PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) est le réseau d'interopérabilité qui permet aux entreprises et aux organismes publics d'échanger des factures électroniques structurées sans avoir à s'accorder sur des formats bilatéraux avec chaque contrepartie. Une fois votre entreprise enregistrée en tant que participant PEPPOL, vous pouvez envoyer des factures à tout autre participant du réseau en Europe et de plus en plus dans le monde entier, en utilisant un canal unique et standardisé. Docnova est un point d'accès PEPPOL certifié, ce qui signifie que l'enregistrement, l'envoi et la réception se font tous au sein de la même plateforme. Ce guide couvre tout ce dont vous avez besoin pour faire fonctionner PEPPOL à partir de zéro.
Qu'est-ce que PEPPOL
PEPPOL est un ensemble de spécifications techniques et un cadre de gouvernance qui normalise la manière dont les documents commerciaux électroniques, tels que les factures, les commandes et les avis d'expédition, sont échangés entre les organisations. Il fonctionne selon un modèle à quatre coins : votre logiciel (coin 1) envoie à votre Point d'Accès (coin 2), qui achemine vers le Point d'Accès du destinataire (coin 3), qui délivre à son logiciel (coin 4).
Chaque participant PEPPOL est identifié par un ID de participant. L'ID se compose d'un code de schéma et d'un identifiant d'entreprise. Le code de schéma identifie le type d'identifiant utilisé, par exemple, 9945 le schéma des numéros NIP polonais, 9930 est utilisé pour les identifiants de TVA allemands. L'identifiant de l'entreprise est le numéro brut sans le préfixe du pays (par exemple, 8460002329 non PL8460002329).
PEPPOL est obligatoire pour la facturation du secteur public dans de nombreux pays européens et de plus en plus requis dans les contextes B2B. L'enregistrement est une condition préalable à l'envoi de factures à toute contrepartie qui exige la livraison via PEPPOL.
Avant de commencer : Prérequis
Avant d'ouvrir la page d'enregistrement PEPPOL dans Docnova, veuillez confirmer ce qui suit :
Enregistrement de la société actif : Votre entreprise doit être enregistrée sur Docnova avec un numéro de TVA valide ou un identifiant d'entreprise équivalent. Ce numéro fera partie de votre identifiant de participant.
Code du régime correct pour votre pays : Le code du système doit correspondre au type d'identifiant de votre pays. Les entreprises polonaises utilisent 9945 (NIP). Les entreprises allemandes utilisent 9930. Utiliser le mauvais schéma entraînera l'échec de l'enregistrement ou un ID participant impossible à résoudre.
Éligibilité au régime : Confirmez que votre abonnement Docnova actuel inclut la fonctionnalité PEPPOL. La page Plans et facturation indique votre plan actuel et votre quota de factures.
Volonté d'accepter les accords juridiques : Le processus d'inscription vous demande d'accepter un Contrat de Fournisseur de Services et un Accord de Traitement des Données. Ceux-ci sont présentés pendant le flux d'inscription et doivent tous deux être acceptés avant que le bouton de soumission ne devienne actif. Vous devriez examiner ces documents avant de commencer.
Une seule inscription active à la fois : La page d'enregistrement PEPPOL indique qu'un seul enregistrement peut être actif à la fois. Si votre entreprise possède déjà un identifiant participant approuvé, une nouvelle inscription générera une erreur.
Étapes : S'inscrire sur PEPPOL via Docnova
Accédez à la page d'inscription PEPPOL à /enregistrement-peppol. La page affiche un tableau d'inscription avec les colonnes suivantes : ACTIVE, STATUT, ICD, IDENTIFIANT et ID PARTICIPANT. S'il n'y a pas d'inscription, le tableau sera vide.
Étape 1 — Ouvrir la fenêtre modale de nouvelle inscription Cliquez sur le bouton “ Nouvelle inscription ”. Une fenêtre modale s’ouvre avec deux onglets : “ Nouvelle inscription ” et “ Migrer depuis le fournisseur ”. Pour une première configuration, restez sur l’onglet “ Nouvelle inscription ”.
Étape 2 — Lire le texte de bienvenue La fenêtre modale affiche un message de bienvenue : “ Bienvenue sur le portail de facturation électronique de [nom du portail] / [nom de l'entreprise]. À lire avant utilisation. ’ Lisez ceci avant de continuer.
Étape 3 — Accepter les deux contrats Deux liens sont affichés : “ Contrat de prestataire de services ” et “ Accord de traitement des données ”. Examinez chaque document. Ensuite, activez le bouton bascule (le bouton des conditions, bouton[role="interrupteur"]) pour confirmer l'acceptation. Les deux contrats doivent être acceptés avant que le bouton de validation ne soit activé.
Étape 4 — Sélectionnez votre système d'identifiant de participant Utilisez la liste déroulante Identifiant du participant (#participantIdentifier) pour sélectionner le plan qui correspond à votre pays. Exemple : sélectionner 9945 pour un numéro NIP polonais, ou 9930 pour un numéro d'identification à la TVA allemande.
Étape 5 – Saisir votre identifiant d'entreprise Dans le champ Identifiant de l'entreprise (#businessIdentifier), saisissez uniquement votre numéro d'identification brut sans préfixe de pays. Pour une société polonaise avec NIP 8460002329, entrer 8460002329.
Étape 6 — Soumettre Cliquez sur le bouton Soumettre. L'enregistrement est envoyé au réseau PEPPOL. La colonne STATUT dans le tableau d'enregistrement affichera initialement “ En attente ”. Après synchronisation du réseau, elle changera pour “ Approuvé ”. Vous verrez votre identifiant participant complet par exemple, iso6523-actorid-upis::9945:pl8460002329-t dans le tableau.
Paramètres MLR automatiques (facultatif) Une fois inscrit, vous pouvez activer la réponse automatique au niveau du message. Ce réglage (RÉPONSE AUTO PEPPOL (activer/désactiver) est affiché dans un tableau séparé sur la page d'enregistrement PEPPOL. Il est inactif par défaut. Son activation signifie que Docnova reconnaît automatiquement les factures PEPPOL reçues en votre nom.
Renvoyer votre première facture via PEPPOL
Après l'approbation de votre inscription, vous pourrez envoyer des factures via PEPPOL depuis la liste des factures sortantes.
Tout d'abord, assurez-vous que la facture que vous souhaitez envoyer est dans un statut éligible à Peppol. La fenêtre modale “ Envoyer via Peppol ” indique que les factures doivent être “ adaptées à l'envoi avec Peppol ”. Les factures avec le mauvais statut ou un ID Peppol de destinataire manquant apparaîtront dans une liste “ Factures non adaptées ” et ne pourront pas être transmises.
Pour envoyer : 1. Allez à la page Courrier sortant (/sortant2. Cochez la case de la ou des factures que vous souhaitez envoyer. 3. Cliquez sur le bouton “Envoyer via Peppol” de la barre d'outils. 4. Une fenêtre de confirmation s'ouvre. Si la facture sélectionnée est éligible, elle sera répertoriée avec un bouton de confirmation. Si elle n'est pas éligible, la fenêtre indique “Veuillez sélectionner au moins une facture de la table qui convient à l'envoi par Peppol” et un bouton “Sélectionner une autre facture” pour revenir à la liste. 5. Confirmez l'envoi.
Pour que le destinataire reçoive votre facture via PEPPOL, son identifiant participant doit être saisi dans la section Informations de l'entreprise partenaire de la facture (le champ Identifiant participant Peppol sur le formulaire de création de facture).
Dépannage
Inscription bloquée sur En attente : La synchronisation du réseau peut prendre du temps. Si le statut reste "En attente" après 24 heures, contactez le support Docnova. N'essayez pas de vous réenregistrer, cela échouerait avec une erreur.
Mauvais code de schéma utilisé : Si vous avez sélectionné le mauvais schéma, l'identifiant du participant ne se résoudra pas correctement sur le réseau PEPPOL. Contactez le support pour corriger l'enregistrement ; ne créez pas de doublon.
Le bouton de soumission reste désactivé : Les deux commutateurs Contrat de prestation de services et Accord de traitement des données doivent être acceptés. Confirmez que le commutateur est activé (pas seulement cliqué une fois).
Facture non éligible à l'envoi PEPPOL : Vérifiez que la facture a été créée avec un code de type compatible Peppol et que l'ID Participant Peppol du destinataire est renseigné. Les factures sans ID Peppol du destinataire ne peuvent pas être acheminées sur le réseau.
Sensibilité à la casse de l'identifiant du participant : La table d'enregistrement indique l'identifiant en minuscules (par exemple, pl8460002329-t), mais certains formulaires de factures exigent des majuscules (PL8460002329-T). Si vous rencontrez une incohérence, utilisez des majuscules dans les champs du formulaire de facture.
MLR ne répond pas : Le bouton bascule AUTO PEPPOL RESPONSE est inactif par défaut. Activez-le sur la page PEPPOL Registration si vous souhaitez des accusés de réception automatiques.
Conclusion
L'enregistrement PEPPOL dans Docnova est un processus unique en quatre étapes : ouvrez la fenêtre modale Nouvelle inscription, acceptez les deux accords juridiques, entrez votre schéma et votre identifiant, puis soumettez. Une fois que votre statut est Approuvé, les envois Peppol sortants sont immédiatement disponibles dans la liste des factures sortantes. Pour toute entreprise envoyant des factures à des acheteurs du secteur public européen ou à des contreparties B2B matures numériquement, une configuration correcte dès le départ élimine l'un des échecs de livraison de factures les plus courants.