In diesem Artikel werden wir versuchen, die SAF-T-Prozesse in Portugal und die an diesen Prozessen beteiligten öffentlichen Verwaltungen zu bewerten.
Wie in anderen EU-Ländern regelt die EU-Richtlinie 2014/55 die Implementierung und den Empfang von E-Rechnungen für das öffentliche Beschaffungswesen in Portugal. Die Verwaltung und Koordination des E-Rechnungsprozesses obliegen der ESPAP (Abteilung für Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung). Das von Portugal gewählte Modell erlaubt es lokalen Organisationen, ihre E-Rechnungslösung zu wählen. Es ist auch ein dezentrales Modell, das die von der ESPAP bereitgestellte Lösung nutzt.
Was ist SAF-T?
Das portugiesische Finanzministerium hat eine zusätzliche Anforderung geschaffen. Daher wird für jede ausgestellte Rechnung ein elektronisches Dokument erstellt. Und dies wird dem Finanzamt vorgelegt, bevor es an Kunden versandt wird. Die SAF-T ist eine Spezifikation für eine computerlesbare Datei, die Buchhaltungsdaten aus dem ursprünglichen Buchhaltungssystem in ein vordefiniertes Format, das auf XML basiert, überträgt und für die Steuerbehörden zur externen Prüfung bereitstellt. Unabhängig von der mit SAF-T verwendeten Software können Transportdokumente und Belege in einem gemeinsamen und lesbaren Format ausgestellt werden, ohne die interne Struktur oder Funktionalität der Programmdatenbank zu beeinträchtigen.
SAF-T Portugal Edition (PT)
Seit 2013 wurde die SAF-T Portugal Edition (PT)-Datei auch als Grundlage für die regelmäßige Übermittlung von Rechnungs- und Logistikdaten an die Steuerbehörden durch Steuerzahler (über die E-Invoicing-Website) verwendet. Die SAF-T (PT)-Datei soll die Sammlung relevanter Steuerdaten in elektronischer Form durch Steuerprüfer erleichtern, um Steuererklärungen von Steuerzahlern zu unterstützen und Buchhaltungsunterlagen zu analysieren. In diesem Zusammenhang erfordert das SAF-T (PT)-Dokument eine XML-Struktur. Für den Rechnungsstatus gibt es kein spezifisches Format. Interessierte Parteien können vereinbaren, bestehende Standards (EDIFACT, X12, XML) zu verwenden. SAF-T muss auf einem von der portugiesischen Steuer- und Zollverwaltung (Autoridade Tributária e Aduaneira – AT) zugelassenen Computersystem erstellt werden. Es muss über öffentliche Netzwerkdienste deklariert werden. Die an den Kunden zu sendende Rechnung muss die SAF-T-Datei und einen eindeutigen Code enthalten, der mit der Antwort der AT empfangen wurde. Dieser Code enthält die Signatur der vorherigen Rechnung, damit die Rechnungen nacheinander garantiert sind.
Übermittlung von Finanz- und Logistikinformationen an AT in der portugiesischen Version von SAF-T
Im Jahr 2008 wurde eine Anforderung zur Erstellung einer Standard-Auditdatei für Steuerzwecke (SAF-T (PT)) eingeführt, damit die Hauptsitze mit Organisationen effizientere Steuerprüfungen durchführen und die Zeit mithilfe technologischer Werkzeuge reduzieren können. Im Jahr 2011 startete die portugiesische Steuer- und Zollverwaltung (AT) ein Zertifizierungsprogramm für Rechnungsstellungs- und Logistiksoftware. Im Jahr 2013 begann die monatliche Benachrichtigung der AT über Rechnungen, Belege und Transportdokumente. Im Jahr 2014 steigerte die Anwendung “Rechnungslotterie” die Nachfrage nach Rechnungen von Endverbrauchern. Ende des Jahres 2015 begann die monatliche Benachrichtigung über die Arbeitsdokumente und die Inventarnachricht an die AT.
Es ist möglich, die Funktionsweise von SAF-T (PT) zusammenzufassen: Ausgangsrechnungen (documentos comerciais a clientes), Transportdokumente (documentos de transporte) und Kundenzahlungen werden direkt im Buchhaltungssystem erfasst. Aus den im Buchhaltungssystem verarbeiteten Daten wird eine standardisierte SAF-T (PT)-Datei im XML-Format erstellt. Diese Datei ist die Quelle für die Steuererklärung. Verkäufe werden über das Finanzportal (Portal das Finanças) an die AT übermittelt. Transportdokumente (Transportdokumente: Guia de Remessa, Guia de Transporte, Rechnung) werden an die AT gesendet, nachdem eine standardisierte SAF-T (PT)-Datei im XML-Format erstellt wurde.
In diesem Artikel werden wir die Konzepte von Rechnungs- und Versanddokumenten in der portugiesischen Gesetzgebung untersuchen.
Rechnung und Transportdokument im portugiesischen Recht
In der portugiesischen Gesetzgebung wird die Definition des Transportdokuments in der Verordnung “Regime dos Bens em Circulação“ gegeben. Dementsprechend bedeutet “Transportdokument” (documentos de transporte) Rechnung, Lieferschein (Guia de remessa), Rückgabedokument, Transportdokument/Frachtbrief (Guia de transporte) oder gleichwertige Dokumente.
Es ist in Artikel 36 (5) des Umsatzsteuergesetzes (CIVA-Código do Imposto sobre Valor Agregado) enthalten.
- Name und Sitz des Waren- oder Dienstleistungsanbieters sowie des steuerpflichtigen Empfängers, Firma und Steuernummern der jeweiligen Personen
- Bezeichnung der übertragenen Waren oder Dienstleistungen
- Nettobetrag und andere Faktoren, die in der Steuer enthalten sind
- Steuersatz und zu zahlender Steuerbetrag
- Das Datum der Warenlieferung an den Käufer oder die Zahlung vor der Erbringung der Dienstleistung
ESPAP und E-Rechnung
ESPAP koordiniert die Implementierung der elektronischen Rechnung (Fatura Eletrónica na Administração Pública “FE-AP”) in der öffentlichen Verwaltung. ESPAP entwickelt Werkzeuge zur Unterstützung der Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung und zur Festlegung der technischen und funktionalen Anforderungen. In diesem Zusammenhang kann das FE-AP-Portal von öffentlichen Institutionen genutzt werden und ermöglicht die direkte Integration in die Lösung für das Management finanzieller Ressourcen (GeRFiP-Gestão de Recursos Financeiros) oder jedes Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsystem über das Internet.
Das Ziel war die Unterstützung öffentlicher Institutionen durch den Empfang und die Prüfung von B2G-Rechnungen. Ein weiteres Lösungstool, das B2AP (Business to AP Portal), soll die AP-Lieferanten (Öffentliche Verwaltung) als Mitunternehmer bei der Überwachung der Lieferung und des Fortschritts von elektronischen Rechnungen unterstützen, die an das FE-AP-Portal gesendet werden.
Gemäß den Bestimmungen des Erlasses Nr. 14-A / 2020 müssen Lieferanten der öffentlichen Verwaltung ihre Rechnungen im Format UBL 2.1-CIUS PT gemäß dem angegebenen Format versenden. In diesem Zusammenhang;
- Große Unternehmen bis zum 1. Januar 2021
- Kleine und mittelständische Unternehmen bis zum 1. Juli 2021
- Bis zum 1. Januar 2022 können Kleinstunternehmen und öffentliche Einrichtungen als Auftraggeber keine Rechnungen in einem anderen Format als dem von der portugiesischen Regierung festgelegten europäischen Standard UBL 2.1-CIUS PT erhalten.
Rechnungsportal für E-Rechnungs- und E-Waybill-Transaktionen
In Portugal werden Transaktionen, die sich auf elektronische Rechnungen und elektronische Frachtbriefe beziehen, über https://faturas.portaldasfinancas.gov.pt/. Beispiele für Transportdokumente für verschiedene Phasen werden auf dem Portal veröffentlicht. Sie können das Portal nutzen, um SAFT PT-Dateien zu übermitteln, Rechnungen zu sammeln und auf Funktionen zur Unterstützung der Compliance zuzugreifen. Um all diese Funktionen nutzen zu können, müssen Sie sich bei der portugiesischen Steuer- und Zollbehörde registrieren.
Direkte Stakeholder im E-Rechnungs-Implementierungsprogramm
Die Nutzung elektronischer Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen wird schrittweise von der öffentlichen Hand und ihren Auftragnehmern eingeführt. Kleine und mittlere Unternehmen sind Unternehmen, die durch die Empfehlung 2003/361 der Europäischen Kommission vom 6. Mai 2003 definiert sind.
- Große Unternehmen (P> 250 Personen): Die Nutzung der elektronischen Rechnung ist bis zum 01.01.2021 nicht verpflichtend. Nach dem 01.01.2021 ist die E-Rechnung verpflichtend.
- Mittelständische Unternehmen (250 > P ≥ 50 Personen) und kleine Unternehmen (50 > P ≥ 10 Personen): Die Nutzung der elektronischen Rechnung ist bis zum 1. Juli 2021 nicht zwingend. Nach dem 1. Juli 2021 besteht die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen.
- Kleine Unternehmen (P <10 Personen) und öffentliche Einrichtungen: Die Nutzung von E-Rechnungen ist bis zum 1. Januar 2022 nicht verpflichtend. Nach dem 01.01.2022 sind E-Rechnungen obligatorisch.
Fazit
Das portugiesische Finanzmanagement, das, wie viele EU-Länder, von den Vorteilen der elektronischen Rechnung profitieren möchte, verfügt über eine finanzielle und technische Infrastruktur. Für Großkunden werden Prozesse wie E-Rechnungen und E-Transportdokumente schnell und flexibel online ausgetauscht. Jetzt ist es an der Zeit, diese fortschrittliche Verbesserung auf kleine und mittlere Unternehmen auszuweiten.