E-Rechnungsstellung Australien

Einführung

Mit der rasanten Entwicklung der Informationstechnologien kam es zu einem enormen Wandel in den Geschäftsprozessen von manuellen zu elektronischen Systemen. In diesem Zusammenhang entwickelten sich E-Rechnungsanwendungen rasant weiter, und die Regierungen begannen, E-Rechnungsprojekte zu implementieren, die alle Geschäftstransaktionen zwischen Regierungen und Unternehmen abdecken.

E-Rechnungen in Australien

Australien hat den Peppol-Rahmen als gemeinsamen Standard und Netzwerk für E-Rechnungen übernommen. OpenPeppol erteilt verschiedenen Ländern die Befugnis, den Peppol-Rahmen für seine Mitglieder zu verwalten. In Australien ist die ATO die Peppol-Behörde. — B2G: Peppol — B2B: N/A

Archivierung und Geltungsbereich

Sie müssen alle Aufzeichnungen über die Gründung, den Betrieb, die Änderung sowie den Verkauf oder die Schließung Ihres Unternehmens aufbewahren, die für Ihre Steuer- und Rentenangelegenheiten relevant sind. Die relevanten Informationen in Ihren Aufzeichnungen dürfen nicht verändert werden (z. B. durch den Einsatz elektronischer Verkaufsunterdrückungswerkzeuge) und müssen so gespeichert werden, dass die Informationen vor Veränderung oder die Aufzeichnung vor Beschädigung geschützt sind. Die meisten Aufzeichnungen müssen Sie 5 Jahre lang aufbewahren. Sie müssen dem ATO Ihre Aufzeichnungen auf Anfrage vorlegen können. Ihre Aufzeichnungen müssen in englischer Sprache verfasst sein oder leicht ins Englische übersetzbar sein.

Elektronische Rechnungen, Gutschriften, Zahlungsavis, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Versandavis, Kataloge sind die Dokumenttypen, die von Peppol verarbeitet werden können.

Zeitplan und Format

Bezüglich B2B-Transaktionen beabsichtigt die australische Regierung, E-Rechnungen schrittweise, basierend auf der Unternehmensgröße, zur Pflicht zu machen. Drei Phasen wurden vorgeschlagen:

1️⃣ Ab dem 1. Juli 2023 konnten Unternehmen ihre großen Geschäftspartner bitten, ihre Rechnungen elektronisch über das PEPPOL-Netzwerk zu senden. Das bedeutet, dass große Unternehmen ab diesem Datum verpflichtet wären, auf Anfrage elektronische Rechnungen im PEPPOL-Format senden zu können.

Ab dem 1. Juli 2024 können Unternehmen mittlere Handelspartner auffordern, ihre Rechnungen elektronisch über das PEPPOL-Netzwerk zu versenden. Das bedeutet, dass mittlere Unternehmen ab diesem Datum verpflichtet wären, auf Anfrage elektronische Rechnungen im PEPPOL-Format versenden zu können.

Ab dem 1. Juli 2025 wären alle Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen im PEPPOL-Format auszutauschen.

Australiens progressive Einführung von E-Rechnungen

Eine Rechnung muss nicht in Papierform ausgestellt werden.

Zum Beispiel können Sie einem Kunden eine Steuerrechnung ausstellen, indem Sie: E-Invoicing (Peppol eInvoice) verwenden, einen automatisierten direkten Austausch von Rechnungen zwischen der Software eines Lieferanten und eines Käufers PEPPOL BIS Billing 3.0.

Inhalt der e-Rechnung

Eine Steuerrechnung muss für ihre Gültigkeit die folgenden 7 Informationen enthalten. Abhängig vom Gesamtpreis der Steuerrechnung und davon, wie Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen verkaufen, können weitere Anforderungen gelten.

Bei Umsätzen unter $1.000 (einschließlich GST) müssen Ihre Steuerrechnungen folgende Angaben enthalten:

Die Worte ‘Rechnung’ – vorzugsweise oben, Ihre Identität als Verkäufer, wie z. B. Ihr Firmenname oder Handelsname (Kontaktdaten sind optional, werden aber empfohlen), Ihre australische Geschäftsnummer (ABN), das Datum, an dem Sie die Rechnung ausgestellt haben, eine kurze Liste der verkauften Artikel mit Mengenangabe und Preis, der zu zahlende GST-Betrag (falls vorhanden). Sie sollten den GST-Betrag für jeden Artikel separat ausweisen, oder, wenn der GST-Betrag genau ein Elftel des Gesamtpreises beträgt, können Sie eine Aussage wie ‘Gesamtpreis inklusive GST’ verwenden, der Umfang, in dem jeder verkaufte Artikel GST beinhaltet. Sie erfüllen diese Anforderung, wenn Sie entweder:

Mehrwertsteuerbetrag für jeden Artikel anzeigen, deutlich angeben, dass der Gesamtpreis die Mehrwertsteuer beinhaltet.

Eine Rechnung

Steuerrechnungen für Verkäufe im Wert von $1000 (einschließlich GST) oder mehr müssen zudem die Identität des Käufers oder dessen ABN enthalten.

Technische Anforderungen

Peppol definiert Business Interoperability Specifications (BIS) für verschiedene Arten von elektronischen Dokumenten, einschließlich Rechnungen. Die BIS legt die Struktur, Syntax und Semantik der Dokumente fest, um ein gemeinsames Verständnis und eine konsistente Interpretation über verschiedene Systeme hinweg zu gewährleisten.

Das Australian Taxation Office (ATO) spielt eine Rolle bei der Überwachung der Einführung und Einhaltung von E-Rechnungsstandards in Australien. Das ATO arbeitet mit Interessenvertretern der Industrie zusammen, um die Einhaltung von Standards zu fördern und einen einheitlichen Ansatz zu gewährleisten.

Benutzer in Australien können mit dem E-Invoicing-System über verschiedene Methoden interagieren, darunter Webportale, API (Application Programming Interface)-Integration und andere elektronische Kanäle. Die spezifische Methode kann von den vom Benutzer gewählten Plattformen oder Dienstanbietern und den Fähigkeiten ihrer Rechnungs- und Finanzsysteme abhängen. Hier sind einige gängige Möglichkeiten, wie Benutzer mit dem E-Invoicing-System interagieren können:

Webportale, Integrierte Buchhaltungssoftware, API-Integration, Direkte System-zu-System-Integration, Mobile Anwendungen, E-Mail-Integration, Regierungsportale und -plattformen.

Zusätzlich trägt die Einführung standardisierter Formate, wie sie von Peppol definiert werden, zur Interoperabilität verschiedener Systeme bei und erleichtert den Benutzern die nahtlose Interaktion über verschiedene Plattformen und Kanäle hinweg.

Digitale Signatur ist nicht erforderlich.

AS4-Nachrichtenprotokoll: Das Peppol-Framework, das für die E-Rechnungsstellung in Australien verwendet wird, nutzt das AS4-Nachrichtenprotokoll (Applicability Standard 4).

Peppol weist jedem Teilnehmer im Netzwerk eindeutige Kennungen zu, die als PEPPOL-Identifikatoren bekannt sind. Diese Kennungen helfen bei der Weiterleitung und Identifizierung des richtigen Empfängers für elektronische Dokumente, einschließlich elektronischer Rechnungen. Sie tragen zur Verifizierung der am E-Rechnungsprozess beteiligten Parteien bei.

Melasoft E-Rechnungslösung für Australien

Die Melasoft E-Rechnungsanwendung ist ein SAP-Addon, das auf dem Kundenserver-ERP-System unter der Kontrolle des Kunden ausgeführt wird. Die Hauptkomponenten der Melasoft E-Rechnungsanwendung sind das eingehende Cockpit, das ausgehende Cockpit, periodische Programme und kundenspezifische Anpassungen, wie in der folgenden Abbildung dargestellt. Jede Komponente wird in den folgenden Abschnitten erläutert.

Melasoft E-Rechnungs-Lösungsanwendungen

Melasoft Outbound Cockpit

Melasoft Outbound Cockpit ist ein SAP-Add-on, das im Mandantensystem von SAP läuft. Es untersteht der Kontrolle des Mandanten, wie auch andere Module des SAP-Systems. Dieses Cockpit extrahiert Rechnungsdaten aus dem ERP-System, erstellt XML-Dateien und sendet diese über Webdienste an das Portal der Steuerbehörde. Ausgehende Rechnungen können überwacht, gesteuert, storniert oder an das Portal der Steuerbehörden gesendet werden. Darüber hinaus kann der Status ausgehender Dokumente über Webdienste überwacht werden. Der allgemeine Systemstatus ist unten dargestellt:

Melasoft E-Rechnungs-Add-on

Melasoft Inbound Cockpit

Melasoft Outbound Cockpit ist ein SAP Add-on, das auf dem Client-SAP-System läuft. Es unterliegt, wie andere Module des SAP-Systems, der Kontrolle des Clients. Eingehende Rechnungen werden über periodische Jobs aus dem Finanzamt-Portal bezogen und können über das Cockpit für eingehende Rechnungen überwacht, genehmigt oder abgelehnt werden. Darüber hinaus kann bei Bedarf der Status der eingehenden Rechnungen überwacht werden.

Periodische Programme

Periodische Programme laufen automatisch in definierten Zeitintervallen oder manuell und werden zum Aktualisieren von Informationen im Melasoft E-Rechnungsprogramm verwendet. Im Standardpaket werden zwei Hauptaufgaben genutzt: “Rechnung abrufen/aktualisieren” und “Liste aller registrierten Unternehmen aktualisieren”. Die erste Aufgabe dient zur Aktualisierung von Statusinformationen eingehender und ausgehender Rechnungen im Portal der Steuerbehörden und zur Prüfung, ob neue Rechnungen eingereicht wurden oder nicht. Die zweite Aufgabe aktualisiert die Listen der bei der Steuerbehörde registrierten Unternehmen.

Individualisierungen

Anpassungen werden zur kundenspezifischen Konfiguration der Melasoft-Lösung gemäß dem Kundenunternehmen verwendet. Die Anzahl und der Umfang der Anpassungen hängen von den Anforderungen des Unternehmens ab. Im Allgemeinen beziehen sich die Anpassungen auf Rechnungstypen, Steuerkategorien, Steuerbefreiungen, Rabatte, Verbindungsparameter, Mapping-Klassen, Einheiten-Codes und die Benutzeranmeldewartung. Die Anpassungen werden als Ergebnis einer Systemfunktionsanalyse ermittelt.

Hauptmerkmale der Melasoft-Lösung

Melasoft Solution ist ein SAP Add-on, das innerhalb des SAP Systems und unter der Kontrolle des Kunden funktioniert. Die Lösung bietet zwei separate Cockpits für Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Die Benutzer können den Status der Rechnungen im amtlichen Portal kontinuierlich überwachen und die Dokumente in verschiedenen Formaten anzeigen. Die Lösung ist flexibel und kann leicht an unterschiedliche betriebliche Anforderungen angepasst werden. Auch unter Verwendung der Ausgaben kann die Lösung verbessert und neue Fähigkeiten können leicht adaptiert werden. Verschiedene Berechtigungen können den Benutzern zugewiesen werden, und somit können unterschiedliche Operationen verschiedenen Mitarbeitern zugeordnet werden. Alle Operationen werden protokolliert und können bei Bedarf eingesehen werden. Zusätzlich zu diesen Funktionen kann die Lösung entsprechend den Anforderungen der Kunden modifiziert werden.