Depuis le 15 janvier 2015, date d'entrée en vigueur de la loi n° 25/2013 du 27 décembre 2013, la facturation (B2G) est obligatoire en Espagne pour le secteur public. Les factures à envoyer aux administrations publiques doivent être conformes au format configuré de Facturae [eFatura] 3.2.X avec signature électronique XAdES.
Selon la loi n° 25/2013, les administrations publiques peuvent accepter une facture imprimée si le montant de la facture est inférieur à 5 000 euros, tandis que la facture électronique est obligatoire pour les montants supérieurs à 5 000 euros.
Plateforme de Facturation Électronique (FACe) et Gestion de la Facturation Électronique
Le gouvernement espagnol propose un point d'entrée de facture électronique (FACe) en tant que service gratuit à toutes les entités publiques. L'utilisation de FACe est obligatoire pour le gouvernement central et facultative pour les gouvernements régionaux et locaux. FACe permet l'envoi et le suivi des factures électroniques à des milliers d'administrations publiques connectées au système.
Les fournisseurs d'administration publique sont libres de choisir leurs solutions de facturation électronique. La plateforme de facturation électronique FACe est accessible via des interfaces automatisées ouvertes, publiques et gratuites. Cela a créé un marché dynamique de solutions personnalisées à forte valeur ajoutée, permettant aux grandes entreprises, à l'ensemble du secteur bancaire et à de nombreuses PME d'offrir des services de facturation électronique intégrés à la plateforme.
Approche de réception et de traitement des factures électroniques
Alors que le FACe est le seul point d'entrée pour les factures électroniques destinées à l'administration centrale, les administrations locales et régionales peuvent développer leurs propres solutions. Les fournisseurs peuvent obtenir les “adresses de facture électronique” de toute autorité publique (même non affiliée au FACe) en utilisant les répertoires et les services de requête disponibles sur le portail FACe.
Les services de facturation électronique fournis par FACe sont accessibles via le portail de la plateforme. Une interface de services web est également disponible pour prendre en charge l'intégration directe des applications de traitement de factures. Les étapes nécessaires à l'envoi d'e-mails sont indiquées sur le site web de FACe. Il est alors possible d'envoyer une facture électronique à l'administration publique et de vérifier le statut de la transaction de la facture.
En octobre 2019, le système FACe avait traité plus de 42 millions de factures électroniques. En mars 2021, plus de 1,2 million de factures étaient traitées chaque mois. Au premier semestre 2015, les économies étaient de 14 millions d'euros pour les fournisseurs et de 24 millions d'euros pour les administrations publiques.
Système FACEB2B
FACeB2B, mis en service en juin 2018, est une nouvelle plateforme qui permet l'efficacité B2B. Il est gratuit pour les entreprises. Il utilise le même format et les mêmes interfaces que ceux qui existent déjà pour la facturation B2G. FACEB2B, opérationnel depuis le 20 février 2019, est un système qui permet aux entreprises d'intégrer les factures dans leurs systèmes.
Les fonctions principales du système FACEB2B :
D'une part, FACEB2B offre aux entreprises une interface de services web permettant l'intégration au système via les fonctions suivantes. Cette interface offre de nombreuses fonctionnalités telles que la création, l'annulation, le téléchargement et le suivi du statut de la facture. Le portail web offre deux accès distincts pour le client et la société de services de facturation. De plus, le portail proposera un moteur de recherche d'actifs basé sur le numéro d'entreprise, le nom et le code, similaire au moteur de recherche du système DIRe.
Enregistrement et envoi de la facturation à FACeB2B
Si une entreprise souhaite utiliser FACeB2B, elle doit d'abord s'enregistrer. Cela nécessite un code DIRe. Le code DIRe est un code attribué à une entreprise afin qu'elle puisse recevoir des factures électroniques via le Point d'Entrée Public de FACeB2B. Pour cela, l'entreprise réceptrice doit s'enregistrer auprès de FACeB2B et enregistrer le code DIRe. Ce code est généralement votre NIF [NIF est un code requis lors de la saisie des données de l'émetteur et du destinataire d'une facture] suivi de quatre zéros. Contrairement à FACe, il faut travailler avec un prestataire de services pour profiter de tous les avantages qu'offre FACeB2B. Le prestataire doit également s'enregistrer auprès de DIRe et de FACeB2B. L'entreprise concernée doit autoriser le prestataire de services en tant qu'ESF (Empresa de Servicios de Facturación - Entreprise de Services de Facturation) lors de l'enregistrement.
Enfin, il est possible d'exporter des factures dans un format spécifique uniquement depuis un système ERP tel que SAP ou Microsoft Dynamics NAV. Un fournisseur EDI spécialisé est requis pour cela.