Das E-Rechnungsgesetz und die E-Rechnungs-Verordnung, die im April 2017 in Deutschland in Kraft traten, machten die elektronische Rechnungsstellung für alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes zur Pflicht, unabhängig von der Rechnungshöhe.
Das E-Invoicing-Gesetz sieht auch spezifische Fristen für die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung vor. Demnach gilt,
- Ab dem 27.11.2018 ist die E-Rechnung für oberste Bundesbehörden verpflichtend,
- Ab dem 27.11.2019 ist die E-Rechnungspflicht für alle öffentlichen Einrichtungen und Auftraggeber auf Bundesebene, unabhängig vom Auftragswert, verpflichtend.
Dieses Gesetz gilt nur für Vorschriften von Bundesinstitutionen, und von der EU-Richtlinie 2014/55 betroffene lokale Behörden benötigen zusätzliche Gesetzgebung von den Bundesländern.
E-Rechnungsplattform und E-Rechnungsmanagement-Lösungen
Es gibt verschiedene E-Rechnungsplattformen, die von der deutschen Regierung für die öffentliche Auftragsvergabe gefordert oder empfohlen werden. Welche E-Rechnungsplattform in den Bundesländern verwendet wird, hängt von der jeweiligen öffentlichen Stelle ab. Die verwendeten Formate müssen für XRechnung gültig und alle anderen Standards konform mit der europäischen Norm (EN) 16931 sein.
Ansatz für den Empfang und die Verarbeitung von eRechnungen
Die meisten eRechnungstransaktionen erfolgen auf der Grundlage von bilateralen Vereinbarungen zwischen Regierungsbehörden und Wirtschaftsakteuren (oder in deren Namen handelnden Lösungsanbietern). Öffentliche Einrichtungen, die eRechnungen erhalten, entscheiden, ob eRechnungen als strukturierte Daten oder nach einem nicht-automatisierten Verfahren verarbeitet werden.
Die Situation bezüglich der Umsetzung des Europäischen Standards für die Rechnungsstellung (EN)
Auf Bundesebene haben die einzelnen Länder unterschiedliche Gesetze zur eFatura erlassen, obwohl das Gesetz über elektronische Rechnungen seit 2017 in Kraft ist. Andererseits hat der Nationale IT-Planungsrat im Rahmen der Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen in Deutschland zwei Beschlüsse gefasst:
- Im Juni 2017 wurde die XRechnung für öffentliche Auftraggeber verpflichtend. Die XRechnung ist die Core Invoice User Specification (CIUS) der Europäischen Norm (EN) 16931 zur elektronischen Rechnungsstellung. Nationale Behörden können neben der XRechnung auch andere Formate akzeptieren.
- Im April 2018 wurde beschlossen, einen Standard-Webservice für Behörden zum Austausch von eFatura (PEPPOL) einzurichten. Im Oktober 2018 wurde die Entscheidung getroffen, das PEPPOL eDelivery Network für Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden zu nutzen.
Im Rahmen dieser Entscheidungen überträgt das Kooperationsausschuss für IT-Standards (KoSIT) die Verantwortung für die Pflege der XRechnung und wird zur deutschen PEPPOL-Behörde. XRechnung ist ein von KoSIT entwickelter Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen. XRechnung ist eine spezielle Form der elektronischen Rechnung und technisch gesehen ein XML-basiertes, maschinenlesbares semantisches Datenmodell. Seit dem 27.11.2020 ist sie der nationale Standard für die deutsche öffentliche Verwaltung.
Die Kernspezifikation für die Rechnungsverwendung (CIUS)
CIUS wird für XRechnung und ZugFeRD 2.0 verwendet. CIUS entspricht der europäischen Norm (EN) 16931 für E-Rechnungen. Deutsche nationale Behörden können neben XRechnung auch andere Formate akzeptieren. Deutschland kann auch von PEPPOL CIUS profitieren.
FeRD
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), gegründet im Jahr 2010 von der Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV), hat sich zum Ziel gesetzt, die Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen und privaten Sektor zu fördern. FeRD, bestehend aus Ministerien und anderen staatlichen Stellen sowie Mitgliedern bedeutender Branchenverbände, ist ebenfalls eine freiwillige Organisation, die auf den Beiträgen ihrer Mitglieder basiert.
ZUGFeRD wird von FeRD mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie entwickelt. Das Rechnungsformat ist ein branchenübergreifendes Datenformat, das auf der EU-Richtlinie 2014/55 für den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten basiert. Ein Ziel von ZUGFeRD ist es, die Kommunikation zwischen Unternehmen oder zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung durch den Abschluss einer Formatvereinbarung zwischen den Rechnungsparteien zu verbessern.