Seit dem 15. Januar 2015, als das Gesetz Nr. 25/2013 vom 27. Dezember 2013 in Kraft trat, ist die Rechnung (B2G) für den öffentlichen Sektor in Spanien obligatorisch. Rechnungen, die an öffentliche Verwaltungen gesendet werden sollen, müssen dem konfigurierten Format von Facturae [eFatura] 3.2.X mit elektronischer Signatur XAdES entsprechen.
Gemäß dem Gesetz Nr. 25/2013 können öffentliche Verwaltungen eine gedruckte Rechnung akzeptieren, wenn der Rechnungsbetrag unter 5000 Euro liegt, während E-Rechnungen für Beträge über 5000 Euro obligatorisch sind.
E-Rechnungsplattform (FACe) und E-Rechnungsverwaltung
Die spanische Regierung bietet ein E-Rechnungs-Einstiegstor (FACe) als kostenlosen Dienst für alle öffentlichen Einrichtungen an. Die Nutzung von FACe ist für die Zentralregierung zwingend vorgeschrieben und für Regional- und Lokalregierungen optional. FACe ermöglicht das Senden und Verfolgen von E-Rechnungen an Tausende von öffentlichen Verwaltungen, die an das System angeschlossen sind.
Die Anbieter öffentlicher Verwaltungen können ihre E-Rechnungslösungen frei wählen. Die elektronische Rechnungsplattform FACe ist über offene, öffentliche und unbezahlte automatisierte Schnittstellen zugänglich. Sie hat einen dynamischen Markt für maßgeschneiderte Lösungen mit hoher Wertschöpfung geschaffen, der es großen Unternehmen, der gesamten Bankenbranche und vielen KMU ermöglicht, integrierte elektronische Rechnungsdienste auf der Plattform anzubieten.
Ansatz für den Empfang und die Verarbeitung von eRechnungen
Während die FACe der einzige Zugangspunkt für elektronische Rechnungen für die Zentralregierung ist, können Kommunen und Gebietskörperschaften eigene Lösungen entwickeln. Lieferanten können die “e-Rechnungsadressen” jeder Behörde (auch solcher, die nicht dem FACe angeschlossen sind) über die auf dem FACe-Portal verfügbaren Verzeichnisse und Abfragedienste erhalten.
Elektronische Rechnungsdienste, die von FACe bereitgestellt werden, können über das Portal der Plattform abgerufen werden. Eine Web-Services-Schnittstelle bietet zudem Unterstützung für die direkte Integration von Rechnungsverarbeitungsanwendungen. Die notwendigen Schritte zum Senden von E-Mails sind auf der FACe-Website aufgeführt. Anschließend ist es möglich, E-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung zu senden und den Transaktionsstatus der Rechnung zu überprüfen.
Bis Oktober 2019 hat das FACe-System mehr als 42 Millionen elektronische Rechnungen bearbeitet. Bis März 2021 wurden monatlich mehr als 1,2 Millionen Rechnungen bearbeitet. Im ersten Halbjahr 2015 wurden Einsparungen von 14 Millionen Euro für Lieferanten und 24 Millionen Euro für öffentliche Verwaltungen erzielt.
FACEB2B System
FACeB2B, seit Juni 2018 im Einsatz, ist eine neue Plattform, die B2B-Effizienz ermöglicht. Sie ist für Unternehmen kostenlos. Sie nutzt das gleiche Format und die gleichen Schnittstellen, die bereits für die B2G-Abrechnung existieren. FACEB2B, seit dem 20. Februar 2019 funktionsfähig, ist ein System, das es Unternehmen ermöglicht, Rechnungen in ihre Systeme zu integrieren.
Die Hauptfunktionen des FACEB2B-Systems:
Einerseits bietet FACEB2B Unternehmen eine Web-Services-Schnittstelle, die durch folgende Funktionen eine Integration mit dem System ermöglicht. Diese Schnittstelle bietet zahlreiche Funktionen wie das Erstellen, Stornieren, Herunterladen und Überwachen des Rechnungsstatus. Das Webportal bietet zwei verschiedene Zugänge für den Kunden und das Abrechnungsdienstleistungsunternehmen. Außerdem wird das Portal eine Asset-Suchmaschine basierend auf der Unternehmensnummer, dem Namen und dem Code anbieten, ähnlich der Suchmaschine des DIRe-Systems.
Registrierung und Rechnungsversand an FACeB2B
Wenn ein Unternehmen FACeB2B nutzen möchte, muss es sich zunächst registrieren. Dazu ist ein DIRe-Code erforderlich. Der DIRe-Code ist ein Code, der einem Unternehmen zugewiesen wird, damit es elektronische Rechnungen über den öffentlichen Zugangspunkt von FACeB2B empfangen kann. Dazu muss sich das empfangende Unternehmen bei FACeB2B registrieren und den DIRe-Code eintragen. Dieser Code ist in der Regel Ihre NIF [NIF ist ein Code, der beim Ausfüllen der Daten sowohl des Ausstellers als auch des Empfängers einer Rechnung erforderlich ist], gefolgt von vier Nullen. Im Gegensatz zu FACe muss man mit einem Dienstleister zusammenarbeiten, um alle Vorteile von FACeB2B nutzen zu können. Der Dienstleister muss sich ebenfalls bei DIRe und FACeB2B registrieren. Das betreffende Unternehmen muss den Dienstleister bei der Registrierung als ESF (Empresa de Servicios de Facturación - Rechnungsdienstleister-Unternehmen) autorisieren.
Endlich ist es möglich, Rechnungen in einem bestimmten Format nur aus einem ERP-System wie SAP oder Microsoft Dynamics NAV zu exportieren. Ein spezialisierter EDI-Anbieter ist hierfür erforderlich.