händlern/Lieferanten ab Ende des Geschäftsjahres 2018 verpflichtend gemacht. Öffentliche Verwaltungen und Lieferanten senden und empfangen E-Rechnungen über den Federal Service Provider (FSSP).
Vorteile der E-Rechnungslösung des Financial Innovation and Transformation Office
E-Rechnungsstellung ist Teil der Lösung, wobei FIT öffentliche Verwaltungen bei der Nutzung von FSSPs unterstützt und dazu anregt.
E-Rechnungsstellung hilft öffentlichen Verwaltungen auf folgende Weise:
- Lieferanten/Anbieter sind für die korrekte Eingabe von Rechnungen verantwortlich.
- Es ist effizienter, Rechnungen ohne Papierbelege oder E-Mail-Weiterleitungen zu bearbeiten.
- Öffentliche Verwaltungen müssen keine individuellen Systeme entwickeln.
Auf der anderen Seite hilft der E-Rechnungs-Service auch der Bundesregierung.
- Es fördert größere Effizienz und Transparenz und unterstützt dies durch Executive Order 13576 um Abfall zu reduzieren.
- Es reduziert die Kosten und Ineffizienzen, die bei Eigenentwicklungen von öffentlichen Verwaltungen entstehen können.
- Lieferanten können dank des ihnen zur Verfügung stehenden gemeinsamen Portals einfacher Geschäfte mit der Regierung tätigen.
- Das bringt der Regierung Einsparungen von bis zu 1.450 Millionen TPS pro Jahr (vor allem durch die Umstellung von papierbasierter auf vollständig elektronische Rechnungsstellung – Einsparungen von 251 bis 451 TPS pro Rechnung).
- Es zentralisiert Rechnungs- und zugehörige Zahlungsdaten und gibt den Agenturen eine frühere und bessere Einsicht, wie sie ihr Geld ausgeben.
- Verbessert das Cash Management des Finanzministeriums.
- Es ermöglicht eine genauere Finanzberichterstattung für alle, einschließlich der Bürger.
G-Rechnungsstellung
G-Invoicing ist eine langfristige Lösung für Bundesprogramme (FPA), um abteilungsinterne (IGT) Kauf-/Verkaufsgeschäfte abzuwickeln. G-Invoicing unterstützt öffentliche Verwaltungen und ihre Geschäftspartner.
Es gibt zwei wichtige Termine, an denen FPAs G-Invoicing implementieren und ihren Rechnungsstellungsprozess verwalten müssen.
Demzufolge sind FPAs verpflichtet, G-Invoicing für ‘neue Bestellungen’ bis Oktober 2022 zu implementieren. Für “laufende” Bestellungen hingegen müssen FPAs G-Invoicing bis Oktober 2023 implementieren.
Vorteile von G-Invoicing
- Bessere Kommunikation zwischen Handelspartnern.
- G-Invoicing sorgt für Transparenz, indem es jede Phase des staatlichen Einkaufs-/Verkaufszyklus unterstützt. Der gemeinsame Datenpool wird die Unterschiede zwischen den öffentlichen Verwaltungen verringern.
- Die Verwendung eines gemeinsamen Datenstandards reduziert mögliche Missverständnisse.
- Es unterstützt vereinbarte gemeinsame Prozesse und fehlerfreie Buchhaltung.
- Mit der Leistungsberichterstattung in G-Invoicing können Handelspartner schneller und effizienter bezahlen.
Fazit
Die Zunahme von E-Rechnungen in der EU und in lateinamerikanischen Ländern hat zu Effizienz und Effektivität im öffentlichen und privaten Sektor geführt. Auf sektoraler Basis führt das Produktivitätswachstum zu reduzierten Rechnungsstellungskosten und erhöhten Einsparungen. Trotz all dieser positiven Aspekte wartete die USA bis 2019 auf B2G. Andererseits gibt es in den USA keine Entwicklung für den Übergang zu B2B- und B2C-Rechnungen.