E-Rechnungsstellung Malaysia und Melasoft Solution
1. Verständnis der obligatorischen E-Rechnung
Rechnungsstellung ist für jedes Unternehmen unerlässlich, aber traditionelle, papierbasierte Rechnungsstellungsmethoden sind oft zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit fortschreitender digitaler Technologie und neuen staatlichen Vorgaben hat sich die elektronische Rechnungsstellung zunehmender Bedeutung erfreut. Die malaysische Regierung beabsichtigt, E-Rechnungen schrittweise im Einklang mit dem Zwölften Malaysia-Plan einzuführen, um das Wachstum der digitalen Wirtschaft zu unterstützen und die Effizienz der malaysischen Steuerverwaltungsverwaltung zu verbessern. In diesem Artikel werden wir uns mit dem Thema E-Rechnungen in Malaysia durch Fragen zur Einführung von E-Rechnungen in Malaysia befassen.
Vorteile von E-Rechnungen
2. Was ist E-Invoicing Malaysia?
E-Invoicing, oder elektronische Rechnungsstellung, ist ein System, bei dem Rechnungen digital erstellt, empfangen und verarbeitet werden und bei dem der elektronische Austausch von Rechnungen zwischen Lieferanten und Käufern stattfindet. E-Invoicing revolutioniert traditionelle Rechnungsstellungsprozesse, indem es von papierbasierten auf vollständig digitale Formate umstellt. Da Malaysia auf eine obligatorische E-Invoicing-Konformität zusteuert, zielt dies darauf ab, ein effizienteres und genaueres Rechnungsstellungssystem zu schaffen, von dem Unternehmen jeder Größe im digitalen Zeitalter profitieren.
3. Wann ist der aktualisierte Zeitplan für die E-Rechnungsstellung?
Die IRBM plant die schrittweise Einführung der E-Rechnung in Phasen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Basierend auf dem neuen Implementierungsplan wird die E-Rechnung für Steuerzahler mit einem Jahresumsatz oder -ertrag von über 100 Millionen RM ab dem 1. August 2024 anstelle des 1. Juni 2024 obligatorisch sein. E-Rechnung Die Umsetzung für Steuerzahler in anderen Einkommenskategorien erfolgt schrittweise, mit einem umfassenden Umsetzungstermin am 1. Juli 2025. Die Umsetzungsdetails lauten wie folgt.
4. E-Rechnungsstellung in Malaysia: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Zurzeit, Malaysias E-Rechnung Der Rahmen befindet sich noch in den Anfängen und es mangelt an spezifischen Vorschriften, standardisierter Infrastruktur oder vorgeschriebenen Formaten und elektronischen Signaturen. Das derzeitige System funktioniert freiwillig, wobei die Einführung von E-Rechnungen von der Zustimmung von Käufer und Verkäufer abhängt. Mit der bevorstehenden Verpflichtung zur E-Rechnungsstellung werden sich diese Praktiken jedoch ändern.
Rechnungsstellung Jede ausgestellte Rechnung muss kritische Details wie die offiziell eingetragenen Namen der beteiligten Parteien, eindeutige Rechnungsidentifikatoren und die geltenden Umsatz- und Dienstleistungssteuern enthalten.
Rechnungskonvertierung in XML: Es ist eine Anforderung des Inland Revenue Board (IRB), dass Rechnungen im XML-Format geprüft werden. Während Aussteller die Möglichkeit haben, Rechnungen direkt in XML zu generieren, kann eine Konvertierung in PDF oder Word notwendig sein, wenn das System des Empfängers nicht für die Verarbeitung von XML-Dokumenten ausgelegt ist.
Überprüfung und Freigabe Rechnungen werden bei der API des IRB zur offiziellen Genehmigung eingereicht, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Kriterien für die Gültigkeit erfüllen.
QR-Code-Implementierung Ein obligatorischer Schritt für alle E-Rechnungen ist die Aufnahme eines QR-Codes, der einen direkten Link zu den Rechnungsdetails auf der Plattform der IRB bietet und somit den Verifizierungsprozess des Käufers im Rahmen der anstehenden Vorschriften erleichtert.
Die Rechnung an den Käufer senden: Die Zustellung der Rechnung an den Käufer kann über das Peppol-Netzwerk erfolgen. Zusätzlich wird das myTax-Portal Alternativen für die Ausstellung und den Empfang von E-Rechnungen auf elektronischem Wege anbieten.
Aufbewahrung und Archivierung E-Rechnungen müssen sieben Jahre lang aufbewahrt werden, mit der Möglichkeit, sie im Ausland zu speichern, vorbehaltlich der Genehmigung durch den Generaldirektor des Königlich-Malaysischen Zolls.
5. Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung?
Das E-Invoicing-System ist eine digitale Lösung, die den nahtlosen Austausch von Rechnungsdaten zwischen einem Absender (typischerweise einem Lieferanten) und einem Empfänger (normalerweise einem Kunden) ermöglicht. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Verständnis des im Bild dargestellten E-Invoicing-Mechanismus:
Schritt 1: Rechnungserstellung durch den Absender: Der Prozess beginnt damit, dass der Absender eine Rechnung mithilfe seiner Buchhaltungssoftware oder seines Enterprise Resource Planning (ERP)-Systems erstellt. Diese digitale Rechnung enthält alle notwendigen Transaktionsdetails, wie z. B. die Beschreibung von Waren oder Dienstleistungen, Preise, Steuern und Zahlungsinformationen.
Schritt 2: Zugangsdaten des Absenders: Sobald die Rechnung erstellt ist, wird sie sicher an den Zugangspunkt des Absenders übermittelt. Der Zugangspunkt des Absenders fungiert als Vermittler und stellt sicher, dass die Rechnung im richtigen Format vorliegt und für die Übermittlung über das E-Rechnungsnetzwerk bereit ist. Dieser Zugangspunkt ist typischerweise ein Dienstleister, der mit dem nationalen oder internationalen E-Rechnungsnetzwerk verbunden ist.
Schritt 3: E-Rechnungsnetzwerk: Die Rechnung wird dann über das E-Rechnungsnetzwerk versendet. Dieses Netzwerk ist eine digitale Plattform, die eine sichere und standardisierte Methode für den Austausch von Rechnungen zwischen verschiedenen Buchhaltungssystemen bietet und somit Interoperabilität und Datenintegrität gewährleistet.
Schritt 4: Zugriffspunkt des Empfängers: Nachdem der Zugangspunkt des Empfängers erreicht wurde, wird die Rechnung überprüft, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen und Standards des Empfängers entspricht. Wie der Zugangspunkt des Absenders ist auch dies ein Dienst, der den Empfänger mit dem E-Rechnungs-Netzwerk verbindet.
Schritt 5: Rechnungsempfang durch den Empfänger: Schließlich kommt die Rechnung systemübergreifend in der Buchhaltungssoftware oder dem ERP-System des Empfängers an, sodass keine manuelle Eingabe erforderlich ist. Der Empfänger kann die elektronische Rechnung, die mit allen notwendigen Details vorausgefüllt ist, überprüfen und zur Zahlung freigeben.
6. Arten von E-Rechnungen in Malaysia
Mit dem Aufkommen der E-Rechnung in Malaysia werden verschiedene traditionelle Finanzdokumente in digitale Formate übergehen. Nachfolgend sind die voraussichtlichen Arten von elektronischen Dokumenten aufgeführt:
I. Rechnungen: Das Kernelement der E-Rechnung, eine Rechnung, dokumentiert eine Verkaufstransaktion und zugehörige Details zwischen Käufern und Lieferanten. Diese Kategorie umfasst auch das Self-Billing.
II. Gutschriften: Gutschriften sind für die Ausstellung durch Lieferanten bestimmt und korrigieren Transaktionen nach unten. Sie werden typischerweise verwendet, um Unstimmigkeiten in der ursprünglichen elektronischen Rechnung zu berichtigen, nicht für tatsächliche Geldzurückgaben.
III. Lastschriften: Die Kehrseite von Gutschriften sind Lastschriften, die ausgestellt werden, wenn der Transaktionswert steigt, was zusätzliche Gebühren oder Anpassungen widerspiegelt.
IV. Rückerstattungsbedingungen: Ausgestellte Rechnungen für Rückerstattungen dienen als förmlicher Nachweis der Rückerstattung an einen Kunden oder Klienten, die von Lieferanten zur Bestätigung der Rückzahlung von Zahlungen ausgestellt werden, und gewährleisten so Transparenz und unterstützen Finanzprüfungen.
Umfang der E-Rechnung in Malaysia
Das E-Invoicing-Framework in Malaysia ist so konzipiert, dass es eine Vielzahl von Transaktionen abbildet, darunter:
- Geschäftskundengeschäft,
- Business-to-Consumer (B2C) und,
- Business-to-Government (B2G), wobei die B2G-E-Rechnungsflüsse denen von B2B-Transaktionen ähneln.
E-Rechnungen sind für alle kommerziellen Transaktionen relevant, sowohl für den Verkauf von Waren und Dienstleistungen als auch für bestimmte nicht-kommerzielle Geschäfte zwischen Einzelpersonen.
Für B2C-Geschäfte müssen Verkäufer zwar keine elektronischen Rechnungen an Endverbraucher ausstellen, es werden jedoch Standardrechnungen oder Quittungen erwartet. Anschließend sind die Verkäufer damit beauftragt, diese Dokumente nach einem festgelegten Zeitraum zu einer einzigen elektronischen Rechnung zusammenzufassen.
8. Optionen für die Einreichung von E-Rechnungen in Malaysia
Unternehmen, die in Malaysia tätig sind, stehen mehrere Methoden zur Einreichung von E-Rechnungen zur Verfügung:
MyInvois Portal von IRBM bereitgestellt: Dieses benutzerfreundliche Portal steht allen Unternehmen offen und eignet sich besonders gut für Unternehmen, die eine geringe Anzahl von Transaktionen abwickeln, was es zu einer ausgezeichneten Wahl für Kleinst-, kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) macht.
Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) Für diejenigen, die einen integrierteren Ansatz bevorzugen, sind APIs in XML- oder JSON-Formaten verfügbar. Die Implementierung einer API-Lösung erfordert eine technologische Investition und Anpassungen an bestehenden Systemen, stellt aber für größere Unternehmen, die eine hohe Anzahl von Rechnungen verwalten, die effizienteste Methode zur Übermittlung elektronischer Rechnungen dar.
9. Rechnungsvalidierung
Steuerpflichtigen werden digitale Zertifikate ausgestellt, damit diese gescannte digitale Signaturen an E-Rechnungen anhängen können. Nach der Validierung durch das MyInvois-System erhält der Lieferant eine validierte E-Rechnung mit folgenden Informationen:
- Eindeutige Identifikationsnummer der IRBM
- Datum und Uhrzeit der Validierung und
- Validierungslink über API.
Nach der Validierung ist der Lieferant verpflichtet, die validierte E-Rechnung mit dem Käufer zu teilen, nachdem der validierte Link in Form eines QR-Codes auf die E-Rechnung eingebettet wurde.
10. XML-Felder (53 Datenfelder in 9 Kategorien)
Im Bereich der digitalen Transaktionen ist das malaysische XML-E-Rechnungsformat sorgfältig in neun grundlegende Kategorien gegliedert, die 53 spezifische Datenfelder umfassen. Schlüsselkomponenten wie ‘Adresse’, ‘Geschäftsinformationen’ und ‘Telefonnummer’ liefern wesentliche Kontakt- und Identifikationsinformationen. ‘Parteidetails’ und ‘Parteien’ bieten einen umfassenden Einblick in die Transaktionsbeteiligten, während ‘Rechnungsdetails’ und ‘Zahlungsinformationen’ die finanziellen Aspekte des Geschäfts umreißen. Die Liste der ‘Produkte/Dienstleistungen’ beschreibt die Transaktionselemente, und jede E-Rechnung wird dank der ‘Eindeutigen ID-Nummer’ eindeutig zur Rückverfolgbarkeit und Überprüfung identifiziert. Diese Kategorien stellen gemeinsam sicher, dass alle E-Rechnungen detailliert, präzise und konform mit den malaysischen E-Rechnungsstandards sind.
11. Wesentliche Komponenten des E-Invoicing SDK
Im Bereich digitaler Transaktionen ist das XML-E-Rechnungsformat Malaysias in neun grundlegende Kategorien unterteilt, die 53 spezifische Datenfelder umfassen. Schlüsselkomponenten wie ‘Adresse’, ‘Geschäftsdetails’ und ‘Telefonnummer’ liefern wesentliche Kontakt- und Identifikationsinformationen. ‘Teilnehmerdetails’ und ‘Teilnehmer’ bieten einen umfassenden Einblick in die Transaktionsbeteiligten, während ‘Rechnungsdetails’ und ‘Zahlungsinformationen’ die finanziellen Aspekte des Geschäfts darlegen. Die Liste der ‘Produkte/Dienstleistungen’ beschreibt die transaktionalen Elemente, und jede E-Rechnung wird dank der ‘Eindeutigen ID-Nummer’ zur Rückverfolgbarkeit und Verifizierung eindeutig identifiziert. Diese Kategorien stellen gemeinsam sicher, dass alle E-Rechnungen detailliert, präzise und konform mit den malaysischen E-Rechnungsstandards sind.
12. Was sind die wichtigsten Schritte im Arbeitsablauf für Malaysias E-Rechnungstellung?
Das malaysische E-Invoicing-System ist ein optimierter digitaler Prozess, der darauf ausgelegt ist, effiziente und sichere Transaktionen zwischen Lieferanten und Käufern zu ermöglichen. So funktioniert es:
1. Ausstellung einer E-Rechnung: Lieferanten erstellen nach einem Verkauf oder einer Transaktion eine E-Rechnung und reichen diese zur Validierung über das MyInvois-Portal oder über eine API beim IRBM (Inland Revenue Board of Malaysia) ein.
2. Validierung der E-Rechnung: Die IRBM führt eine Echtzeit-Validierung durch, um sicherzustellen, dass die elektronische Rechnung den festgelegten Standards und Kriterien entspricht. Eine erfolgreiche Validierung führt zur Ausstellung einer eindeutigen Identifikationsnummer für den Lieferanten, was die Nachverfolgbarkeit verbessert und das Risiko von Manipulationen verringert.
3. Benachrichtigung über gültige E-Rechnung: Sowohl der Lieferant als auch der Käufer werden über das MyInvois-Portal oder über APIs benachrichtigt, sobald die elektronische Rechnung validiert wurde, sodass beide Parteien informiert sind.
4. Weitergabe der E-Rechnung: Der Lieferant muss dann die validierte E-Rechnung, die einen QR-Code enthält, mit dem Käufer teilen. Dieser QR-Code ermöglicht es dem Käufer, die Existenz und den Status der E-Rechnung über das MyInvois-Portal zu überprüfen.
5. Ablehnung oder Stornierung der E-Rechnung: Käufer erhalten einen bestimmten Zeitrahmen, um die Ablehnung der elektronischen Rechnung zu beantragen, während Lieferanten die elektronische Rechnung bei Bedarf stornieren können. Solche Maßnahmen müssen begründet und ordnungsgemäß kommuniziert werden.
6. MyInvois-Portal: Sowohl der Lieferant als auch der Käufer können über das MyInvois-Portal auf eine Zusammenfassung von E-Rechnungstransaktionen zugreifen, was einen umfassenden Überblick über die Rechnungsstellungstätigkeiten bietet.
So funktionieren E-Rechnungen in Malaysia
13. Was sind die Vorteile der Einführung von E-Rechnungen in Malaysia?
Verbesserte Effizienz E-Rechnungen machen manuelle Dateneingaben überflüssig und reduzieren Fehleranfälligkeit. Dies führt zu schnelleren Bearbeitungszeiten, wodurch Unternehmen Ressourcen effektiver einsetzen können.
Kosteneinsparungen: Durch die Eliminierung von Kosten für Papier, Druck und Porto, die mit der herkömmlichen Rechnungsstellung verbunden sind, können Unternehmen ihre Betriebskosten erheblich senken.
Schnelle Zahlungen: E-Rechnungen beschleunigen den Zahlungszyklus. Mit elektronisch und korrekt versandten Rechnungen verkürzt sich die Zeit zwischen dem Versand einer Rechnung und dem Zahlungseingang.
Reduzierte Umweltauswirkungen Die Umstellung auf papierlose e-Rechnungen trägt zu einer grüneren Umwelt bei, indem sie Papierverschwendung und Energieverbrauch reduziert.
Konformität und Genauigkeit E-Rechnungssysteme verfügen oft über integrierte Validierungsprüfungen, die sicherstellen, dass Rechnungen regulatorischen Anforderungen entsprechen und die Fehlerwahrscheinlichkeit verringern.
Leitfaden für elektronische Rechnungen der malaysischen Steuerbehörde (IRBM)
Um Finanzpraktiken zu modernisieren und zu verbessern, hat das Inland Revenue Board of Malaysia (IRBM) umfassende Maßnahmen umgesetzt. e-Rechnungsrichtlinien.
Diese sind als systematischer Ansatz für Unternehmen konzipiert, die von herkömmlichen Papierrechnungen zu einer digitalisierten E-Rechnungsstellung übergehen.
14. Welche Details werden in der IRBM-E-Rechnungsdatenbank erfasst?
Jede E-Rechnung muss eine Reihe wesentlicher Details enthalten, die in der Datenbank des IRBM (Inland Revenue Board of Malaysia) gespeichert werden. Diese Angaben sind entscheidend für die Bestätigung der Echtheit der E-Rechnung, die Wahrung ihrer Integrität und die Gewährleistung ihrer Nachverfolgbarkeit. Darüber hinaus sind diese Angaben für die Steuerbehörden von entscheidender Bedeutung, um Steuererklärungen auf ihre Richtigkeit zu überprüfen.
Kernrechnungsdaten: Dies umfasst die eindeutige Kennung der Rechnung, deren Art, Zweck und Ausstellungsdatum.
Lieferanten- und Kundendaten: Relevante Informationen wie Steueridentifikationsnummern (TINs), Namen, Adressen, E-Mail-Adressen, MSIC-Codes und -Beschreibungen, Websites, Ansprechpartner, Telefonnummern, Unternehmens- oder Einzelpersonenidentifikationsnummern, SST-Registrierungsnummern, Transaktionswährungen und Wechselkurse sind enthalten.
Produktspezifikationen oder Dienstleistungsspezifikationen Artikel detaillierte Beschreibungen, Mengen, Maßeinheiten (UOM), Stückpreise, Rabatte, Steuerklassifizierungen, Codes, Sätze, Beträge, Zolltarifnummern sowie der Zwischensumme, der Gesamtbetrag vor Steuern und der Gesamtbetrag nach Steuern für jeden aufgeführten Artikel werden sorgfältig aufgeführt.
Verifikationsdaten Datenpunkte wie die eindeutige Identifikationsnummer des IRBM, der Zeitstempel der Validierung und der Verifizierungsstatus der Rechnung werden erfasst.
Digitale Authentifizierung Steuerpflichtigen werden digitale Zertifikate zur Verfügung gestellt, mit denen sie jeder E-Rechnung eine überprüfbare digitale Signatur hinzufügen können, wodurch die Herkunft der Daten bestätigt wird.
Zusätzliche Informationen (optional): Zusätzliche, aber optionale Details können vermerkt werden, wie z. B. die Zahlungsmethode, die Bankverbindung des Lieferanten, die Zahlungsbedingungen, der geleistete Betrag, das Zahlungsdatum und Referenznummern für Zahlungen und Rechnungen sowie alle anderen relevanten Informationen.
15. Was ist das Peppol Framework in Malaysia?
Malaysias Entscheidung zur Implementierung des Peppol-E-Rechnungsstandards ist hauptsächlich auf.
Unter dem angestrebten Setup wird Malaysia ein hybrides Modell nutzen, das Continuous Transaction Control (CTC) mit dem Peppol-Netzwerk kombiniert. Im Wesentlichen bedeutet dies, dass die IRBM Rechnungen prüft und authentifiziert, bevor sie an die Käufer versandt werden. Genehmigte Rechnungen erhalten eine eindeutige Identifikationsnummer, zusammen mit dem Validierungszeitstempel und einem Link zur Verifizierung, die alle über eine API verbreitet werden. Anschließend wird die IRBM sowohl dem Aussteller als auch dem Empfänger per E-Mail Benachrichtigungen zusenden. Steuerzahler haben die Möglichkeit, Peppol neben anderen verfügbaren Kanälen für den Rechnungsaustausch zu wählen. In Fällen, in denen Peppol nicht genutzt wird, wird weiterhin ein integriertes, automatisiertes elektronisches Austauschsytem in Betrieb sein.
Die API-Integration ermöglicht eine direkte Anbindung für Steuerzahler zur Einreichung von E-Rechnungen an die IRBM. Es gibt mehrere Wege für die Übermittlung von E-Rechnungen über die API, darunter:
- Die direkte Verknüpfung des ERP-Systems des Steuerzahlers mit dem MyInvois-System.
- Nutzung von Peppol-akkreditierten Dienstleistern.
- Beschäftigung von alternativen, Nicht-Peppol-Technologiediensten.
16. Wie kann MELASOFT Ihnen helfen?
Mit der Melasoft E-Rechnungs-Lösung für Malaysia können Sie Rechnungsdokumente gemäß den Infrastrukturanforderungen des Systems der Steuerbehörde (IRB) und der malaysischen Gesetzgebung vorbereiten, was für Unternehmen, die in Malaysia handeln oder handeln werden, erforderlich ist. Sie können Ihre B2G- und B2B-Rechnungsprozesse vollständig innerhalb des E-Rechnungssystems verwalten, Rechnungsdokumente erstellen, diese automatisch archivieren und den rechtlichen Signaturprozess abschließen.
Die Melasoft E-Rechnungs-Lösung für Malaysia beinhaltet eine Überprüfung der Buchhaltungsprozesse für Unternehmen, die mit Malaysia handeln, sowie die Vorbereitung und Analyse zur Integration mit dem IRB E-Rechnungssystem. Darüber hinaus bietet die Melasoft-Lösung die Identifizierung von Änderungsbereichen, die obligatorische Datenerfassung, Richtlinien und Verfahren für verantwortliche Personen, interne Kontrollen, die Integration des malaysischen elektronischen Rechnungsstandards mit dem SAP-System, elektronische Rechnungsstellung für XML- und JSON- sowie UBL-Standards.
Fazit
Der elektronische Rechnungsstellungsprozess ist automatisiert und sicher, wodurch das Fehlerrisiko reduziert und der Zahlungszyklus beschleunigt wird. Sowohl Absender als auch Empfänger müssen Zugriffspunkte haben, die mit dem E-Invoicing-Netzwerk verbunden sind, um elektronische Rechnungen zu senden und zu empfangen. Das System optimiert den Rechnungsstellungsprozess und ermöglicht einen effizienteren Workflow für die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Auf dem Weg zur neuen Grenze der Digitalfinanzierung bietet die E-Invoicing-Lösung von Melasoft eine nahtlose Verschmelzung von Compliance und Innovation. Wir sehen die E-Invoicing-Vorgaben Malaysias nicht nur als regulatorische Notwendigkeit, sondern als Katalysator für die Geschäftstransformation.
Referenzen https://www.hasil.gov.my/en/e-invoice/