Description générale
Ce document résume les progrès du processus de facturation électronique en Espagne.
Introduction
La deuxième étape de la facturation électronique obligatoire est initiée avec la loi “ Création et Croissance des Entreprises (Loi 18/2022, du 28 septembre 2022) ” publiée au Journal Officiel de l'État le 29 septembre 2022. La loi prévoit principalement l'utilisation obligatoire de la facturation électronique pour les transactions B2B (entre entreprises et travailleurs indépendants).
La loi vise à promouvoir les entreprises et à prévenir les retards de paiement dans les transactions commerciales. Par le nouveau système, il sera possible de connaître la date d'émission et de paiement des factures.
Contexte
En Espagne, le processus de facturation électronique est défini et réglementé par la loi “ Crea y Crece ”. À l'heure actuelle, la facturation électronique est déjà en place en Espagne depuis 2015. Les fournisseurs envoient déjà leurs factures au gouvernement au format de facture électronique.
Pour le secteur privé, les entreprises doivent désormais adopter et transformer leurs systèmes pour pouvoir envoyer et recevoir des factures dans un format électronique prédéterminé. Si le modèle gouvernemental doit être appliqué au secteur privé, les exigences techniques déterminées par la loi devraient être prises en compte dans ce processus. Avec le système de facturation électronique, les principaux objectifs de la loi sont les suivants :
- pour améliorer le contrôle des entreprises espagnoles sur le processus de facturation,
- minimiser la fraude fiscale et
- Augmenter la productivité en passant des processus manuels aux processus électroniques automatisés.
En plus des transactions G2B, lorsque toutes les transactions B2B seront également réalisées via un système de facturation électronique, l'efficacité et l'efficience du système seront considérablement améliorées. L'utilisation de la facturation électronique entraînera des avantages significatifs dans les transactions commerciales de l'entreprise. Certains de ces avantages sont énumérés dans la figure suivante :
Avantages de la facturation électronique
Portée de la loi
Les contribuables assujettis à l'impôt sur le revenu, à l'impôt sur les sociétés et à l'impôt sur le revenu des non-résidents sont soumis à l'obligation de facturation électronique, sous réserve de certaines exceptions. En revanche, les entreprises étrangères enregistrées en Espagne uniquement aux fins de la TVA ne relèvent pas du champ d'application de la législation sur la facturation électronique.
La loi impose l'utilisation de la facturation électronique dans toutes les transactions entre les entreprises et les entrepreneurs individuels. Dans le système prévu, les destinataires peuvent demander des copies des factures à l'émetteur de factures pendant une période de 4 ans sans aucun frais. En plus des relations interentreprises, la loi étend cette exigence à certaines transactions avec des particuliers. Par exemple, les entreprises qui fournissent des services publics (électricité, gaz, eau), des services électroniques et financiers sont concernées. Pour cette obligation, les particuliers doivent accepter de recevoir des factures électroniques. D'autre part, les agences de voyages et les activités de vente au détail sont exemptées de cette obligation. Le gouvernement a le droit d'étendre la portée des obligations entre les entreprises et les particuliers en fonction des circonstances.
Les entreprises devraient offrir à leurs clients la possibilité de recevoir des factures électroniques. S'ils n'autorisent pas l'accès, ils devront payer des pénalités allant jusqu'à 10 000 €.
Détails de la mise en œuvre et du calendrier
La législation actuelle ne traite pas des modalités des transactions entre entreprises (B2B). Une nouvelle loi doit être publiée afin de définir l'architecture nécessaire, les règles et réglementations techniques relatives au nouveau système, ainsi que les spécifications des solutions de facturation électronique. Le gouvernement fixera l'ensemble de ces détails techniques, spécifications et réglementations dans un délai de six mois. Le calendrier de mise en œuvre de la facturation électronique est présenté dans le graphique ci-dessous.
Calendrier de la facturation électronique en Espagne
Capacités requises des systèmes de facturation électronique
Les systèmes de facturation doivent avoir les capacités suivantes :
- Garantir la protection des données de la facture enregistrée, leur intégrité, leur conservation, leur accessibilité et leur inaltérabilité.
- Assurez-vous que la facture n'est pas modifiée après son émission.
- Les données enregistrées doivent être traçables ; l'administration doit pouvoir y accéder et les extraire à tout moment si nécessaire.
- Toutes les opérations sur le système devraient être enregistrées automatiquement.
- Le système devrait produire des rapports automatiques et instantanés de toutes les factures enregistrées auprès des autorités fiscales.
- Un nouveau registre doit être généré pour chaque nouvelle facture.
- Chaque registre devrait inclure un “ hash ” ou une marque et un certificat numérique.
- Les informations obligatoires doivent être incluses dans chaque registre.
- Une numérotation séquentielle doit être attribuée à chaque facture créée.
- Les factures doivent comporter un code d'identification et un code QR.
Conclusion
Actuellement, les détails techniques du processus de facturation B2B n'ont pas encore été définis par la loi. Pour développer l'architecture nécessaire, les règles techniques liées au nouveau système de facturation et les critères pour les solutions de facturation électronique devraient être officiellement publiés par la loi correspondante. Actuellement chez Melasoft, pour finaliser la solution de facturation électronique pour l'Espagne, nous suivons les développements concernant la loi “ Crea y Crece ”. Dès la publication de la loi, les détails et les obligations seront pris en compte et la solution sera finalisée.