Im Februar 2019 verabschiedete das finnische Parlament ein Gesetz, das öffentliche Einrichtungen verpflichtet, nur noch E-Rechnungen zu akzeptieren, die dem europäischen Standard (EN) für E-Rechnungen entsprechen. Die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU erfolgte mit dem E-Rechnungsgesetz, das am 1.4.2019 für zentrale Regierungsstellen in Kraft trat. Die E-Rechnungsverpflichtung für öffentliche Beschaffungsstellen begann am 1.4.2020.
Laut Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung von Auftragnehmern und Händlern;
- Das Gesetz findet keine Anwendung, wenn die Nutzung elektronischer Rechnungen vertrauliche Informationen preisgibt oder die grundlegenden Sicherheitsinteressen des Staates gefährdet.
- Die Verwaltung und der Händler haben auf Anfrage das Recht, eine Rechnung als EN-kompatible E-Rechnung von einem anderen Vertragspartner oder Händler zu erhalten.
Andererseits hat die finnische Regierung aufgrund der durch Covid-19 ausgelösten Gesundheitskrise am 18.3.2020 erklärt, dass der 1. April gestrichen wird. Daher konnten öffentliche Einrichtungen und finnische Unternehmen weiterhin E-Rechnungen nach dem “alten nationalen” Standard austauschen, und zwar bis zum 1. April 2021. Ab diesem Datum akzeptieren und verarbeiten die finnische Regierung und die lokalen öffentlichen Verwaltungen nur noch EN-konforme E-Rechnungen.
Ab dem 6. April 2021 müssen Wirtschaftsakteure und Dienstleister elektronische Rechnungen, die mit dem europäischen Standard für elektronische Rechnungen in Einklang gebracht wurden, ändern, verifizieren und verarbeiten. Im Falle von unstrukturierten elektronischen Rechnungen erhält der Absender eine Fehlermeldung. Wenn der Absender keine EN-konformen elektronischen Rechnungen versenden kann, kann eine bilaterale Vereinbarung zwischen den beiden Handelspartnern getroffen werden.
e-Rechnungsplattform und e-Rechnungsmanagementlösungen
Zentrale, regionale und lokale Behörden erhalten E-Rechnungen über das Netzwerk von E-Rechnungsbetreibern oder drei kostenlose Plattformen, die von der Staatskasse bereitgestellt werden:
- Der E-Rechnungsservice der finnischen Regierung: Via Handi
- II. Über das Post Network Service (Post) Plattform. Nach der Registrierung auf der Plattform können Wirtschaftsakteure elektronische Rechnungen erstellen und versenden. Das System garantiert die erfolgreiche Übermittlung von elektronischen Rechnungen an die öffentlichen Auftraggeber.
- BASWARE Lieferantenportal. Zur Einreichung von E-Rechnungen über das Basware-Lieferantenportal müssen Wirtschaftsakteure von den öffentlichen Auftraggebern als Lieferanten registriert und als Lieferantenkandidaten zugelassen sein. Über dieses Portal können sich sowohl finnische als auch ausländische Unternehmen als Lieferanten registrieren lassen. E-Rechnungen werden nach ihrer Erstellung drei Monate lang in der Datenbank gespeichert.
Ansatz für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen
Eingereichte elektronische Rechnungen an die Regierung müssen etablierten Inhaltsanforderungen entsprechen. Als E-Mail-Anhänge versendete E-Rechnungen werden nicht akzeptiert.
Heute werden die meisten EN-konformen E-Rechnungsverarbeitung und -zahlungen manuell durchgeführt. Auf Regierungsebene werden E-Rechnungen zur Erleichterung der Zahlungsabwicklung verwendet. Es gibt bereits ein erfolgreiches System, das in Betrieb ist. Die finnische Regierung hat angefangen, für Unternehmen und Verbraucher in Finnland eine E-Quittung namens eKuitti zu implementieren. Das Pilotprojekt für eKuitti begann im Herbst 2019 und wird 2025 live gehen.
Die E-Rechnungsanwendung wird im Rahmen des Nordic Smart Government (NSG)-Projekts auf nordischer Ebene unterstützt. In Finnland wird das NSG-Projekt vom Finnischen Patent- und Registrierungsamt (PRH) in Zusammenarbeit mit dem Finanzministerium und den Steuerbehörden verwaltet. Das NSG-Projekt zielt darauf ab, den Fluss von Finanzinformationen zwischen Unternehmen in nordischen Ländern zu automatisieren. Die gezielten Vorteile der E-Rechnung sind operative Einsparungen durch reduzierte Kosten und geringere Verwaltungsaufwände.
E-Rechnungsanwendung auf nachgelagerter Ebene für öffentliche Auftraggeber
Das aktuelle E-Rechnungsmodell basiert auf dem Shared-Service-Ansatz. Der E-Rechnungsversand wird von E-Rechnungsdienstleistern und dem Peppol-Netzwerk bereitgestellt. Informationen zur Beteiligung von Auftraggebern finden Sie auf der Website des Bundesverwaltungsamtes. Peppol wird verwendet, um den Empfang von E-Rechnungen von ausländischen Lieferanten an alle Auftraggeber sicherzustellen.
Die Situation bezüglich der Umsetzung des europäischen E-Rechnungsstandards (EN)
Ab dem 1.4.2021 akzeptiert die finnische Regierung nur noch E-Rechnungen, die dem europäischen E-Rechnungsstandard entsprechen. Wenn die Rechnung nicht den Validierungsregeln entspricht, wird sie dem Käufer nicht zugestellt. Der E-Rechnungsbroker lehnt die Rechnung ab und der Absender erhält eine Fehlermeldung. Wenn ein Fehler aufgetreten ist, muss der Absender die Mängel an der Rechnung beheben und die Rechnung erneut senden.
Methoden, Versionen und Syntaxen, die beim Senden einer E-Rechnung verfügbar sind:
- Finvoice 3.0 oder TEAPPSXML 3.0 Versionen nationaler Abrechnungen
- Syntax spezifiziert im EU-Standard (EN 16931–1:2017) in Übereinstimmung mit den Richtlinien in ISO/IEC 19845 (UBL 2.1) und UN/CEFACT XML Cross Industry Invoice D16B
- Peppol-Netzwerk
Pflichtfelder im nationalen Format sind gemäß den Beschreibungen zu füllen, z. B. Rechnungsnummer und Rechnungsdatum. Somit liefern die Rechnungen auch die notwendigen Informationen für eine Mehrwertsteuerrechnung.
Europäische Standardcodes müssen in E-Rechnungen enthalten sein, es sei denn, Verkäufer und Käufer vereinbaren etwas anderes. Codes, die der EN entsprechen, müssen in nationalen E-Rechnungen verwendet werden. Es ist auch möglich, E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk und damit Peppol BIS Billing 3.0 an Behörden zu senden.
Überwachung der eRechnungsanwendung
Die Regierung hat konkrete Ziele für die elektronische Rechnungsstellung festgelegt. Daher überwacht sie monatlich die Entwicklung bei der Rechnungsstellung. Die Überwachung umfasst die Gesamtzahl der Rechnungen, die in elektronischer Form an öffentliche Einrichtungen gesendet werden. Nach den neuesten Daten vom Januar 2021 werden 95% der Rechnungen an öffentliche Empfänger elektronisch versendet.
Nutzung von Core Invoicing Usage Specifications (CIUS) auf nationaler Ebene
Ein CIUS wurde ausgearbeitet, um die Mehrwertsteueranforderungen der Regierung widerzuspiegeln und ist derzeit in Kraft. Die Regierung plant, ein einziges Dokument zu erstellen, das alle erwarteten Geschäfts- und Mehrwertsteueranforderungen für die Konsultation durch Unternehmen darlegt.