Die estnische Regierung erklärt, dass mit der am 27. Dezember 2016 veröffentlichten Gesetzesänderung zum Rechnungswesen alle Vergabestellen (zentrale, regionale und lokale) ab dem 1. März 2017 Rechnungen in digitaler Form annehmen und bearbeiten werden.
Zusätzlich schreibt dieses Gesetz vor, dass für jede Rechnung, die ab dem 1. Juli 2017 an eine öffentliche Vergabestelle ausgestellt wird, bestimmte Formate verwendet werden müssen, wie zum Beispiel der estnische Standard (nationaler XML-basierter Standard) oder der europäische eRechnungsstandard.
Ein öffentlicher Auftraggeber im Sinne des § 5 des Geli im Gesetz über die öffentliche Auftragsvergabe, zusammen mit den öffentlichen Verwaltungen, die im Rechnungslegungsgesetz in der Fassung vom 1. Juli 2019 aufgeführt sind, muss eine maschinenlesbare Rechnung (strukturierte E-Rechnung) einreichen.
E-Invoicing-Plattformen und Verwaltungslösungen
Estlands Ansatz zur Verarbeitung von E-Rechnungen ist individuell und nicht zentralisiert wie bei öffentlichen Auftragsstellen. Daher bieten mehrere private Dienstleister E-Rechnungs-Austauschdienste an. Zu den estnischen privaten E-Rechnungsdienstleistern gehören Billberry (@), E-arveldaja (@), Finbite (@), Telema (@) und Unifiedpost (@).
All diese sind durch gegenseitige Vereinbarungen (sogenannte Roaming-Vereinbarungen) miteinander verbunden, die es ermöglichen, e-Rechnungen von einer Buchhaltungssoftware oder einer Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Lösung eines Anbieters an die Software eines anderen Anbieters zu senden. Darüber hinaus nutzt Estland Peppol, um die Kommunikation zwischen e-Rechnungsanbietern zu erleichtern und Unternehmen mehr Möglichkeiten für den grenzüberschreitenden Austausch von e-Rechnungen zu schaffen.
Die estnische Regierung gibt keine Anbieter von E-Rechnungsdiensten vor oder empfiehlt diese, und Wirtschaftsakteure können E-Rechnungs-Lösungen frei wählen. Aufgrund der obligatorischen B2G-E-Rechnungsstellung haben sich das estnische Finanzministerium und das RIK darauf geeinigt, dass Unternehmen e-Financials kostenlos nutzen können. Alle Organisationen, die elektronisch Rechnungen ausstellen, müssen sich beim RIK registrieren, das alle Informationen verwaltet, um E-Rechnungen an registrierte Unternehmen und Institutionen weiterzuleiten.
Empfangs- und Verarbeitungsansatz
Wirtschaftsakteure müssen über eine Buchhaltungssoftware oder ein ERP-System verfügen, um elektronische Rechnungen erstellen zu können. Darüber hinaus können Wirtschaftsakteure auch verschiedene Softwareanbieter mit der Erstellung von elektronischen Rechnungen beauftragen.
Die oben genannten eRechnungs-Dienstleister bieten auch eRechnungsmanagement-Dienstleistungen an, einschließlich der Erstellung von eRechnungen. Wirtschaftsteilnehmer können frei Verträge mit anderen privaten oder öffentlichen Softwareanbietern wie Merit Tarkvara oder dem Zentrum für Registrierung und Informationssysteme (RIK) abschließen.
RIK, eine Behörde des estnischen Justizministeriums, bietet eine automatisierte Buchhaltungssoftware (eFinancial) an, um Unternehmer bei der Organisation ihrer Buchhaltung zu unterstützen. Sie ermöglicht es ihnen auch, E-Rechnungen zu erstellen. Im Gegensatz zu allen Dienstleistern berechnet RIK seine Dienstleistungen erst nach einem Jahr. Unternehmer können die eFinance-Software jedoch im ersten Jahr kostenlos nutzen. Andererseits haben das Finanzministerium und RIK vereinbart, die eFinancial-Software ab 2019 kostenlos zu nutzen. Wenn ein Kunde eFinancial nur zum Versenden von E-Rechnungen an öffentliche Einrichtungen nutzt, wird dem Kunden daher keine Gebühr berechnet.
In allen Fällen sind Dienstleister und Softwareanbieter verpflichtet, einen XML-basierten nationalen Standard, EVS 923:2014/AC:2017, für den Austausch von elektronischen Rechnungen zu verwenden. Die elektronische Signatur ist für elektronische Rechnungen nicht erforderlich und die Aufbewahrungsfrist für elektronische Rechnungen beträgt sieben Jahre. Obwohl die Archivierung im Ausland gestattet ist, unterliegen elektronische Rechnungen der unverzüglichen Einreichung beim Finanzamt.
Im B2G-Umfeld müssen E-Rechnungen für alle öffentlichen Auftraggeber für alle Lieferanten ausgestellt werden, während für alle öffentlichen Auftraggeber eine verpflichtende Beschaffung gilt. Für B2B ist die elektronische Rechnungsstellung zulässig, aber nicht obligatorisch. Es gibt keine ausdrücklichen Anforderungen für die Ausstellung von E-Rechnungen. Jedoch ist die Zustimmung des Käufers erforderlich, um E-Rechnungen in einem B2B-Umfeld zu erhalten.
Überwachung der E-Rechnungsanwendung
Es gibt kein systemweites Überwachungssystem für B2G-E-Rechnungen. Aus einem E-Business-Register des Zentrums für Aufzeichnungen und Informationssysteme (RIK) ist ersichtlich, ob ein privates Unternehmen (nur) E-Rechnungen erhalten hat.
Um eine Zahl zu nennen: Im ersten Jahr, in dem in Estland ausschließlich staatliche Behörden elektronische Rechnungen von Kooperationspartnern akzeptierten, gingen bei den Behörden über 370.000 elektronische Rechnungen ein, was etwa 981 % der im öffentlichen Sektor eingegangenen Rechnungen ausmachte.