Spanischer E-Invoicing-Prozess

E-Invoicing ist in Spanien für B2G-Transaktionen seit 2015 obligatorisch. Alle öffentlichen Einrichtungen sind verpflichtet, alle Rechnungen diskriminierungsfrei über einen einzigen Eingangspunkt zu empfangen. Der Name dieses gemeinsamen Eingangspunkts ist FACe. Gemäß dem Gesetz müssen alle Rechnungen, die an öffentliche Einrichtungen gesendet werden, elektronisch, in einem strukturierten Format (Facturae V3.2.X) und mit einer elektronischen Signatur auf Basis eines qualifizierten Zertifikats übermittelt werden. Öffentliche Verwaltungen empfangen und verarbeiten diese Rechnungen elektronisch. Verwaltungen können jedoch unter bestimmten Bedingungen auch gedruckte Rechnungen akzeptieren (z. B. wenn der Betrag weniger als 5.000 Euro beträgt).

Was ist das FACe-System?

FACe ermöglicht den Versand und die Nachverfolgung von E-Rechnungen, die an Tausende von öffentlichen Verwaltungen gesendet werden, die mit dem System verbunden sind. Die Generalstaatsverwaltung bietet FACe als kostenlosen Dienst für alle öffentlichen Einrichtungen an. Die Nutzung von FACe ist für die Zentralregierung verpflichtend und für Regional- und Lokalverwaltungen optional. Mehr als 8.000 öffentliche Verwaltungen nutzen FACe, darunter 16 der 17 autonomen Gemeinschaften, mehr als 8.000 lokale Gebietskörperschaften und alle öffentlichen Stellen der Generalstaatsverwaltung (aktualisierte Daten sind über das Observatorium der öffentlichen Verwaltung OBSAE verfügbar).

Allgemeiner Eingang für elektronische Rechnungen / Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas

Am 29. September 2022 hat die spanische Regierung das Gesetz 18/2022 zur Schaffung von Arbeitsplätzen und zum Wachstum (“Crea y Crece”) veröffentlicht, das die notwendigen Maßnahmen zur Unterstützung des Unternehmenswachstums enthält. Dieses Gesetz ist eine Maßnahme, die den Weg für die Einführung von B2B-elektronischen Rechnungen in Spanien ebnet. Gemäß dem Gesetz müssen alle B2B-Transaktionen ausschließlich durch elektronische Rechnungen belegt werden, und die von den Steuerpflichtigen zur Erstellung, Verarbeitung und Überprüfung dieser Rechnungen verwendeten Softwarelösungen müssen von der Steuerverwaltung genehmigt werden. Das Gesetz umfasst alle spanischen Unternehmen und Einzelpersonen, die zur Mehrwertsteuerpflicht gehören, bei der Erstellung und dem Empfang von elektronischen Rechnungen. Diese Regelung wird ab Juli 2024 für Großunternehmen mit einem Jahresumsatz von über 8 Millionen Euro wirksam, und die Anwendung der E-Rechnung wird bis 2026 fortgesetzt. Die Schwelle wird schrittweise gesenkt und die Abdeckung wird im Laufe der Zeit erweitert, um alle anderen Steuerpflichtigen abzudecken. Durch die Implementierung der E-Rechnungsstellung auf subzentraler Ebene werden operative Einsparungen, eine Reduzierung des Verwaltungsaufwands und eine Optimierung der Zahlungsfristen angestrebt.

Spanien E-Rechnungsfristen

Das Gesetz auferlegt sowohl Unternehmen, die Rechnungen senden und empfangen, als auch Anbietern, die elektronische Rechnungsdienste erbringen, bestimmte Verpflichtungen. Einige davon:

• Unternehmer sind verpflichtet, elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmern und Freiberuflern auszustellen, zu übermitteln und zu empfangen.
• Absender und Empfänger müssen Informationen über den Status von Rechnungen bereitstellen.
• Technologieanbieter sind verpflichtet, kostenlose Zusammenschaltung und Interoperabilität zwischen Technologielösungen oder Plattformen bereitzustellen. Das Verfahren zur Akkreditierung der Zusammenschaltung und Interoperabilität wird durch Verordnung geregelt.
• Empfänger müssen elektronische Rechnungen 4 Jahre lang zugänglich halten. Wenn die Empfänger von elektronischen Rechnungen keine Kunden der sendenden Unternehmen mehr sind, kann der Zugang für 3 Jahre ab Vertragsende gewährt werden.
• Zugriff, Anzeige, Herunterladen und Ausdrucken elektronischer Rechnungen sind für Empfänger gestattet und werden erleichtert.

Was ist das FACeB2B System?

Das spanische Ministerium für Industrie bietet kostenlose Software zur Erstellung und Verwaltung elektronischer Rechnungen an, was insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen nützlich ist, die eine begrenzte Anzahl elektronischer Rechnungen verarbeiten. Darüber hinaus steht seit 2018 FACEB2B, eine zusätzliche Plattform zur Verwaltung elektronischer Rechnungen zwischen Auftragnehmern und Unterauftragnehmern der öffentlichen Verwaltung, zur Verfügung. Diese Plattform ist ebenfalls kostenlos und verwendet dieselben Formate und Schnittstellen wie die entsprechende Regierungsplattform. Infolgedessen ist die Verwendung von E-Rechnungen im B2B-Bereich seit einiger Zeit erlaubt und gefördert, obwohl sie noch nicht verpflichtend ist.

Was sind die Grundfunktionen des FACeB2B-Systems?

FACeB2B bietet Unternehmen eine Webservices-Schnittstelle, die eine Integration mit dem System ermöglicht. Diese Schnittstelle bietet viele Funktionen wie das Erstellen, Stornieren, Herunterladen und Überwachen des Rechnungsstatus. Das Webportal bietet zwei verschiedene Zugänge für den Kunden und das abrechnende Unternehmen. Zusätzlich wird das Portal eine Asset-Suchmaschine basierend auf Firmennummer, Name und Code anbieten, ähnlich der Suchmaschine des DIRe-Systems.

FACeB2B System

Wie registriere ich mich bei FACeB2B und sende eine Rechnung?

Wenn ein Unternehmen FACeB2B nutzen möchte, muss es sich zunächst im System registrieren. Dies erfordert einen DIRe-Code. Ein DIRe-Code ist ein Code, der einem Unternehmen zugewiesen wird, damit es elektronische Rechnungen über den öffentlichen Eingang von FACeB2B empfangen kann. Hierfür muss das empfangende Unternehmen bei FACeB2B registriert sein und den DIRe-Code registrieren. Dieser Code ist in der Regel Ihre NIF (NIF ist ein Code, der bei der Angabe der Daten sowohl des Ausstellers als auch des Empfängers einer Rechnung erforderlich ist, gefolgt von vier Nullen).

DIRe Code

Im Gegensatz zu FACe muss man mit einem Dienstleister zusammenarbeiten, um von allen Vorteilen von FACeB2B zu profitieren. Der Dienstleister muss zudem bei DIRe und FACeB2B registriert sein. Darüber hinaus muss das betreffende Unternehmen seinen Dienstleister bei der Registrierung als ESF (Empresa de Servicios de Facturación-Rechnungsservice-Anbieter) autorisieren.

Endlich ist es möglich, Rechnungen in einem bestimmten Format nur aus einem ERP-System wie SAP oder Microsoft Dynamics NAV zu exportieren. Dies erfordert einen spezialisierten EDI-Anbieter.

Welche Formate sind für die elektronische Rechnung erforderlich?

1. Das Facturae-Format wird für B2G-Beziehungen verwendet. Dies ist ein XML-basierter nationaler Standard (in Verbindung mit einer E-Signatur gemäß dem XAdES-Standard).
2. Das Format von B2B-E-Rechnungen in Spanien muss dem Standard EN 16931 entsprechen. Folgendes wird akzeptiert:

• CII Sektorweite CEFACT/UN Rechnungs-XML-Nachrichten,
• UBL-Rechnungs- und Gutschriftsnachrichten gemäß ISO/IEC 19845:2015
• EDIFACT-Rechnungsnachrichten konform mit ISO 9735,
• Facturae-Nachrichten. (Rechnungsversion zwischen Unternehmen und Freiberuflern)

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