Brasilien war einer der Pioniere im Bereich der E-Rechnungsstellung in Lateinamerika – und weltweit –, da das Land bereits 2005 ein vollständiges Abwicklungsmodell für E-Rechnungen einführte. Obwohl die brasilianischen E-Rechnungsstellungs-Abwicklungssysteme relativ ausgereift und stabil sind, gelten sowohl die Steuerbestimmungen als auch der Abwicklungsprozess für E-Rechnungen im Bereich der Continuous Transaction Controls (CTC) nach wie vor als die komplexesten der Welt. Gleichzeitig gibt es in Brasilien unterschiedliche Arten von E-Rechnungen, und die Anforderungen an Inhalt und digitale Signatur variieren je nach Region.
1) Verschiedene Dokumenttypen
Je nachdem, ob es sich um Waren, Dienstleistungen, Transport, Frachtdienste oder Strom handelt, sind unterschiedliche Arten von E-Rechnungen erforderlich:
- Waren (NF-e)
- Dienstleistungen (NFS-e)
- Transportdienstleistungen (CT-e)
- Fracht (MDF-e), SPED, REINF
- Netzteil (NF3e)
Nicht nur bestimmte Branchen erfordern spezifische XML-Formate mit jeweils eigenen Anforderungen an die darin enthaltenen Informationen, sondern auch mehrere Parteien sind involviert, bevor die elektronische Rechnung freigegeben werden kann.
Bevor eine elektronische Rechnung vom zuständigen Finanzamt für die jeweilige Region des Lieferanten genehmigt werden kann, muss der Lieferant die Rechnung elektronisch signieren. Hierfür ist ein digitales Zertifikat erforderlich, das von staatlich anerkannten lokalen brasilianischen Zertifizierungsstellen ausgestellt wird.
Das alles bedeutet, dass der Steuerzahler eine riesige Menge an Daten übermitteln muss, um die Steuervorschriften einzuhalten.
2) Vorschriften gelten manchmal landesweit, manchmal auf Bundeslandebene, manchmal auf Gemeindeebene
Brasilien ist eine Föderation, die aus 26 Bundesstaaten und einem Bundesdistrikt besteht. Diese werden von insgesamt dreizehn verschiedenen staatlichen Finanzämtern (PT: “Secretaria da Fazenda Estadual – SEFAZ”) abgedeckt. Jede SEFAZ ist dafür verantwortlich, registrierten Steuerzahlern in ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich elektronische Rechnungsstellungs-Webdienste (WS) bereitzustellen. Einige SEFAZ nutzen dieselbe E-Invoicing-Plattform, während andere ihre eigene Plattform haben. Wer die jüngste Einführung der B2G-E-Invoicing in Deutschland verfolgt hat, wird einige Parallelen in der Komplexität erkennen, die durch die auf Länderebene implementierten Vorschriften und Portale verursacht werden.
Zur Veranschaulichung der Vielfalt hier einige Beispiele:
Als Regel handelt es sich bei einer NF-e um eine elektronische Rechnung, die für Transaktionen mit physischen Waren ausgestellt wird. Diese Transaktionen werden auf Landesebene besteuert. Die NF-e unterliegt im ganzen Land denselben Regeln, unabhängig von der Gemeinde oder dem Bundesstaat, aus dem die Lieferung stammt oder für den sie bestimmt ist.
Eine NFS-e ist eine E-Rechnung, die für Transaktionen mit Dienstleistungen ausgestellt wird. Diese Transaktionen werden auf Ebene von etwa 5500 Gemeinden und Städten in Brasilien besteuert. Die Anforderungen für die NFS-e variieren jedoch auch von Gemeinde zu Gemeinde. Dies stellt eine echte Herausforderung dar, E-Rechnungen für Dienstleistungen so zu gestalten, dass sie die gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen des Portals der jeweiligen regionalen Steuerbehörde erfüllen. Das automatisierte Versenden von Dienstleistungsrechnungen erfordert eine Web-Service-Integration. Lieferanten müssen auch vorläufige Rechnungen (Provisional Receipt of Service oder RPS) (Recibo Provisório de Serviço) ausstellen. Einige Gemeinden verlangen, dass die RPS elektronisch signiert wird (z. B. Sao Paulo). Einige Gemeinden verwenden digitale Zertifikate zur Authentifizierung für den Web-Service (z. B. Rio de Janeiro) oder nur für den Zugang zum kommunalen Portal.
Sobald die RPS genehmigt ist, muss sie in die NFS-E-Rechnung umgewandelt werden. Es gibt keine Zeit zu verlieren, da die gesetzlichen Fristen von Gemeinde zu Gemeinde unterschiedlich sind und wenn die NFS-E nicht rechtzeitig erstellt wird, kann dies zu einer Geldstrafe führen.
3) PDF-Versionen von XML-Rechnungen sind ebenfalls erforderlich
Nicht nur die elektronische Rechnung folgt einer spezifischen, gesetzlich vorgeschriebenen XML-Struktur, sondern auch PDF-Versionen.
Wenn Waren unterwegs sind, müssen sie von einer PDF-Version der XML-Rechnung begleitet werden. Es gibt mehrere spezifische Strukturen.,
DANFE für NF-e, DACTE für CT-e und DANF3E für NF3e.
4) E-Rechnungen müssen elektronisch archiviert werden
Nach brasilianischem Steuerrecht müssen Rechnungen 5 Jahre lang elektronisch archiviert werden.
Diese müssen von der SEFAZ autorisierte, signierte XML-Dokumente sein. DANFE muss im PDF-Format gespeichert werden, falls es Probleme mit der Rechnung selbst gibt.
5) Bei Ausstellung der Rechnung muss der Käufer diese validieren
Sobald der Käufer die Rechnung erhalten hat, muss er diese validieren, bevor sie als steuerlich abzugsfähiges Dokument anerkannt werden kann. Neben der Validierung der Rechnung müssen Käufer in bestimmten Branchen auch eine Bestätigung ausstellen. Sie ist bekannt als Manifestação do Destinatário (Empfangsbestätigung). Darin erklärt der Käufer, ob die Rechnung das Gelieferte abdeckt. Dies geht nur an die Steuerbehörden, nicht an den Absender.
* Es wurde ins Englische übersetzt aus https://blog.seeburger.com