Le gouvernement estonien déclare qu'avec la modification de la loi sur la comptabilité publiée le 27 décembre 2016, toutes les autorités contractantes publiques (centrales, régionales et locales) accepteront et traiteront les factures au format numérique à partir du 1er mars 2017.
En outre, cette loi impose l'utilisation de certains formats, tels que la norme estonienne (norme nationale basée sur XML) ou la norme européenne eInvoice, pour toute facture électronique adressée à une autorité contractante publique à compter du 1er juillet 2017.
Une autorité contractante au sens de l'article 5 de la loi sur les marchés publics, ainsi que les administrations publiques listées dans la loi sur la comptabilité en vigueur au 1er juillet 2019, soumettent une facture traitable par machine (eFacture structurée).
Plateforme de facturation électronique et solutions de gestion
L'approche de l'Estonie en matière de traitement des factures électroniques est individuelle plutôt que centralisée, comme c'est le cas pour les autorités contractantes du secteur public. Par conséquent, plusieurs fournisseurs de services privés proposent des services d'échange de factures électroniques. Les fournisseurs estoniens de services de facturation électronique du secteur privé comprennent Billberry (@), E-arveldaja (@), Finbite (@), Telema (@) et Unifiedpost (@).
Tous ces éléments sont liés par des accords mutuels (appelés accords de roaming) qui permettent d’envoyer des factures électroniques d’un logiciel de comptabilité ou d’une solution de planification des ressources d’entreprise (ERP) d’un opérateur à un autre logiciel d’un opérateur. De plus, l’Estonie utilise également Peppol pour faciliter la communication entre les opérateurs de facturation électronique et créer davantage d’opportunités pour les entreprises d’échanger des factures électroniques au-delà des frontières.
Le gouvernement estonien ne mandate ni ne recommande aucun fournisseur de services de facturation électronique, et les opérateurs économiques sont libres de choisir des solutions de facturation électronique. En raison de l'obligation de facturation électronique B2G, le ministère des Finances estonien et le RIK ont convenu que les entreprises pouvaient utiliser e-Financials gratuitement. Toutes les organisations facturant par voie électronique doivent s'enregistrer auprès du RIK, qui gère toutes les informations pour transmettre les factures électroniques aux entreprises et institutions enregistrées.
Réception et traitement de l'approche
Les opérateurs économiques doivent disposer d'un logiciel de comptabilité ou d'un ERP pour créer des factures électroniques. En dehors de cela, les opérateurs économiques peuvent également faire appel à différents fournisseurs de logiciels pour externaliser la création de factures électroniques.
Les prestataires de services de facturation électronique mentionnés ci-dessus proposent également des services de gestion de la facturation électronique, y compris la création de factures électroniques. Les opérateurs économiques sont libres de contracter avec d'autres prestataires de logiciels privés ou publics tels que Merit Tarkvara ou le Centre des systèmes d'enregistrement et d'information (RIK).
RIK, une agence gouvernementale du ministère estonien de la Justice, propose un logiciel de comptabilité automatisé (eFinancial) afin d'aider les entrepreneurs à organiser leur comptabilité. Il leur permet également de créer des factures électroniques. Contrairement à tous les prestataires de services, RIK ne facture ses services qu'après un an. Cependant, les entrepreneurs peuvent utiliser le logiciel e-Finance gratuitement la première année. D'autre part, le ministère des Finances et RIK ont convenu d'utiliser le logiciel eFinancial gratuitement à partir de 2019. Par conséquent, si un client utilise eFinancial uniquement pour envoyer des factures électroniques aux institutions publiques, aucun frais n'est facturé au client.
Dans tous les cas, les prestataires de services et de logiciels sont tenus d'utiliser une norme nationale basée sur XML, EVS 923:2014/AC:2017, pour l'échange de factures électroniques. La signature électronique n'est pas requise pour les factures électroniques et la période d'archivage des factures électroniques est de sept ans. Bien que l'archivage à l'étranger soit autorisé, les factures électroniques sont soumises à une soumission rapide à l'administration fiscale.
Dans l'environnement B2G, les factures électroniques doivent être émises à toutes les administrations contractantes pour tous les fournisseurs, tandis que la passation de marchés obligatoire s'applique à toutes les administrations contractantes. Pour le B2B, la facturation électronique est autorisée mais pas obligatoire. Il n'y a pas d'exigences explicites pour l'émission de factures électroniques. Cependant, l'approbation de l'acheteur est requise pour recevoir des factures électroniques dans un environnement B2B.
Surveillance de l'application de facture électronique
Il n'existe pas de système de suivi systémique pour la facturation électronique interentreprises. À partir d'un registre des entreprises électroniques fourni par le Centre des registres et systèmes d'information (RIK), il est possible de voir si une entreprise privée a (uniquement) reçu des factures électroniques.
Pour donner un chiffre à ce sujet, plus de 370 000 factures électroniques ont été reçues par les administrations publiques, ce qui représente environ 981 % des factures reçues par le secteur public, au cours de la première année où, en Estonie, seules les autorités publiques acceptaient les factures électroniques émanant de leurs partenaires.