Facturation électronique Australie

Introduction

Avec le développement rapide des technologies de l'information, un énorme changement s'est opéré dans les processus d'entreprise, passant des systèmes manuels aux systèmes électroniques. À cet égard, les applications de facturation électronique ont rapidement évolué, et les gouvernements ont commencé à mettre en œuvre des projets de facturation électronique couvrant toutes les transactions commerciales entre les gouvernements et les entreprises.

Facturation électronique en Australie

L'Australie a adopté le cadre Peppol comme norme et réseau communs pour la facturation électronique. OpenPeppol autorise divers pays à gérer le cadre Peppol pour leurs membres. En Australie, l'ATO est l'Autorité Peppol. — B2G : Peppol — B2B : N/A

Archivage et portée

Vous devez conserver tous les documents relatifs à la création, à l'exploitation, à la modification et à la vente ou à la fermeture de votre entreprise qui sont pertinents pour vos affaires fiscales et de retraite. Les informations pertinentes de vos registres ne doivent pas être modifiées (par exemple, en utilisant des outils électroniques de suppression des ventes) et doivent être stockées d'une manière qui protège les informations contre toute modification ou le registre contre tout dommage. Vous devez conserver la plupart des registres pendant 5 ans. Vous devez être en mesure de montrer à l'ATO vos registres s'ils vous les demandent. Vos registres doivent être en anglais ou être facilement convertibles en anglais.

Les factures électroniques, les notes de crédit, les avis de paiement, les bons de commande, les réponses aux commandes, les avis d'expédition et les catalogues sont les types de documents pouvant être traités par Peppol.

Chronologie et format

En ce qui concerne les transactions interentreprises, le gouvernement australien a l'intention de rendre la facturation électronique obligatoire en plusieurs phases en fonction de la taille de l'entreprise. Trois phases ont été proposées :

1️⃣ À partir du 1er juillet 2023, les entreprises ont pu demander à leurs grands partenaires commerciaux de leur envoyer leurs factures électroniquement sur le réseau PEPPOL. Cela signifie que les grandes entreprises seraient obligées à partir de cette date de pouvoir envoyer des factures électroniques au format PEPPOL sur demande.

2️⃣ À compter du 1er juillet 2024, les entreprises pourront demander à leurs partenaires commerciaux de taille moyenne de leur envoyer des factures par voie électronique sur le réseau PEPPOL. Cela signifie que les entreprises de taille moyenne seront dans l'obligation, à compter de cette date, de pouvoir émettre des factures électroniques au format PEPPOL sur demande.

3️⃣ À compter du 1er juillet 2025, toutes les entreprises seraient dans l'obligation d'échanger des factures électroniques au format PEPPOL.

Mise en œuvre progressive de la facturation électronique en Australie

Une facture fiscale ne doit pas nécessairement être émise sous forme papier.

Par exemple, vous pouvez émettre une facture fiscale à un client en utilisant : la facturation électronique (Peppol eInvoice), un échange automatisé et direct de factures entre le logiciel d'un fournisseur et celui d'un acheteur PEPPOL BIS Billing 3.0.

Contenu de la facture électronique

Une facture fiscale doit contenir les 7 informations suivantes pour être valide. Selon le prix total de la facture fiscale et la manière dont vous vendez vos produits ou services, il peut y avoir des exigences supplémentaires.

Pour les ventes d'un montant inférieur à 1 000 T4T1 (TVA comprise), vos factures fiscales doivent comporter :

Les mots ‘ Facture ’ — de préférence en haut, votre identité en tant que vendeur, comme le nom de votre entreprise ou nom commercial (les coordonnées sont facultatives, mais recommandées), votre numéro d'entreprise australien (ABN), la date d'émission de la facture, une brève liste des articles vendus, y compris la quantité et le prix, le montant de la TPS payable (le cas échéant). Vous devez afficher le montant de la TPS pour chaque article séparément, ou, si le montant de la TPS correspond exactement à un onzième du prix total, vous pouvez utiliser une mention telle que ‘ Prix total incluant la TPS ’, la mesure dans laquelle chaque article vendu inclut la TPS. Vous remplirez cette exigence si vous :

Afficher le montant de la TPS pour chaque article, indiquer clairement que le prix total comprend la TPS.

Une facture fiscale

Les factures fiscales relatives à des ventes d'un montant égal ou supérieur à 1 000 $ (TTC) doivent également mentionner l'identité de l'acheteur ou son numéro ABN.

Exigences techniques

Peppol définit des Spécifications d'Interopérabilité Commerciale (BIS) pour divers types de documents électroniques, y compris les factures. Les BIS spécifient la structure, la syntaxe et la sémantique des documents afin d'assurer une compréhension commune et une interprétation cohérente entre les différents systèmes.

Le Bureau australien des impôts (ATO) joue un rôle dans la supervision de l'adoption et de la conformité des normes de facturation électronique en Australie. L'ATO collabore avec les parties prenantes de l'industrie pour promouvoir le respect des normes et garantir une approche cohérente.

Les utilisateurs en Australie peuvent interagir avec le système de facturation électronique par divers moyens, notamment des portails web, une intégration API (Interface de Programmation d'Application) et d'autres canaux électroniques. La méthode spécifique peut dépendre des plateformes ou des fournisseurs de services choisis par les utilisateurs et des capacités de leurs systèmes de facturation et financiers. Voici quelques façons courantes dont les utilisateurs peuvent interagir avec le système de facturation électronique :

Portails Web, Logiciels de Comptabilité Intégrés, Intégration d'API, Intégration Directe Système à Système, Applications Mobiles, Intégration par Courriel, Portails et Plateformes Gouvernementaux.

De plus, l'adoption de formats standardisés, tels que ceux définis par Peppol, contribue à l'interopérabilité des différents systèmes, ce qui permet aux utilisateurs d'interagir plus facilement et de manière transparente sur diverses plateformes et canaux.

La signature numérique n'est pas requise.

Protocole de messagerie AS4 : Le cadre Peppol, utilisé pour la facturation électronique en Australie, utilise le protocole de messagerie AS4 (Applicability Standard 4).

Peppol attribue des identifiants uniques à chaque participant du réseau, connus sous le nom d'identifiants PEPPOL. Ces identifiants permettent le routage et l'identification du bon destinataire pour les documents électroniques, y compris les factures électroniques. Ils contribuent à la vérification des parties impliquées dans le processus de facturation électronique.

Solution de facturation électronique Melasoft pour l'Australie

L'application Melasoft E-Invoice est un module additionnel SAP qui s'exécute sur le système ERP du client sous son contrôle. Les principaux composants de l'application Melasoft E-Invoice sont le cockpit entrant, le cockpit sortant, les programmes périodiques et les personnalisations, comme illustré dans la figure suivante. Chaque composant est expliqué dans les sections suivantes.

Applications de la solution de facturation électronique Melasoft

Melasoft Outbound Cockpit

Melasoft Outbound Cockpit est un module additionnel SAP qui fonctionne sur le système SAP du client. Il est sous le contrôle du client, comme les autres modules du système SAP. Ce cockpit extrait les informations de facturation du système ERP, crée des fichiers XML et les envoie au portail des autorités fiscales en utilisant des services Web. Les factures sortantes peuvent être surveillées, contrôlées, annulées ou envoyées au portail des autorités fiscales. De plus, le statut des documents sortants peut être surveillé à l'aide des services Web. L'état général du système est indiqué ci-dessous :

Module complémentaire Melasoft pour la facturation électronique

Cockpit entrant Melasoft

Melasoft Outbound Cockpit est un module complémentaire SAP qui fonctionne sur le système SAP client. Il est sous le contrôle du client, comme les autres modules du système SAP. Les factures entrantes sont extraites du portail de l'administration fiscale à l'aide de travaux périodiques et peuvent être surveillées, approuvées ou rejetées via le cockpit des factures entrantes. De plus, le statut des factures entrantes peut être surveillé si nécessaire.

Programmes périodiques

Les programmes périodiques s'exécutent automatiquement selon un intervalle de temps défini ou manuellement et sont utilisés pour mettre à jour les informations du programme de facturation électronique Melasoft. Dans le package standard, deux tâches principales sont utilisées, à savoir “ Obtenir / Mettre à jour la facture ” et “ Mettre à jour la liste de toutes les entreprises enregistrées ”. La première tâche est utilisée pour mettre à jour les informations de statut des factures entrantes et sortantes sur le portail des autorités fiscales et pour vérifier si de nouvelles factures ont été soumises ou non. La seconde tâche met à jour les listes des entreprises enregistrées sur le portail des autorités fiscales.

Personnalisations

Les personnalisations servent à adapter Melasoft Solution aux spécificités de l'entreprise cliente. Le nombre et la portée des personnalisations dépendent des exigences de l'entreprise. En général, les personnalisations concernent les types de factures, les catégories fiscales, les exonérations fiscales, les réductions, les paramètres de connexion, les classes de mappage, les codes d'unité et la gestion des connexions utilisateur. Les personnalisations sont déterminées à l'issue d'une analyse fonctionnelle réalisée sur le système.

Fonctionnalités clés de la solution Melasoft

Melasoft Solution est un module complémentaire SAP qui fonctionne au sein du système SAP et sous le contrôle du client. La solution propose deux tableaux de bord distincts pour les factures entrantes et sortantes. Les utilisateurs peuvent surveiller en permanence le statut des factures sur le portail gouvernemental et visualiser les documents dans différents formats. La solution est flexible et peut être facilement adaptée à différentes exigences opérationnelles. En outre, en utilisant les sorties, la solution peut être améliorée et de nouvelles capacités peuvent être facilement intégrées. Différentes autorisations peuvent être définies pour les utilisateurs, et par conséquent, différentes opérations peuvent être attribuées à différents employés. Toutes les opérations sont journalisées et peuvent être consultées si nécessaire. En plus de ces fonctionnalités, la solution peut être modifiée en fonction des exigences des clients.