Facturation électronique Malaisie et Melasoft Solution
1. Comprendre la facturation électronique obligatoire
La facturation est essentielle à toute entreprise, mais les méthodes de facturation traditionnelles basées sur le papier sont souvent longues et sujettes aux erreurs. Dans le contexte de l'avancement de la technologie numérique et des nouvelles réglementations gouvernementales, la facturation électronique a pris de l'importance. Le gouvernement malaisien a l'intention de mettre en œuvre la facturation électronique par étapes, conformément au douzième plan de la Malaisie, afin de soutenir la croissance de l'économie numérique et d'améliorer l'efficacité de la gestion de l'administration fiscale en Malaisie. Dans cet article, nous allons plonger dans le monde de la facturation électronique en Malaisie à travers des questions sur la mise en œuvre de la facturation électronique en Malaisie.
Avantages de la facturation électronique
2. Qu'est-ce que la facturation électronique en Malaisie ?
La facturation électronique, ou "e-invoicing", est un système où les factures sont émises, reçues et traitées numériquement et implique l'échange électronique de factures entre fournisseurs et acheteurs. La facturation électronique révolutionne les processus de facturation traditionnels en passant des formats papier à des formats entièrement numériques. Alors que la Malaisie progresse vers la facturation électronique obligatoire, la conformité vise à créer un écosystème de facturation plus efficace et précis, au profit des entreprises de toutes tailles à l'ère numérique.
3. Quelle est la chronologie mise à jour pour la mise en œuvre de la facturation électronique ?
L'IRBM prévoit de mettre en œuvre la facturation électronique progressivement par étapes afin d'assurer une transition en douceur. Selon le nouveau plan de mise en œuvre, la facturation électronique sera obligatoire pour les contribuables dont le revenu ou le chiffre d'affaires annuel dépasse 100 millions de RM, à compter du 1er août 2024, au lieu du 1er juin 2024. Facturation électronique la mise en œuvre pour les contribuables dans d'autres catégories de revenus se fera par étapes, avec une mise en œuvre complète prévue pour le 1er juillet 2025. Les détails de la mise en œuvre sont les suivants.
4. Facturation électronique en Malaisie : un guide étape par étape
Actuellement, La facturation électronique de la Malaisie Le cadre en est encore à ses débuts, manquant de réglementations spécifiques, d'infrastructures standardisées ou de formats et de signatures électroniques obligatoires. Le système actuel fonctionne volontairement, l'adoption des factures électroniques étant subordonnée à l'accord de l'acheteur et du vendeur. Cependant, avec l'imminence de l'obligation de facturation électronique, ces pratiques sont appelées à se transformer.
Émission de facture : Chaque facture émise doit contenir des détails essentiels tels que les noms officiellement enregistrés des parties impliquées, les identifiants uniques de facture et les taxes de vente et de service applicables.
Conversion de factures en XML : C'est une exigence de l'Inland Revenue Board (IRB) que les factures soient vérifiées au format XML. Bien que les émetteurs aient la capacité de générer des factures directement en XML, une conversion en PDF ou Word peut être nécessaire lorsque le système du destinataire n'est pas équipé pour gérer les documents XML.
Vérification et autorisation Les factures sont soumises à l'API de la CIR pour autorisation officielle, garantissant qu'elles répondent aux critères requis de validité.
Implémentation de code QR : Une étape obligatoire pour toutes les factures électroniques est l’inclusion d’un code QR, qui fournit un lien direct vers les détails de la facture sur la plateforme de l’ITR, facilitant ainsi le processus de vérification de l’acheteur dans le cadre des réglementations à venir.
Envoi de la facture à l'acheteur : La livraison de la facture à l'acheteur peut être exécutée par le biais du réseau Peppol. Par ailleurs, le portail myTax proposera des alternatives pour l'émission et la réception de factures électroniques.
Rétention et archivage : Les factures électroniques doivent être conservées pendant une période de sept ans, avec la possibilité de les stocker à l'étranger, sous réserve de l'approbation du Directeur général des douanes royales malaisiennes.
5. Comment fonctionne la facturation électronique ?
Le système de facturation électronique est une solution numérique qui permet le transfert transparent des informations de facturation entre un expéditeur (généralement un fournisseur) et un destinataire (généralement un client). Voici un guide étape par étape pour comprendre le mécanisme de facturation électronique illustré dans l'image :
Étape 1 : Création de la facture par l'expéditeur : Le processus commence par la création d'une facture par l'expéditeur à l'aide de son logiciel de comptabilité ou de son système de planification des ressources d'entreprise (ERP). Cette facture numérique comprend tous les détails de transaction nécessaires, tels que la description des biens ou services, les prix, les taxes et les informations de paiement.
Étape 2 : Point d'accès de l'expéditeur : Une fois la facture créée, elle est transmise en toute sécurité au point d'accès de l'expéditeur. Le point d'accès de l'expéditeur agit comme un intermédiaire, garantissant que la facture est dans le bon format et prête à être envoyée via le réseau de facturation électronique. Ce point d'accès est généralement un fournisseur de services connecté au réseau national ou international de facturation électronique.
Étape 3 : Réseau de facturation électronique : La facture est ensuite envoyée via le réseau de facturation électronique. Ce réseau est une plateforme numérique qui offre un moyen sécurisé et standardisé pour l'échange de factures entre différents systèmes comptables, garantissant l'interopérabilité et l'intégrité des données.
Étape 4 : Point d'accès du destinataire : En atteignant le point d'accès du destinataire, la facture subit une vérification afin de s'assurer qu'elle correspond aux exigences et aux normes du destinataire. Tout comme le point d'accès de l'expéditeur, il s'agit également d'un service qui connecte le destinataire au réseau de facturation électronique.
Étape 5 : Réception de la facture par le destinataire : Finalement, la facture arrive dans le logiciel de comptabilité ou le système ERP du destinataire de manière système à système, c'est-à-dire sans aucune saisie manuelle. Le destinataire peut alors examiner la facture électronique, qui est pré-remplie avec toutes les informations nécessaires, et l'approuver pour paiement.
6. Variétés de factures électroniques en Malaisie
Avec l'avènement de la facturation électronique en Malaisie, divers documents financiers traditionnels passeront à des formats numériques. Voici les types de documents électroniques anticipés :
I. Factures : L'élément fondamental de la facturation électronique, la facture, documente une transaction de vente et les détails associés entre acheteurs et fournisseurs. Cette catégorie comprend également la pratique de l'auto-facturation.
II. Notes de crédit : Réservées à l'émission par les fournisseurs, les notes de crédit ajustent les transactions à la baisse. Elles sont généralement utilisées pour corriger des écarts dans la facture électronique d'origine, et non pour des remboursements monétaires effectifs.
III. Notes de débit : Le pendant des notes de crédit, les notes de débit sont émises lorsqu'il y a une augmentation de la valeur de la transaction, reflétant des frais supplémentaires ou des ajustements.
IV. Notes de remboursement : Émises par les fournisseurs pour confirmer le remboursement d'un paiement, les factures électroniques de remboursement servent de document officiel du remboursement effectué à un client, garantissant la transparence et facilitant les audits financiers.
7. Champ d'application de la facturation électronique en Malaisie
Le cadre de la facturation électronique en Malaisie est conçu pour englober une variété de transactions, notamment :
- Affaires à entreprises (A2E),
- Commerce de détail aux consommateurs (B2C), et
- Business-to-Government (B2G), avec des flux de facturation électronique B2G qui reflètent ceux des transactions B2B.
Applicable à l'ensemble des transactions commerciales, la facturation électronique est pertinente tant pour la vente de biens et services que pour certaines transactions non commerciales entre particuliers.
Pour les transactions B2C, bien qu'il ne soit pas obligatoire pour les vendeurs d'émettre des factures électroniques aux consommateurs finaux, des factures ou reçus standard sont attendus. Par la suite, les vendeurs sont chargés de consolider ces documents en une facture électronique unique après une durée déterminée.
8. Options de soumission des factures électroniques en Malaisie
Les entreprises opérant en Malaisie disposent de plusieurs méthodes pour soumettre des factures électroniques :
Portail MyInvois fourni par l'IRBM : Ce portail convivial est ouvert à toutes les entreprises et s'adresse particulièrement aux sociétés traitant un nombre modeste de transactions, ce qui en fait un excellent choix pour les micro, petites et moyennes entreprises (MPME).
Interface de programmation d'application (API) : Pour ceux qui préfèrent une approche plus intégrée, des API sont disponibles aux formats XML ou JSON. La mise en œuvre d'une solution API implique un investissement technologique et des ajustements aux systèmes existants, mais pour les grandes entreprises gérant un volume élevé de factures, elle représente la méthode la plus efficace de soumission de factures électroniques.
9. Validation de la facture
Les certificats numériques seront délivrés aux contribuables pour leur permettre de joindre des signatures numériques à leurs factures électroniques. Une fois validée par le système MyInvois, le fournisseur recevra une facture électronique validée avec les informations suivantes :
- Numéro d'identifiant unique IRBM
- Date et heure de validation et
- Lien de validation via API.
Lors de la validation, le fournisseur est tenu de partager la facture électronique validée avec l'acheteur après avoir intégré le lien validé sous forme de code QR sur la facture électronique.
10. Champs XML (53 champs de données dans 9 catégories)
Dans le domaine des transactions numériques, le format de facture électronique XML de la Malaisie est méticuleusement structuré en neuf catégories fondamentales, comprenant 53 champs de données spécifiques. Des éléments clés tels que ‘Adresse’, ‘Détails de l'entreprise’ et ‘Numéro de contact’ fournissent des informations essentielles de contact et d'identification. ‘Détails des parties’ et ‘Parties’ offrent un aperçu complet des participants à la transaction, tandis que ‘Détails de la facture’ et ‘Informations de paiement’ décrivent les aspects financiers de l'opération. La liste des ‘Produits/Services’ détaille les éléments transactionnels, et chaque facture électronique est identifiée de manière unique pour des raisons de traçabilité et de vérification, grâce au ‘Numéro d'identification unique’. Ces catégories garantissent collectivement que toutes les factures électroniques sont détaillées, précises et conformes aux normes de facturation électronique malaisiennes.
11. Composants essentiels d'un SDK de facturation électronique
Dans le domaine des transactions numériques, le format de facture électronique XML de la Malaisie est structuré en neuf catégories fondamentales, comprenant 53 champs de données spécifiques. Des éléments clés tels que ‘ Adresse ’, ‘ Détails de l'entreprise ’ et ‘ Numéro de contact ’ fournissent des informations essentielles sur les contacts et l'identification. ‘ Détails des parties ’ et ‘ Parties ’ offrent une vue d'ensemble complète des participants à la transaction, tandis que ‘ Détails de la facture ’ et ‘ Informations de paiement ’ décrivent les aspects financiers de l'accord. La liste des ‘ Produits/Services ’ détaille les éléments transactionnels, et chaque facture électronique est identifiée de manière unique pour assurer la traçabilité et la vérification, grâce à l‘’ Numéro d'identification unique ». Ces catégories garantissent collectivement que toutes les factures électroniques sont détaillées, précises et conformes aux normes de facturation électronique malaisiennes.
12. Quelles sont les étapes clés du flux de travail pour la facturation électronique en Malaisie ?
Le système de facturation électronique malaisien est un processus numérique rationalisé conçu pour faciliter des transactions efficaces et sécurisées entre les fournisseurs et les acheteurs. Voici comment il fonctionne :
1. Émission de facture électronique : Les fournisseurs créent une facture électronique suite à une vente ou une transaction et la soumettent à l'IRBM (Malaysian Inland Revenue Board) pour validation via le portail MyInvois ou via une API.
2. Validation de la facture électronique: L'IRBM procède à une validation en temps réel pour garantir que la facture électronique respecte les normes et critères établis. Une validation réussie entraîne la délivrance d'un numéro d'identification unique au fournisseur, ce qui améliore la traçabilité et réduit le risque de falsification.
3. Notification de facture électronique validée : Le fournisseur et l'acheteur sont tous deux informés via le portail MyInvois ou les API une fois la facture électronique validée, garantissant ainsi que les deux parties sont informées.
4. Partage de la facture électronique : Le fournisseur doit ensuite partager la facture électronique validée, qui comprend un code QR, avec l'acheteur. Ce code QR permet à l'acheteur de vérifier l'existence et le statut de la facture électronique via le portail MyInvois.
5. Rejet ou annulation de la facture électronique : Les acheteurs disposent d'un délai spécifique pour demander le rejet de la facture électronique, tandis que les fournisseurs peuvent annuler la facture électronique si nécessaire. Ces actions doivent être justifiées et communiquées de manière appropriée.
6. Portail MyInvois : Le fournisseur et l'acheteur peuvent accéder à un résumé des transactions de factures électroniques via le portail MyInvois, offrant ainsi un aperçu complet des activités de facturation.
Flux de travail pour la facturation électronique en Malaisie
13. Quels sont les avantages de l'adoption de la facturation électronique en Malaisie ?
Efficacité améliorée : La facturation électronique élimine le besoin de saisie manuelle des données et réduit les risques d'erreurs. Cela permet des délais de traitement plus rapides, autorisant ainsi les entreprises à allouer leurs ressources plus efficacement.
Économies de coûts : En éliminant les coûts de papier, d'impression et d'affranchissement liés à la facturation traditionnelle, les entreprises peuvent réduire considérablement leurs charges d'exploitation.
Paiements instantanés : La facturation électronique accélère le cycle de paiement. Avec des factures livrées électroniquement et avec précision, le délai entre l'envoi d'une facture et la réception du paiement est raccourci.
Impact environnemental réduit : Passer au sans papier avec la facturation électronique contribue à un environnement plus vert en réduisant le gaspillage de papier et la consommation d'énergie.
Conformité et précision Les systèmes de facturation électronique comportent souvent des contrôles de validation intégrés, garantissant la conformité des factures aux exigences réglementaires et réduisant la probabilité d'erreurs.
Directives sur la facturation électronique par le Conseil des impôts de Malaisie (IRBM)
Pour moderniser et améliorer les pratiques financières, le Inland Revenue Board of Malaysia (IRBM) a mis en œuvre des mesures complètes Instructions relatives à la facturation électronique.
Ceci est conçu comme une approche systématique pour les entités passant de la facturation papier conventionnelle à une méthodologie de facturation électronique numérisée.
14. Quels sont les détails enregistrés dans la base de données des factures électroniques de l'IRBM ?
Chaque facture électronique doit contenir un ensemble de détails essentiels pour être stockée dans la base de données de l'IRBM (Inland Revenue Board of Malaysia). Ces informations sont essentielles pour confirmer l'authenticité de la facture électronique, maintenir son intégrité et permettre sa traçabilité. De plus, ces détails sont essentiels pour que les autorités fiscales vérifient l'exactitude des déclarations fiscales.
Données de facture principales : Ceci englobe l'identifiant unique de la facture, son type, son objectif et sa date d'émission.
Détails du vendeur et du client : Les informations vitales telles que les numéros d'identification fiscale (NIF), les noms, les adresses, les adresses e-mail, les codes et descriptions MSIC, les sites Web, le personnel de contact, les numéros de téléphone, les numéros d'identification d'entreprise ou d'individu, les numéros d'enregistrement SST, les devises de transaction et les taux de change sont inclus.
Spécificités du produit ou du service : Descriptions détaillées, quantités, unités de mesure (UOM), prix unitaires, remises, classifications fiscales, codes, taux, montants, codes tarifaires, ainsi que le sous-total, le total avant impôts et le total après impôts pour chaque article listé sont méticuleusement détaillés.
Données de vérification Des points de données tels que le numéro d'identification unique de l'IRBM, l'horodatage de la validation et le statut de vérification de la facture sont enregistrés.
Authentification numérique : Les contribuables reçoivent des certificats numériques qui leur permettent d'apposer une signature numérique vérifiable sur chaque facture électronique, garantissant ainsi l'authenticité des données.
Informations supplémentaires (facultatif) : D'autres informations, facultatives, peuvent être indiquées, telles que le mode de paiement, les coordonnées bancaires du fournisseur, les conditions de paiement, le montant versé, la date de paiement et les numéros de référence des paiements et des factures, ainsi que toute autre information pertinente.
15. Qu'est-ce que le cadre Peppol en Malaisie ?
La décision de la Malaisie d'adopter la norme de facturation électronique Peppol s'explique en grande partie par ses antécédents éprouvés, sa capacité d'intégration transparente et sa conformité aux normes internationales. Reconnu pour sa structure robuste et son efficacité opérationnelle, le cadre Peppol est la norme mondiale de référence, ayant été adopté par plus de 20 pays pour ses processus de facturation électronique fiables et rationalisés.
Suite à la configuration envisagée, la Malaisie adoptera un modèle hybride combinant le Contrôle Continu des Transactions (CTC) et le réseau Peppol. En substance, cela signifie que l'IRBM examinera et authentifiera les factures avant leur envoi aux acheteurs. Les factures approuvées seront munies d'un Numéro d'Identification Unique, ainsi que de l'horodatage de validation et d'un lien de vérification, le tout diffusé via une API. Par la suite, l'IRBM émettra des notifications à l'émetteur et au destinataire par courriel. Les contribuables auront la flexibilité de choisir Peppol parmi d'autres canaux disponibles pour l'échange de factures. Dans les cas où Peppol n'est pas utilisé, un système d'échange électronique intégré et automatisé sera toujours opérationnel.
L'intégration de l'API facilite une connexion directe pour que les contribuables soumettent des factures électroniques à l'IRBM. Il existe plusieurs voies de transmission de factures électroniques via l'API, qui comprennent :
- La liaison directe du système ERP du contribuable avec le Système MyInvois.
- Utilisation de prestataires de services accrédités Peppol.
- Recours à des services technologiques alternatifs, autres que Peppol.
16. En quoi MELASOFT peut-il vous aider ?
Grâce à la solution de facturation électronique Melasoft pour la Malaisie, vous pouvez établir des factures conformes aux exigences techniques du système de l'Inland Revenue Board (IRB) et à la législation malaisienne, ce qui est obligatoire pour les entreprises qui exercent ou comptent exercer des activités commerciales en Malaisie. Vous pouvez gérer l'intégralité de vos processus de facturation B2G et B2B au sein même du système de facturation électronique, créer des factures, les archiver automatiquement et effectuer la procédure de signature légale.
La solution de facturation électronique Melasoft pour la Malaisie comprend un examen des processus comptables des entreprises commerçant avec la Malaisie et la préparation et l'analyse pour l'intégration avec le système de facturation électronique de l'IRB. De plus, la solution Melasoft permet d'identifier les domaines nécessitant des changements, la saisie obligatoire de données, les politiques et procédures pour les personnes responsables, les contrôles internes, l'intégration de la norme malaisienne de facturation électronique avec le système SAP, la facturation électronique pour les normes XML, JSON et UBL.
Conclusion
Le processus de facturation électronique est automatisé et sécurisé, ce qui réduit le risque d'erreurs et accélère le cycle de paiement. L'émetteur et le destinataire doivent tous deux disposer de points d'accès connectés au réseau de facturation électronique pour envoyer et recevoir des factures électroniques. Le système rationalise le processus de facturation, permettant un flux de travail plus efficace pour les comptes fournisseurs et les comptes clients. Alors que nous abordons la nouvelle frontière de la finance numérique, la solution de facturation électronique de Melasoft offre un mélange harmonieux de conformité et d’innovation. Nous considérons l’obligation de facturation électronique en Malaisie non seulement comme une exigence réglementaire, mais aussi comme un catalyseur de la transformation des entreprises.
Références : https://www.hasil.gov.my/en/e-invoice/