Sage Business Cloud est une plateforme comptable et ERP de confiance pour les petites et moyennes entreprises, offrant des outils solides de facturation et de gestion financière. Alors que les mandats de facturation électronique se généralisent en Europe et sur d'autres marchés, les utilisateurs de Sage sont confrontés à un défi de conformité croissant : générer des factures dans Sage est simple, mais les soumettre aux portails gouvernementaux dans le format légalement requis est un problème tout à fait différent. Docnova résout ce problème en se connectant directement à Sage, en récupérant automatiquement les factures, et en gérant la validation, le formatage et la transmission spécifiques à chaque pays afin que votre équipe continue de travailler dans Sage sans interruption.
Remarque : Les connexions ERP, y compris Sage, nécessitent un plan Entreprise dans Docnova.
Sage Business Cloud et E-Facturation
Sage Business Cloud gère bien les flux de travail comptables essentiels : création de factures, gestion des clients, suivi des paiements. Pour de nombreux marchés, il inclut également le calcul et la déclaration des taxes spécifiques au pays. Cependant, les exigences structurées en matière de facturation électronique introduites par les gouvernements, telles que la transmission XML en temps réel aux autorités fiscales, la livraison via le réseau Peppol et la validation des schémas spécifiques au pays, vont au-delà de ce pour quoi Sage Business Cloud a été conçu nativement.
Des pays comme la Pologne (KSeF), la Roumanie (e-Factura), la France (Chorus Pro) et l'Allemagne (Peppol/ZUGFeRD) ont chacun leurs propres portails de soumission, formats et ensembles de règles métier. Une facture qui semble correcte dans Sage peut toujours échouer à la validation gouvernementale si un seul champ obligatoire est manquant ou mal formaté. Pour les utilisateurs de Sage Business Cloud, cela signifie des flux de travail manuels d'exportation et de reformatage ou un écart de conformité qui présente un risque réel de pénalités.
Pourquoi ajouter Docnova
Docnova ajoute la couche de conformité de la facturation électronique que Sage Business Cloud n’inclut pas :
- Synchronisation automatique de factures depuis Sage via la connexion API ERP aucune exportation manuelle
- Conversion de format spécifique au pays à UBL, XML ou Peppol BIS selon les exigences de chaque juridiction
- Validation des règles métier contre les règles exactes appliquées par l'autorité fiscale de chaque pays
- Gestion centralisée des soumissions avec une piste d'audit complète et une visibilité des erreurs
- Mises à jour réglementaires gérées par Docnovalorsque les règles fiscales changent, votre flux de travail Sage reste le même
Pour les PME opérant dans plusieurs pays, Docnova fournit un tableau de bord de conformité unique couvrant toutes les juridictions, une amélioration significative par rapport à la gestion d'outils spécifiques à chaque pays en plus de Sage.
Guide de Connexion Étape par Étape
Étape 1 : Générer une clé API Docnova Naviguer vers Paramètres → Gestion ERP → Gestion des API dans Docnova et click Générer. Donnez à la clé un nom descriptif (par exemple, “ Production Sage ”). La valeur complète de la clé s'affiche une seule fois, copiez-la immédiatement et stockez-la en toute sécurité. Le tableau de gestion des API affiche le nom de chaque clé, son type (Société), sa date de création et sa date d'expiration.
Étape 2 : Ouvrir les connexions ERP Du menu principal Docnova, allez à Connexions ERP. La page affiche une grille de connecteurs ERP disponibles.
Étape 3 : Connecter Sage Trouver le Sage carte dans la grille ERP et cliquez Connectez. La modale des identifiants de connexion s'ouvre.
Étape 4 : Entrez les informations d'identification Dans la fenêtre modale, saisissez votre clé API Docnova ainsi que vos informations de connexion Sage Business Cloud. Confirmez la connexion. À FAIRE : vérifier : les champs d'identification exacts requis dans la fenêtre modale de connexion Sage (par exemple, ID de locataire Sage, ID client, secret client).
Étape 5 : Vérifier la synchronisation Une fois connecté, les factures de Sage seront synchronisées automatiquement sur Docnova. Vérifiez le En approche section dans Docnova pour confirmer que les factures arrivent comme prévu.
Gestion continue
Après la configuration initiale, votre connexion Sage-Docnova est gérée via le Gestion d'API onglet sous les paramètres de gestion de l'ERP.
Rotation de clé : Les clés API ont des dates d'expiration. Surveillez-les dans la table de gestion des API et générez des clés de remplacement avant l'expiration pour éviter toute interruption de synchronisation. Lors de la rotation, générez d'abord la nouvelle clé, mettez à jour vos informations d'identification d'intégration Sage, puis désactivez l'ancienne clé à l'aide du commutateur Actif.
Activation et désactivation des touches : Le commutateur Actif sur chaque ligne de clé API vous permet de désactiver instantanément une clé sans la supprimer. Ceci est utile pour suspendre une connexion spécifique pour la maintenance ou lorsqu'une clé a pu être compromise.
Affichage des valeurs complètes des clés : Le menu à trois points sur chaque ligne offre des options pour modifier le nom de la clé, la supprimer ou afficher la valeur complète de la clé, ce qui est utile pour vérifier les identifiants sans en régénérer.
Soutien Si la connexion échoue ou si la fenêtre modale d'intégration Sage affiche un message concernant le plan Entreprise, utilisez Soutien bouton dans la modale pour contacter directement l'équipe Docnova pour obtenir de l'aide concernant les plans ou la configuration.
Comment Docnova aide
Docnova est conçu pour rendre la facturation électronique invisible dans vos opérations quotidiennes. Pour les utilisateurs de Sage Business Cloud, cela signifie que votre équipe financière crée des factures dans Sage exactement comme elle l'a toujours fait. Docnova s'occupe de tout ce qui suit : récupérer la facture via la connexion API, la soumettre aux règles de conformité du pays de destination, la convertir dans le format légalement requis et la transmettre au portail gouvernemental approprié ou au point d'accès Peppol.
Lorsqu'une soumission échoue parce qu'un numéro d'identification fiscale est manquant, qu'un champ obligatoire est vide ou qu'une règle de schéma est violée, Docnova affiche l'erreur exacte avec suffisamment de détails pour la corriger et la renvoyer. Il n'est pas nécessaire de chercher dans le XML brut ou de décoder des réponses cryptiques sur le portail gouvernemental. L'historique complet des soumissions est visible dans le tableau de bord centralisé de Docnova, offrant aux équipes financières et informatiques une piste d'audit claire pour chaque facture.
Pour les PME en croissance utilisant Sage Business Cloud, Docnova évolue avec l'entreprise : l'ajout d'un nouveau pays signifie que Docnova ajoute les règles de conformité pour ce pays, et non un nouvel outil ou un plugin Sage.
Conclusion
La conformité à la facturation électronique ne signifie pas nécessairement une refonte de vos flux de travail Sage. En connectant Sage Business Cloud à Docnova, votre équipe continue de travailler dans Sage tandis que Docnova gère la couche de soumission légale de manière automatique, fiable et dans tous les pays où vous opérez.