Le fichier d'audit standard à des fins fiscales (SAF-T) deviendra obligatoire au Portugal, conformément à la proposition de budget de l'État pour 2022. Les déclarations SAF-T portugaises seront obligatoires pour toutes les entreprises. Dans cette situation avec celles qui existent déjà, en place pour les entreprises non établies ayant un numéro de TVA portugais et émettant des factures avec TVA portugaise depuis le 1er juillet 2021. L'obligation SAF-T portugaise sera également due pour ces sociétés non résidentes déjà conformes à l'obligation de logiciel agréé.
Qu'est-ce que le fichier SAF-T Portugal ?
SAF-T (PT) (Fichier d'audit standard à des fins fiscales – version portugaise) est un fichier standardisé (au format XML) permettant une exportation aisée, à tout moment, d'un ensemble prédéfini de données comptables et de facturation ou équivalent, dans un format lisible et commun, indépendant du programme utilisé, sans affecter la structure interne de la base de données du programme ni sa fonctionnalité. L'adoption de ce modèle fournit aux entreprises un outil qui leur permet de satisfaire aux exigences de fourniture d'informations aux services d'inspection, simplifiant les procédures et encourageant l'utilisation des nouvelles technologies. La génération du fichier par les systèmes d'information couvre toujours une certaine période fiscale annuelle, en tout ou en partie.
Le SAF-T doit être fabriqué sur un système informatique approuvé par l'Administration fiscale et douanière portugaise (Autoridade Tributária e Aduaneira — AT). Il doit être déclaré via les services de réseau public. La facture à envoyer au client doit contenir le fichier SAF-T et un code unique reçu avec la réponse de l'AT. Ce code comprend la signature de la facture précédente afin que les factures soient garanties les unes après les autres.
Depuis 2013, le fichier SAF-T Portugal Edition (PT) a également été utilisé comme base pour la soumission régulière des données de facturation et de logistique aux autorités fiscales par les contribuables (via le site web de la facturation électronique). Le fichier SAF-T (PT) vise à faciliter la collecte de données fiscales pertinentes sous forme électronique par les inspecteurs des impôts afin d'aider les déclarations fiscales des contribuables et d'analyser les registres comptables. À cet égard, le document SAF-T (PT) nécessite une structure XML. Il n'y a pas de format spécifique pour le statut de la facture. Les parties intéressées peuvent convenir d'utiliser les normes existantes (EDIFACT, X12, XML).
Le SAF-T doit être fabriqué sur un système informatique approuvé par l'Administration fiscale et douanière portugaise (Autoridade Tributária e Aduaneira — AT). Il doit être déclaré via les services de réseau public. La facture à envoyer au client doit contenir le fichier SAF-T et un code unique reçu avec la réponse de l'AT. Ce code comprend la signature de la facture précédente afin que les factures soient garanties les unes après les autres.
Il est possible de résumer le fonctionnement de SAF-T (PT) : les factures de vente (documentos comerciais a clientes), les documents de transport (documentos de transporte) et les paiements clients sont enregistrés directement dans le système comptable. Un fichier SAF-T (PT) standard au format XML est créé à partir des données traitées dans le système comptable. Ce fichier est la source de la déclaration fiscale. Les ventes sont transmises à l'AT via le portail financier (Portal das Finanças). Les documents de transport (documents de transport : Guia de Remessa, Guia de Transporte, facture) sont envoyés à l'AT après la création d'un fichier SAF-T (PT) standard au format XML.
Quels sont les avantages du SAF-T Portugal ?
Le fichier SAF-T (PT) a pour objectif de faciliter la collecte des données fiscales pertinentes auprès des contribuables sous forme électronique par les inspecteurs/auditeurs fiscaux, à l'appui des déclarations fiscales et/ou pour l'analyse des écritures comptables ou autres. Ainsi, l'obligation de reporting financier est remplie.
En règle générale, le terme SAF-T Portugal couvre une année financière complète. Concernant la création d'un fichier SAF-T (PT) avec les enregistrements comptables, il sera obligatoire d'inclure l'exercice fiscal entier dans un seul fichier. Conformément à l'Annexe I du Règlement 302/2016, il est exceptionnellement possible de générer des fichiers SAF-T (PT) de facturation uniquement pour des périodes mensuelles complètes pour des raisons techniques liées à la taille des tables de documents commerciaux.
SAF-T comptable au Portugal
La comptabilité SAF-T (PT) doit être créée en un seul fichier. La nouvelle pratique comptable devra s'assurer que le SAF-T (PT) est produit avec les enregistrements effectués dans la pratique précédente, même si de nouvelles références, terminologies et écritures sont notifiées. Le transfert d'enregistrements vers un nouveau programme comptable à un moment qui ne coïncide pas avec le début de la période comptable ne peut pas être effectué par le seul transfert du solde.
Il incombe à l'éditeur de logiciels de créer d'autres champs du fichier SAF-T (PT) avec la structure spécifiée dans le règlement n° 2, qui ne sont pas spécifiés, appartiennent à la même structure et contiennent des informations qui doivent être remplies dans le pool. L'utilisateur devrait être empêché de faire des choix quant à savoir si une transaction ou un enregistrement particulier doit ou non être inclus dans le fichier SAF-T (PT).
Tous les champs ne sont pas considérés comme obligatoires dans un schéma de validation, car il existe des champs de sélection alternatifs et d'autres champs dont la génération peut ne pas avoir de sens dans un contexte particulier. Par exemple, si aucune remise n'est attribuée, il n'est pas question d'exiger que le champ “ Montant de la remise sur ligne ” (Montant joint) soit rempli.
De même, les champs qui ne sont pas spécifiés comme obligatoires ne doivent pas être créés lorsqu'il n'y a pas d'informations dans l'entrepôt pour les renseigner. Cette procédure réduit le temps et la taille du fichier à créer. De plus, il ne peut y avoir de champs vides dans SAF-T (PT) sous peine de violation du schéma de validation.