Allgemeine Beschreibung
Dieses Papier fasst die Fortschritte im Bereich der E-Rechnungsverarbeitung in Spanien zusammen.
Einführung
Die zweite Stufe der obligatorischen E-Rechnung wird mit dem Gesetz “Gründung und Wachstum von Unternehmen (Gesetz 18/2022 vom 28. September 2022)” eingeleitet, das am 29. September 2022 im Amtsblatt veröffentlicht wurde. Das Gesetz umfasst hauptsächlich die verpflichtende Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen (Unternehmen und Einzelunternehmer).
Das Gesetz zielt darauf ab, Unternehmen zu fördern und Zahlungsverzug bei Geschäftsabschlüssen zu verhindern. Durch das neue System wird es möglich sein, die Rechnungsstellung und die Zahlungszeit der Rechnungen zu kennen.
Hintergrund
In Spanien wird der E-Invoicing-Prozess durch das Gesetz “Crea y Crece” definiert und reguliert. Derzeit ist die elektronische Rechnungsstellung in Spanien bereits seit 2015 etabliert. Die Lieferanten senden Rechnungen bereits im E-Invoice-Format an die Regierung.
Für den privaten Sektor müssen die Unternehmen nun ihre Systeme übernehmen und umwandeln, um Rechnungen in einem vordefinierten elektronischen Format senden und empfangen zu können. Wenn das staatliche Modell für den privaten Sektor angewendet werden soll, sollten die gesetzlich festgelegten technischen Anforderungen in diesem Prozess berücksichtigt werden. Mit dem E-Invoicing-System sind die Hauptziele des Gesetzes wie folgt:
- zur Verbesserung der Kontrolle spanischer Unternehmen über den Rechnungsstellungsprozess,
- Steuerhinterziehung minimieren und
- Steigern Sie die Produktivität durch die Umstellung von manuellen auf automatisierte elektronische Prozesse.
Zusätzlich zu G2B-Transaktionen wird die Effektivität und Effizienz des Systems erheblich gesteigert, sobald auch alle B2B-Transaktionen über ein E-Invoicing-System abgewickelt werden. Die Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung führt zu erheblichen Vorteilen bei den Geschäftstransaktionen des Unternehmens. Einige dieser Vorteile sind in der folgenden Abbildung aufgeführt:
Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung
Geltungsbereich des Gesetzes
Steuerpflichtige, die Einkommensteuer, Körperschaftsteuer und nicht ansässige Einkommensteuer zahlen, unterliegen der obligatorischen E-Rechnungsstellung, einschließlich einiger Ausnahmen. Andererseits fallen ausländische Unternehmen, die sich nur für Mehrwertsteuerzwecke in Spanien registriert haben, nicht unter das E-Rechnungsstellungsgesetz.
Das Gesetz schreibt die elektronische Rechnungsstellung bei allen Transaktionen zwischen Unternehmen und Einzelunternehmern vor. Im geplanten System können die Empfänger die Rechnungsduplikate vom Rechnungssteller für einen Zeitraum von 4 Jahren kostenlos anfordern. Neben Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen erstreckt sich das Gesetz auch auf bestimmte Transaktionen mit Einzelpersonen. So fallen beispielsweise Unternehmen, die Versorgungsleistungen (Strom, Gas, Wasser) sowie elektronische und finanzielle Dienstleistungen erbringen, unter diese Regelung. Für diese Verpflichtung sollten Einzelpersonen den Empfang elektronischer Rechnungen akzeptieren. Reisebüros und Einzelhandelsaktivitäten sind von dieser Verpflichtung jedoch ausgenommen. Die Regierung hat das Recht, den Umfang der Verpflichtungen zwischen Unternehmen und Einzelpersonen je nach Umständen zu erweitern.
Die Unternehmen sollten ihren Kunden die Möglichkeit bieten, elektronische Rechnungen zu erhalten. Wenn sie keinen Zugang gewähren, müssen sie Strafen von bis zu 10.000 € zahlen.
Details zur Umsetzung und Zeitplan
Mit dem aktuellen Gesetz wurden die Details von B2B-Transaktionen nicht abgedeckt. Ein neues Gesetz soll veröffentlicht werden, das die erforderliche Architektur, die technischen Regeln und Vorschriften für das neue System sowie die Spezifikationen für die E-Invoicing-Lösungen festlegt. Die Regierung wird all diese technischen Details, Spezifikationen und Vorschriften innerhalb von 6 Monaten festlegen. Der Zeitplan für die Implementierung von E-Rechnungen ist in der folgenden Abbildung dargestellt.
Spanien E-Rechnungsfristen
Erforderliche Fähigkeiten von E-Invoicing-Systemen
Die Fakturierungssysteme müssen über folgende Fähigkeiten verfügen:
- Gewährleistung des Schutzes der registrierten Rechnungsdaten, deren Integrität, Aufbewahrung, Zugänglichkeit und Unveränderbarkeit.
- Stellen Sie sicher, dass die Rechnung nach der Ausstellung nicht mehr geändert wird.
- Die registrierten Daten sollten nachvollziehbar sein, die Verwaltung kann Daten bei Bedarf erreichen und extrahieren.
- Alle Operationen am System sollten automatisch registriert werden.
- Das System sollte eine automatische und sofortige Meldung aller erfassten Rechnungen an die Steuerbehörden erstellen.
- Für jede neue Rechnung soll ein neues Register angelegt werden.
- Jedes Register sollte einen “Hash” oder eine Markierung und ein digitales Zertifikat enthalten.
- Pflichtinformationen sollten in jedes Register aufgenommen werden.
- Für jede erstellte Rechnung sollte eine fortlaufende Rechnungsnummer vergeben werden.
- Rechnungen sollten einen Identifikationscode und einen QR-Code enthalten.
Fazit
Aktuell sind die technischen Details des B2B-Rechnungsprozesses noch nicht gesetzlich geregelt. Um die notwendige Architektur zu entwickeln, sollten die technischen Regeln im Zusammenhang mit dem neuen Abrechnungssystem und die Kriterien für elektronische Rechnungslegungslösungen durch das entsprechende Gesetz offiziell veröffentlicht werden. Derzeit verfolgen wir bei Melasoft zur Fertigstellung der E-Invoicing-Lösung für Spanien die Entwicklungen im Zusammenhang mit dem Gesetz “Crea y Crece”. Sobald das Gesetz veröffentlicht wird, werden die Details und Verpflichtungen berücksichtigt und die Lösung fertiggestellt.