Sage Business Cloud ist eine vertrauenswürdige Buchhaltungs- und ERP-Plattform für kleine und mittlere Unternehmen, die solide Tools für Rechnungsstellung und Finanzmanagement bietet. Da die Rechnungsstellungsautomatisierung in Europa und anderen Märkten immer weiter verbreitet ist, stehen Sage-Benutzer vor einer wachsenden Compliance-Herausforderung: Die Erstellung von Rechnungen in Sage ist einfach, aber deren Übermittlung an staatliche Portale im gesetzlich vorgeschriebenen Format ist ein völlig anderes Problem. Docnova löst dies, indem es sich direkt mit Sage verbindet, Rechnungen automatisch abruft und länderspezifische Validierung, Formatierung und Übermittlung übernimmt, sodass Ihr Team ununterbrochen weiter in Sage arbeiten kann.
Hinweis: ERP-Anbindungen, einschließlich Sage, erfordern in Docnova einen Enterprise-Plan.
Sage Business Cloud und E-Invoicing
Sage Business Cloud bewältigt Kernbuchhaltungsabläufe gut: Rechnungen erstellen, Kunden verwalten, Zahlungen verfolgen. Für viele Märkte beinhaltet es auch länderspezifische Steuerberechnungen und -berichte. Die von Regierungen eingeführten strukturierten E-Invoicing-Anforderungen wie die Echtzeit-XML-Übermittlung an Steuerbehörden, die Lieferung über das Peppol-Netzwerk und die länderspezifische Schemavalidierung gehen jedoch über das hinaus, wofür Sage Business Cloud nativ entwickelt wurde.
Länder wie Polen (KSeF), Rumänien (e-Factura), Frankreich (Chorus Pro) und Deutschland (Peppol/ZUGFeRD) haben jeweils eigene Übermittlungsportale, Formate und Geschäftsregelsätze. Eine Rechnung, die in Sage korrekt aussieht, kann dennoch die staatliche Validierung nicht bestehen, wenn auch nur ein einziges erforderliches Feld fehlt oder falsch formatiert ist. Für Sage Business Cloud-Nutzer bedeutet dies manuelle Export- und Reformularbeitungsabläufe oder eine Lücke in der Konformität, die ein echtes Strafandrohung birgt.
Warum Docnova hinzufügen
Docnova fügt die E-Rechnungs-Compliance-Schicht hinzu, die Sage Business Cloud nicht beinhaltet:
- Automatische Rechnungssynchronisierung von Sage über die ERP-API-Verbindung, keine manuellen Exporte
- Länderspezifische Formatkonvertierung an UBL, XML oder Peppol BIS, wie von jeder Gerichtsbarkeit gefordert
- Geschäftsregelvalidierung gegen die genauen Regeln, die von der Steuerbehörde jedes Landes durchgesetzt werden
- Zentrale Einreichungsverwaltung mit vollständiger Audit-Trail und Fehlersichtbarkeit
- Regulierungsupdates, die von Docnova bearbeitet werdenWenn sich Steuerregeln ändern, bleibt Ihr Sage-Workflow derselbe
Für KMUs, die in mehreren Ländern tätig sind, bietet Docnova ein einziges Compliance-Dashboard, das alle Gerichtsbarkeiten abdeckt und eine bedeutende Verbesserung gegenüber der Verwaltung separater länderspezifischer Tools neben Sage darstellt.
Schritt-für-Schritt-Verbindungsanleitung
Schritt 1: Einen Docnova API-Schlüssel generieren Navigieren Sie zu Einstellungen → ERP-Verwaltung → API-Verwaltung in Docnova und klicken Sie auf Generieren. Geben Sie dem Schlüssel einen beschreibenden Namen (z. B. “Sage Produktion”). Der vollständige Schlüsselwert wird nur einmal angezeigt. Kopieren Sie ihn sofort und bewahren Sie ihn sicher auf. Die API-Verwaltungstabelle zeigt den Namen jedes Schlüssels, seinen Typ (Unternehmen), das Erstellungsdatum und das Ablaufdatum an.
Schritt 2: ERP-Verbindungen öffnen Vom Docnova-Hauptmenü aus gehen Sie zu ERP-Verbindungen. Die Seite zeigt ein Raster verfügbarer ERP-Konnektoren an.
Schritt 3: Sage verbinden Finde die Sage Karte im ERP-Raster und klicken Verbinden. Das Anmeldedaten-Modal wird geöffnet.
Schritt 4: Anmeldedaten eingeben Geben Sie im Modal Ihr Docnova API-Schlüssel zusammen mit Ihren Sage Business Cloud-Verbindungsdaten ein. Bestätigen Sie die Verbindung. ZU TUN: Überprüfen: exakte Anmeldefelder, die im Sage-Verbindungsmodal erforderlich sind (z. B. Sage-Mandanten-ID, Client-ID, Client-Geheimnis).
Schritt 5: Synchronisation überprüfen Nach der Verbindung werden Rechnungen von Sage automatisch mit Docnova synchronisiert. Prüfen Sie die Eingehend Bereich in Docnova, um zu bestätigen, dass Rechnungen wie erwartet eintreffen.
Laufendes Management
Nach der Ersteinrichtung wird Ihre Sage-Docnova-Verbindung verwaltet über das API-Management Registerkarte unter ERP-Verwaltungseinstellungen.
Schlüsselrotation: API-Schlüssel haben ein Ablaufdatum. Überwachen Sie diese in der API-Management-Tabelle und generieren Sie Ersatzschlüssel vor dem Ablauf, um Unterbrechungen der Synchronisierung zu vermeiden. Beim Austauschen generieren Sie zuerst den neuen Schlüssel, aktualisieren Sie Ihre Sage-Integrationsanmeldeinformationen und deaktivieren Sie dann den alten Schlüssel mit dem Schalter "Aktiv".
Tasten aktivieren und deaktivieren: Der "Aktiv"-Schalter in jeder API-Schlüsselzeile ermöglicht es Ihnen, einen Schlüssel sofort zu deaktivieren, ohne ihn zu löschen. Dies ist nützlich, wenn eine bestimmte Verbindung aus Wartungsgründen unterbrochen wird oder wenn ein Schlüssel kompromittiert wurde.
Vollständige Schlüsselwerte anzeigen: Das 3-Punkte-Menü in jeder Zeile bietet Optionen zum Bearbeiten des Schlüsselnamens, zum Löschen oder zum Anzeigen des vollständigen Schlüsselwerts, was nützlich ist, um Anmeldeinformationen zu überprüfen, ohne sie neu generieren zu müssen.
Unterstützung Wenn die Verbindung fehlschlägt oder das Sage Integration Modal einen Hinweis auf einen Enterprise-Plan anzeigt, verwenden Sie die Unterstützung Taste im Modal, um das Docnova-Team direkt für Unterstützung bei Plänen oder Konfigurationen zu kontaktieren.
Wie Docnova hilft
Docnova wurde entwickelt, um die E-Rechnungsstellung in Ihren Alltagsgeschäften unsichtbar zu machen. Für Sage Business Cloud-Benutzer bedeutet dies, dass Ihr Finanzteam Rechnungen in Sage genauso erstellt, wie es das immer getan hat. Docnova übernimmt alles, was danach geschieht: das Abrufen der Rechnung über die API-Verbindung, die Verarbeitung durch die Compliance-Regeln für das Zielland, die Umwandlung in das gesetzlich vorgeschriebene Format und die Übermittlung an das zuständige Regierungsportal oder den Peppol Access Point.
Wenn eine Einreichung fehlschlägt, weil eine Steuer-ID fehlt, ein Pflichtfeld leer ist oder eine Schema-Regel verletzt wird, zeigt Docnova den genauen Fehler mit genügend Details an, um ihn zu beheben und erneut einzureichen. Es gibt kein Suchen in rohen XML-Dateien oder Entschlüsseln kryptischer Antworten von Regierungsportalen. Die vollständige Einreichungshistorie ist im zentralen Dashboard von Docnova sichtbar und bietet Finanz- und IT-Teams eine klare Audit-Trail für jede Rechnung.
Für wachsende KMUs, die Sage Business Cloud nutzen, skaliert Docnova mit dem Unternehmen: Die Hinzufügung eines neuen Landes bedeutet, dass Docnova die Compliance-Regeln für dieses Land hinzufügt, nicht ein neues Tool oder ein Sage-Plugin.
Fazit
E-Invoicing-Compliance muss nicht bedeuten, Ihre Sage-Workflows neu zu gestalten. Durch die Verbindung von Sage Business Cloud mit Docnova arbeitet Ihr Team weiterhin in Sage, während Docnova die gesetzliche Einreichungsschicht automatisch, zuverlässig und in jedem Land, in dem Sie tätig sind, abwickelt.