La loi sur la facture électronique (eRechnungsgesetz) et le règlement sur la facture électronique (eRechnungs-Verordnung), entrés en vigueur en Allemagne en avril 2017, ont rendu la facturation électronique obligatoire pour toutes les entités contractantes fédérales, quel que soit le montant de la facture.
La loi sur la facturation électronique stipule également des dates spécifiques pour la mise en œuvre de la facturation électronique. Selon cela,
- Au 27.11.2018, la facture électronique est obligatoire pour les plus hautes autorités administratives fédérales,
- Au 27.11.2019, la facture électronique est devenue obligatoire pour toutes les institutions publiques fédérales et les entités contractantes, quelle que soit la valeur du contrat.
Cette loi ne s'applique qu'aux réglementations des institutions fédérales, et les autorités locales concernées par la directive européenne 2014/55 nécessitent une législation supplémentaire des Länder (États fédérés).
Plateforme de facturation électronique et solutions de gestion de la facturation électronique
Il existe différentes plateformes de facturation électronique requises ou recommandées par le gouvernement allemand pour la passation des marchés publics. La plateforme de facturation électronique utilisée dans les États dépend de l'autorité publique. Les formats utilisés doivent être valides pour XRechnung et tous les autres formats conformes à la norme européenne (EN) 16931.
Approche de réception et de traitement des factures électroniques
La plupart des transactions de facturation électronique sont effectuées selon des accords bilatéraux entre les administrations publiques et les opérateurs économiques (ou leurs prestataires de solutions). Les institutions publiques qui reçoivent des factures électroniques décident si elles seront traitées sous forme de données structurées ou selon un processus non automatisé.
La situation concernant la mise en œuvre de la norme européenne de facturation (EN)
Au niveau fédéral, chaque État a promulgué des lois différentes concernant la facture électronique, bien que la loi sur la facture électronique soit en vigueur depuis 2017. D'autre part, dans le cadre de la mise en œuvre de la directive 2014/55/UE sur la facturation électronique dans les marchés publics en Allemagne, le Conseil national de planification informatique a pris deux décisions :
- En juin 2017, XRechnung est devenu obligatoire pour les autorités publiques. XRechnung est la spécification d'utilisation de facture de base (CIUS) de la norme européenne (EN) 16931 sur la facturation électronique. Les autorités nationales peuvent également accepter d'autres formats parallèlement à XRechnung.
- En avril 2018, il a été décidé de mettre en place un service web standard pour les administrations publiques afin de transporter eFatura (PEPPOL). La décision a été prise en octobre 2018 d'utiliser le réseau PEPPOL eDelivery pour les administrations fédérales, régionales et locales.
Dans le cadre de ces décisions, le Bureau de coordination des normes informatiques (KoSIT) assume la responsabilité de maintenir XRechnung et de devenir l'autorité allemande PEPPOL. XRechnung est une norme d'échange de données développée par le KoSIT et fournie pour les factures électroniques. XRechnung est une forme spécifique de facture électronique et, techniquement, c'est un modèle de données sémantique, lisible par machine et basé sur XML. C'est la norme nationale pour l'administration publique allemande depuis le 27.11.2020.
La spécification d'utilisation des factures de base (CIUS)
Le CIUS est utilisé pour XRechnung et ZugFeRD 2.0. Le CIUS est conforme à la Norme Européenne (EN) 16931 concernant la facturation électronique. Les autorités nationales allemandes peuvent accepter d'autres formats que XRechnung. L'Allemagne peut également bénéficier du CIUS PEPPOL.
FeRD
Fondé en 2010 par le groupe de travail sur la gestion économique (Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftliche Verwaltung e.V. – AWV), le Forum allemand de la facturation électronique (Forum elektronische Rechnung Deutschland – FeRD) vise à promouvoir l'utilisation de la facturation électronique dans les secteurs public et privé. Composé de ministères et d'autres organismes gouvernementaux ainsi que de membres d'associations professionnelles importantes, le FeRD est également une organisation bénévole basée sur les contributions de ses membres.
ZUGFeRD est développé par FeRD avec le soutien du ministère fédéral de l'Économie et de l'Énergie. Le format de facture est un format de données intersectoriel basé sur la directive européenne 2014/55 pour l'échange électronique de données de facturation. L'un des objectifs de ZUGFeRD est d'améliorer la communication entre les entreprises ou entre les entreprises et l'administration publique en concluant un accord de format entre les parties à la facturation.