Die portugiesische SAF-T wird für nicht ansässige Unternehmen zur Pflicht. Die Standard-Auditdatei für Steuerzwecke (SAF-T) wird in Portugal gemäß dem Staatshaushaltsentwurf für 2022 obligatorisch. Die portugiesischen SAF-T-Meldungen werden für alle Unternehmen verpflichtend. Diese Situation besteht bereits für nicht in Portugal ansässige Unternehmen mit einer portugiesischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die seit dem 1. Juli 2021 Rechnungen mit portugiesischer Umsatzsteuer ausstellen. Die portugiesische SAF-T-Pflicht gilt auch für diese nicht ansässigen Unternehmen, die bereits die Pflicht zur Verwendung autorisierter Software erfüllen.
Was ist die SAF-T Portugal Datei?
SAF-T (PT) (Standard Audit File for Tax Purposes — Portuguese version) ist eine standardisierte Datei (im XML-Format), die jederzeit einen einfachen Export einer vordefinierten Menge von Buchhaltungs- und Rechnungsaufzeichnungen oder Gleichwertigem in einem lesbaren und gängigen Format ermöglicht, unabhängig vom verwendeten Programm, ohne die interne Struktur der Datenbank des Programms oder seine Funktionalität zu beeinträchtigen. Die Übernahme dieses Modells bietet Unternehmen ein Werkzeug, mit dem sie die Anforderungen für die Informationsbeschaffung von Prüfungsdiensten erfüllen, Verfahren vereinfachen und die Nutzung neuer Technologien fördern können. Die Generierung der Datei durch die Informationssysteme deckt immer einen bestimmten Steuerjahreszeitraum ganz oder teilweise ab.
SAF-T muss auf einem von der portugiesischen Steuer- und Zollverwaltung (Autoridade Tributária e Aduaneira — AT) genehmigten Computersystem hergestellt werden. Es muss über öffentliche Netzdienste deklariert werden. Die an den Kunden zu sendende Rechnung muss die SAF-T-Datei und einen eindeutigen Code enthalten, der mit der Antwort von der AT empfangen wurde. Dieser Code enthält die Signatur der vorherigen Rechnung, damit die Rechnungen nacheinander garantiert sind.
Seit 2013 wurde die SAF-T Portugal Edition (PT) Datei auch als Grundlage für die regelmäßige Einreichung von Rechnungs- und Logistikdaten durch Steuerzahler bei den Steuerbehörden (über die E-Invoicing-Website) verwendet. Die SAF-T (PT) Datei soll Steuerprüfern die elektronische Erfassung relevanter Steuerdaten erleichtern, um die Steuererklärungen der Steuerzahler zu unterstützen und Buchhaltungsunterlagen zu analysieren. In diesem Zusammenhang erfordert das SAF-T (PT) Dokument eine XML-Struktur. Es gibt kein spezifisches Format für den Rechnungsstatus. Interessierte Parteien können sich auf die Verwendung bestehender Standards einigen (EDIFACT, X12, XML).
SAF-T muss auf einem von der portugiesischen Steuer- und Zollverwaltung (Autoridade Tributária e Aduaneira — AT) genehmigten Computersystem hergestellt werden. Es muss über öffentliche Netzdienste deklariert werden. Die an den Kunden zu sendende Rechnung muss die SAF-T-Datei und einen eindeutigen Code enthalten, der mit der Antwort von der AT empfangen wurde. Dieser Code enthält die Signatur der vorherigen Rechnung, damit die Rechnungen nacheinander garantiert sind.
Es ist möglich, die Funktionsweise von SAF-T (PT) zusammenzufassen: Ausgangsrechnungen (documentos comerciais a clientes), Transportdokumente (documentos de transporte) und Kundenzahlungen werden direkt im Buchhaltungssystem erfasst. Aus den im Buchhaltungssystem verarbeiteten Daten wird eine standardisierte SAF-T (PT)-Datei im XML-Format erstellt. Diese Datei ist die Quelle für die Steuererklärung. Verkäufe werden über das Finanzportal (Portal das Finanças) an die AT übermittelt. Transportdokumente (Transportdokumente: Guia de Remessa, Guia de Transporte, Rechnung) werden an die AT gesendet, nachdem eine standardisierte SAF-T (PT)-Datei im XML-Format erstellt wurde.
Die Vorteile von SAF-T Portugal sind: * Vereinfachte Rechnungsprüfung durch die Steuerbehörden * Reduzierung von Papierkram und manuellem Aufwand * Bessere Datenqualität und Genauigkeit * Ermöglichung einer schnelleren und effizienteren Steuerprüfung * Erleichterung des Datenaustauschs zwischen Unternehmen und Steuerbehörden * Unterstützung bei der Einhaltung steuerlicher Vorschriften * Erhöhung der Transparenz im Geschäftsverkehr
Der Zweck der SAF-T (PT)-Datei ist die Erleichterung der Erfassung relevanter steuerlicher Daten von Steuerpflichtigen in elektronischer Form durch Steuerinspektoren/Prüfer zur Unterstützung von Steuererklärungen und/oder zur Analyse von Buchhaltungsunterlagen oder anderen. Somit wird der Rechnungslegungsbericht erfüllt.
Die Frist für SAF-T Portugal deckt in der Regel ein volles Geschäftsjahr ab. Bei der Erstellung eines SAF-T (PT) mit Buchhaltungsaufzeichnungen ist es zwingend erforderlich, das gesamte Fiskaljahr in einer Datei anzugeben. Gemäß Anhang I der Verordnung 302/2016 ist es aus technischen Gründen bezüglich der Größe von Tabellen mit Handelsdokumenten ausnahmsweise möglich, SAF-T (PT) Rechnungsdateien nur für volle Monatsperioden zu erstellen.
Buchhaltung SAF-T in Portugal
Die Buchhaltung SAF-T (PT) muss in einer einzigen Datei erstellt werden. Die neue Buchhaltungspraxis muss sicherstellen, dass das SAF-T (PT) mit den in der vorherigen Praxis erfassten Aufzeichnungen erstellt wird, auch wenn neue Referenzen, Terminologien und Buchungen mitgeteilt werden. Die Übertragung von Aufzeichnungen in ein neues Buchhaltungsprogramm zu einem Zeitpunkt, der nicht mit dem Beginn des Abrechnungszeitraums zusammenfällt, kann nicht allein durch die Übertragung des Saldos erfolgen.
Es liegt in der Verantwortung des Softwareherstellers, andere Felder der SAF-T (PT)-Datei mit der in Verordnung №2 festgelegten Struktur zu erstellen, die nicht angegeben sind, zur gleichen Struktur gehören und Informationen enthalten, die im Pool ausgefüllt werden müssen. Der Benutzer sollte daran gehindert werden, Entscheidungen darüber zu treffen, ob eine bestimmte Transaktion oder ein bestimmter Eintrag in die SAF-T (PT)-Datei aufgenommen werden soll oder nicht.
Nicht alle Felder werden in einem Validierungsschema als Zwangswiedergabe betrachtet, da es alternative Auswahlfelder und andere Felder gibt, deren Generierung in einem bestimmten Kontext keinen Sinn ergeben kann. Wenn beispielsweise kein Rabatt zugewiesen wird, geht es nicht darum, dass das Feld “Zeilenrabattbetrag” (Aufwandsbetrag) ausgefüllt werden muss.
Ebenso sollten Felder, die nicht als Pflichtfelder ausgewiesen sind, nicht erstellt werden, wenn keine Informationen im Lager vorhanden sind, um sie zu befüllen. Dieses Vorgehen reduziert die Zeit und die Größe der zu erstellenden Datei. Außerdem dürfen in SAF-T (PT) unter Strafandrohung für die Verletzung des Validierungsschemas keine leeren Felder vorhanden sein.