Le Brésil a été l'un des pionniers en matière de facturation électronique en Amérique latine – voire dans le monde entier – puisque le pays a introduit un modèle de dédouanement total pour la facturation électronique dès 2005. Bien que les systèmes de dédouanement de la facturation électronique brésilienne soient relativement matures et stables, la réglementation fiscale et le processus de dédouanement des factures électroniques sont toujours considérés comme les plus complexes au monde dans le domaine des Contrôles de Transactions Continues (CTC). Parallèlement, il existe différents types de factures électroniques au Brésil, et les exigences en matière de contenu et de signature numérique varient selon les régions.
1) Différents types de documents
Selon qu'il s'agisse de biens, de services, de transport, de services de fret ou d'électricité, différents types de factures électroniques sont requis :
- Marchandises (NF-e)
- Services (NFS-e)
- Services de transport (CT-e)
- Fret (MDF-e), SPED, REINF
- Alimentation (NF3e)
Non seulement certaines industries exigent des formats XML spécifiques, chacun avec ses exigences quant aux informations qu'il doit contenir, mais de multiples parties sont impliquées avant que la facture électronique ne puisse être émise.
Avant qu'une facture électronique puisse être autorisée par le bureau des impôts responsable de la région du fournisseur, celui-ci doit signer électroniquement la facture. Cela nécessite un certificat numérique, qui est fourni par des organismes de certification locaux brésiliens agréés par l'État.
Tout cela signifie que le contribuable finit par devoir envoyer une énorme quantité de données pour se conformer à la réglementation fiscale.
2) La réglementation s'applique parfois à l'échelle nationale, parfois à l'échelle de l'État, parfois à l'échelle d'une communauté
Le Brésil est une fédération composée de 26 États et d'un district fédéral. Ceux-ci sont couverts par un total de treize secrétariats des finances des États différents (PT : “ Secretaria da Fazenda Estadual – SEFAZ ”). Chaque SEFAZ est responsable de la fourniture de services Web de facturation électronique (WS) aux contribuables enregistrés dans leurs États respectifs sous leur juridiction. Certains SEFAZ utilisent la même plateforme de facturation électronique, tandis que d'autres ont leur propre plateforme. Quiconque a suivi la mise en œuvre récente de la facturation électronique B2G en Allemagne reconnaîtra certains parallèles dans la complexité causée par les réglementations et les portails mis en œuvre au niveau du pays.
Pour illustrer la diversité, voici quelques exemples :
En règle générale, une NF-e est une facture électronique émise pour les transactions portant sur des biens physiques. Ces transactions sont imposées au niveau de l'État. La NF-e est soumise au même ensemble de règles dans tout le pays, quel que soit le lieu d'origine ou de destination de la livraison.
Une NFS-e est une facture électronique émise pour les transactions impliquant des services. Ces transactions sont taxées dans environ 5 500 municipalités et villes du Brésil. Cependant, les exigences concernant la NFS-e varient également d'une municipalité à l'autre. Cela rend la conformité des factures électroniques de services aux exigences légales et fiscales spécifiées par le portail de l'autorité fiscale régionale respective, un véritable défi. L'envoi automatisé des factures de services nécessite une intégration de services Web. Les fournisseurs doivent également émettre des factures provisoires (Recibo Provisório de Serviço ou RPS). Certaines municipalités exigent que le RPS soit signé électroniquement (par exemple, São Paulo). Certaines municipalités utilisent des certificats numériques pour l'authentification des services Web (par exemple, Rio de Janeiro) ou simplement pour l'accès au portail municipal.
Une fois le RPS approuvé, il doit être converti en facture électronique NFS. Il n'y a pas de temps à perdre, car les délais légaux varient d'une municipalité à l'autre et si la NFS-e n'est pas établie à temps, cela peut entraîner une amende.
3) Des versions PDF des factures électroniques XML sont également requises
Non seulement la facture électronique suit une structure XML spécifique, prescrite par la loi, mais il en va de même pour les versions PDF.
Lorsque les marchandises sont en transit, elles doivent être accompagnées de la version PDF de la facture électronique XML. Il existe plusieurs structures spécifiques,
DANFE pour NF-e, DACTE pour CT-e et DANF3E pour NF3e.
4) Les factures électroniques doivent être archivées électroniquement
Selon la loi fiscale brésilienne, les factures doivent être archivées électroniquement pendant 5 ans.
Ces documents doivent être des documents XML autorisés par la SEFAZ et signés. Le DANFE doit être sauvegardé au format PDF en cas de problèmes avec la facture elle-même.
5) Lorsque la facture est finalement émise, l'acheteur doit la valider
Une fois que l'acheteur a reçu la facture, il doit la valider avant qu'elle ne puisse être reconnue comme un document pouvant être déduit fiscalement. En plus de la validation de la facture, les acheteurs de certains secteurs doivent également émettre une confirmation. Il s'agit de la Manifestação do Destinatário (accusé de réception). Dans laquelle l'acheteur indique si la facture couvre ce qui a été livré. Ceci est uniquement transmis à l'administration fiscale, et non à l'expéditeur.
* Il a été traduit en anglais à partir de https://blog.seeburger.com