En février 2019, le parlement finlandais a adopté une loi obligeant les institutions publiques à n'accepter que les factures électroniques conformes à la norme européenne (EN) sur la facturation électronique. La transposition de la Directive 2014/55/UE a été réalisée avec la loi sur la facturation électronique, qui est entrée en vigueur le 1er avril 2019 pour les organismes centraux de l'administration. L'obligation de facturation électronique pour les agences de marchés publics a débuté le 1er avril 2020.
Selon le loi sur la facturation électronique des entités contractantes et des commerçants;
- La loi ne s'applique pas si l'utilisation de la facturation électronique révèle des informations confidentielles ou compromet les intérêts fondamentaux de sécurité de l'État.
- L'administration et le négociant auront le droit de recevoir une facture sous la forme d'une facture électronique compatible EN d'une autre entité contractante ou d'un autre négociant sur demande.
En revanche, en raison de la crise sanitaire déclenchée par la Covid-19, le gouvernement finlandais a annoncé le 18.03.2020 qu'il annulait la date du 1er avril. Par conséquent, les institutions publiques et les entreprises finlandaises ont continué de pouvoir échanger des factures électroniques selon la norme “ nationale ancienne ” jusqu'au 1er avril 2021. À compter de cette date, le gouvernement finlandais et les administrations locales n'acceptent et ne traitent que les factures électroniques conformes à la norme EN.
À compter du 6 avril 2021, les opérateurs économiques et les prestataires de services doivent modifier, vérifier et traiter les factures électroniques qui ont été mises en conformité avec la norme européenne de facturation électronique. Dans le cas de factures électroniques non structurées, l'expéditeur reçoit un message d'erreur. Lorsque l'expéditeur ne peut pas envoyer de factures électroniques conformes à la norme EN, un accord bilatéral peut être conclu entre les deux partenaires commerciaux.
Plateforme de facturation électronique et solutions de gestion de la facturation électronique
Les autorités centrales, régionales et locales reçoivent des factures électroniques via le réseau d'opérateurs de factures électroniques ou trois plateformes gratuites fournies par la Trésorerie d'État :
- Le service de facturation électronique du gouvernement finlandais : Via Main forte
- II. Via le service réseau postal (Posti) Plateforme. Après inscription sur la plateforme, les opérateurs économiques peuvent créer et envoyer des e-factures. Le système garantit la soumission réussie des e-factures aux autorités contractantes.
- BASWARE Portail Fournisseur. Pour soumettre des factures électroniques via le portail fournisseurs Basware, les opérateurs économiques doivent être enregistrés comme fournisseurs et approuvés comme candidats fournisseurs par les autorités contractantes publiques. Ce portail permet l'enregistrement des entreprises finlandaises et étrangères comme fournisseurs. Les factures électroniques sont stockées dans la base de données pendant trois mois après leur création.
Approche de réception et de traitement des factures électroniques
Les factures électroniques soumises au gouvernement doivent être conformes aux exigences de contenu établies. Les factures électroniques envoyées en pièces jointes par e-mail ne sont pas acceptées.
Aujourd'hui, la majeure partie du traitement des factures électroniques conformes aux normes EN et des paiements est effectuée manuellement. Au niveau gouvernemental, les factures électroniques sont utilisées pour faciliter l'exécution des paiements. Un système fonctionne déjà avec succès. Le gouvernement finlandais a commencé à mettre en œuvre une e-Quittance (eKuitti) pour les entreprises et les consommateurs en Finlande. Le projet pilote d'eKuitti a débuté à l'automne 2019 et sera opérationnel en 2025.
L'application de facturation électronique, quant à elle, est soutenue au niveau nordique dans le cadre du projet Nordic Smart Government (NSG). En Finlande, le projet NSG est géré par l'Office finlandais des brevets et de l'enregistrement (PRH) en coopération avec le ministère des Finances et les autorités fiscales. Le projet NSG vise à automatiser le flux d'informations financières entre les entreprises des pays nordiques. Les avantages ciblés de la facturation électronique sont des économies opérationnelles avec une réduction des coûts et de la charge administrative.
Application de facturation électronique au niveau des autorités contractantes sous-centrales
Le modèle actuel de facturation électronique repose sur l'approche de service partagé. L'échange de factures électroniques est assuré par des prestataires de services de facturation électronique et le réseau Peppol. Les informations sur la participation des autorités contractantes sont disponibles sur le site web du Trésor public. Peppol est utilisé pour garantir la réception des factures électroniques des fournisseurs non nationaux par toutes les autorités contractantes.
La situation concernant la mise en œuvre de la norme européenne de facturation électronique (EN)
À partir du 01.04.2021, le gouvernement finlandais n'accepte que les factures électroniques conformes à la norme européenne de facturation électronique. Si la facture n'est pas conforme aux règles de validation, elle ne sera pas livrée à l'acheteur. Le courtier de factures électroniques rejette la facture et l'expéditeur reçoit un message d'erreur. En cas d'erreur, l'expéditeur doit corriger les lacunes de la facture et la renvoyer.
Méthodes, versions et syntaxes disponibles lors de l'envoi d'une facture électronique :
- Versions Finvoice 3.0 ou TEAPPSXML 3.0 des déclarations nationales
- Syntaxe spécifiée dans la norme de l'UE (EN 16931–1:2017) conformément aux directives de la norme ISO/IEC 19845 (UBL 2.1) et de la facture inter-secteurs UN/CEFACT XML D16B
- Réseau Peppol
Les champs obligatoires du format national doivent être remplis conformément aux descriptions, par exemple le numéro de facture et la date de facture. Ainsi, les factures fournissent également les informations nécessaires pour une facture de TVA.
Les codes de norme européenne doivent être inclus dans les factures électroniques, sauf accord contraire entre le vendeur et l'acheteur. Les codes conformes à la norme EN doivent être utilisés dans les factures électroniques nationales. Il est également possible d'envoyer des factures électroniques aux agences gouvernementales en utilisant le réseau Peppol et ainsi Peppol BIS Billing 3.0.
Surveillance de l'application de facture électronique
Le gouvernement a fixé des objectifs précis en matière de facturation électronique. Il effectue donc un suivi mensuel des factures. Ce suivi porte notamment sur le nombre total de factures envoyées aux organismes publics sous forme électronique. D'après les dernières données datant de janvier 2021, 95% des factures destinées à des destinataires publics sont envoyées par voie électronique.
Utilisation des spécifications d'utilisation des factures centrales (CIUS) au niveau national
Un CIUS a été rédigé pour refléter les exigences gouvernementales en matière de TVA et est actuellement en vigueur. Le gouvernement prévoit de présenter un document unique exposant toutes les exigences attendues en matière de commerce et de TVA pour consultation par les entreprises.