Dans cet article, nous allons tenter d'évaluer les processus SAF-T au Portugal et les administrations publiques impliquées dans ces processus.
Comme dans d'autres pays de l'UE, la directive européenne 2014/55 a réglementé la mise en œuvre et la réception de la facturation électronique pour les marchés publics au Portugal. La gestion et la coordination du processus de facturation électronique sont assurées par l'ESPAP (Entité des Services partagés de l'administration publique). Le modèle choisi par le Portugal permet aux organisations locales de sélectionner leur solution de facturation électronique. Il s'agit également d'un modèle décentralisé qui utilise la solution fournie par l'ESPAP.
Qu'est-ce que le SAF-T?
Le ministère des Finances du Portugal a créé une exigence supplémentaire. Par conséquent, pour chaque facture émise, un document électronique est généré. Et il est présenté au bureau des impôts avant l'envoi aux clients. Le SAF-T est une spécification pour un fichier lisible par ordinateur qui transfère les données comptables du système comptable d'origine dans un format prédéfini dérivé de XML et le met à la disposition des autorités fiscales pour audit externe. Indépendamment du programme utilisé avec le SAF-T, les documents de transport et les reçus peuvent être émis dans un format commun et lisible sans affecter la structure interne ou la fonctionnalité de la base de données du programme.
SAF-T Portugal Édition (PT)
Depuis 2013, le fichier SAF-T édition Portugal (PT) a également été utilisé comme base pour la soumission régulière des données de facturation et de logistique aux autorités fiscales par les contribuables (via le site Web de facturation électronique). Le fichier SAF-T (PT) vise à faciliter la collecte de données fiscales pertinentes sous forme électronique par les inspecteurs des impôts afin d'aider les déclarations fiscales des contribuables et d'analyser les registres comptables. À cet égard, le document SAF-T (PT) requiert une structure XML. Il n'existe pas de format spécifique pour le statut de la facture. Les parties intéressées peuvent convenir d'utiliser des normes existantes (EDIFACT, X12, XML). Le SAF-T doit être généré sur un système informatique approuvé par l'Administration fiscale et douanière portugaise (Autoridade Tributária e Aduaneira – AT). Il doit être déclaré via des services de réseau public. La facture à envoyer au client doit contenir le fichier SAF-T et un code unique reçu avec la réponse de l'AT. Ce code inclut la signature de la facture précédente afin que les factures soient garanties les unes à la suite des autres.
Transmission d'informations financières et logistiques à l'AT dans la version portugaise de la SAF-T
En 2008, une obligation de créer un Fichier Normalisé des Données pour les Impôts (SAF-T (PT)) a été introduite pour les organisations ayant leur siège social afin de mener des audits fiscaux plus efficaces et de réduire le temps grâce à des outils technologiques. En 2011, l'Administration fiscale et douanière portugaise (AT) a lancé un programme de certification pour les logiciels de facturation et de logistique. En 2013, la notification mensuelle à l'AT a débuté concernant les factures, les reçus et les documents de transport. En 2014, l'application “ Loterie de la Facture ” a commencé à augmenter la demande de factures des utilisateurs finaux. En 2015, la notification mensuelle des documents de travail et la notification des stocks à l'AT ont débuté à la fin de l'année.
Il est possible de résumer le fonctionnement de SAF-T (PT) : les factures de vente (documentos comerciais a clientes), les documents de transport (documentos de transporte) et les paiements clients sont enregistrés directement dans le système comptable. Un fichier SAF-T (PT) standard au format XML est créé à partir des données traitées dans le système comptable. Ce fichier est la source de la déclaration fiscale. Les ventes sont transmises à l'AT via le portail financier (Portal das Finanças). Les documents de transport (documents de transport : Guia de Remessa, Guia de Transporte, facture) sont envoyés à l'AT après la création d'un fichier SAF-T (PT) standard au format XML.
Dans cet article, nous examinerons les concepts de facturation et de documents d'expédition dans la législation portugaise.
Facture et document de transport dans la législation portugaise
Dans la législation portugaise, la définition du document de transport est donnée dans le règlement “ Regime dos Bens em Circulação “. Par conséquent, “ document de transport ” (documentos de transporte) désigne la facture, le bon de livraison (Guia de remessa), le document de retour, le document de transport/bon de livraison (Guia de transporte) ou des documents équivalents.
Il est contenu dans l'article 36 (5) de la loi sur la taxe de vente (CIVA-Código do Imposto sobre Valor Agregado).
- Nom et siège social du fournisseur de biens ou de services, ainsi que le destinataire imposable, nom de l'entreprise et numéros d'identification fiscale des personnes respectives
- Nom des biens ou services transférés
- Prix après impôts et autres facteurs inclus dans le montant de l'impôt
- Taux d'imposition et montant d'impôt à payer
- La date de livraison des marchandises à l'acheteur ou le paiement effectué avant la transaction de service effectuée
ESPAP et Facturation électronique
ESPAP coordonne la mise en œuvre de la facture électronique (Facture Électronique dans l'Administration Publique “ FE-AP ”) dans l'administration publique. ESPAP développe des outils pour soutenir la mise en œuvre de la facturation électronique et pour déterminer les exigences techniques et fonctionnelles. Dans ce contexte, le portail FE-AP peut être utilisé par les institutions publiques et permet une intégration directe dans la solution de gestion des ressources financières (GeRFiP-Gestão de Recursos Financeiros) ou tout système de comptabilité ou de gestion documentaire via Internet.
L'objectif était de soutenir les institutions publiques en recevant et en vérifiant les factures B2G. Un autre outil de solution, le portail B2AP (Business to AP Portal), est destiné à soutenir les fournisseurs de l'AP (Administration Publique) en tant que co-contractants dans le suivi de la livraison et de l'avancement des factures électroniques envoyées au portail FE-AP.
Conformément aux dispositions du Décret n° 14-A / 2020, les fournisseurs de l'administration publique doivent transmettre leurs factures au format UBL 2.1-CIUS PT selon le format spécifié. Dans ce contexte ;
- Grandes entreprises jusqu'au 1er janvier 2021
- Les petites et moyennes entreprises au 1er juillet 2021
- Jusqu'au 1er janvier 2022, les micro-entreprises et les organismes publics en tant que pouvoir adjudicateur ne peuvent pas recevoir de factures dans un format autre que la norme européenne UBL 2.1-CIUS PT définie par le gouvernement portugais.
Portail de facturation pour les transactions de factures électroniques et de bons de livraison électroniques
Au Portugal, les transactions relatives aux factures électroniques et aux documents de transport électroniques s'effectuent via https://faturas.portaldasfinancas.gov.pt/. Des exemples de documents de transport à émettre pour différentes phases seront publiés sur le portail. Vous pouvez utiliser le portail pour envoyer des fichiers SAFT PT, collecter des factures et accéder aux fonctions de support de conformité. En utilisant toutes ces fonctions, vous devez vous enregistrer auprès des autorités fiscales et douanières portugaises.
Parties prenantes directes dans le programme de mise en œuvre de la facturation électronique
L'utilisation de factures électroniques dans les marchés publics est progressivement effectuée par les administrations et les co-contractants. Les micro, petites et moyennes entreprises sont des entreprises qui ont été définies par la recommandation 2003/361 de la Commission européenne du 6 mai 2003.
- Grandes entreprises (P > 250 personnes) : L'utilisation de la facture électronique n'est obligatoire qu'à partir du 01/01/2021. Après le 01/01/2021, les factures électroniques sont obligatoires.
- Entreprises de taille intermédiaire (250 > P ≥ 50 personnes) et petites entreprises (50 > P ≥ 10 personnes) : l'utilisation de la facture électronique n'est pas obligatoire jusqu'au 1er juillet 2021. Après le 1er juillet 2021, la facture électronique sera obligatoire.
- Petites entreprises (P <10 personnes) et institutions publiques : L'utilisation de la facture électronique n'est pas obligatoire avant le 1er janvier 2022. Après le 01/01/2022, les factures électroniques sont obligatoires.
Conclusion
La gestion financière portugaise, qui, comme beaucoup de pays de l'UE, souhaite bénéficier des avantages de la facturation électronique, dispose d'une infrastructure financière et technique. Pour les grands contribuables, les processus tels que les factures électroniques et les documents de transport électroniques sont échangés rapidement et de manière flexible en ligne. Le moment est venu d'étendre cette amélioration avancée aux moyennes et petites entreprises.