PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) ist das Interoperabilitätsnetzwerk, das es Unternehmen und öffentlichen Stellen ermöglicht, strukturierte elektronische Rechnungen auszutauschen, ohne mit jedem Geschäftspartner bilaterale Formate vereinbaren zu müssen. Sobald Ihr Unternehmen als PEPPOL-Teilnehmer registriert ist, können Sie Rechnungen über einen einzigen, standardisierten Kanal an jeden anderen Teilnehmer im Netzwerk in ganz Europa und zunehmend weltweit senden. Docnova ist ein zertifizierter PEPPOL Access Point, was bedeutet, dass Registrierung, Senden und Empfangen auf derselben Plattform erfolgen. Diese Anleitung behandelt alles, was Sie benötigen, um PEPPOL von Grund auf einzurichten.
Was ist PEPPOL
PEPPOL ist eine Reihe von technischen Spezifikationen und ein Governance-Rahmenwerk, das standardisiert, wie elektronische Geschäftsunterlagen wie Rechnungen, Bestellungen und Versandavis zwischen Organisationen ausgetauscht werden. Es funktioniert nach einem Vier-Ecken-Modell: Ihre Software (Ecke 1) sendet an Ihren Zugangspunkt (Ecke 2), der an den Zugangspunkt des Empfängers (Ecke 3) weiterleitet, der ihn an dessen Software (Ecke 4) liefert.
Jeder PEPPOL-Teilnehmer wird durch eine Teilnehmer-ID identifiziert. Die ID besteht aus einem Schema-Code und einer Geschäftsidentifikationsnummer. Der Schema-Code identifiziert die Art des verwendeten Identifikators, zum Beispiel, 9945 Ist das Schema für polnische NIP-Nummern, 9930 wird für deutsche Mehrwertsteuer-Identifikationsnummern verwendet. Die Kennung für das Unternehmen ist die reine Nummer ohne Länderpräfix (z. B., 8460002329 nicht PL8460002329).
PEPPOL ist in vielen europäischen Ländern für die Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor zwingend vorgeschrieben und wird zunehmend auch im B2B-Bereich gefordert. Die Registrierung ist eine Voraussetzung für den Versand von Rechnungen an jeden Vertragspartner, der die PEPPOL-Lieferung verlangt.
Bevor Sie beginnen: Voraussetzungen
Bevor Sie die PEPPOL-Registrierungsseite in Docnova öffnen, vergewissern Sie sich Folgendes:
Unternehmensregistrierung aktiv: Ihr Unternehmen muss in Docnova mit einer gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder einer gleichwertigen Geschäftsbezeichnung eingerichtet sein. Diese Nummer wird Teil Ihrer Teilnehmer-ID.
Korrekter Schema-Code für Ihr Land: Der Schema-Code muss mit dem Identifikatortyp Ihres Landes übereinstimmen. Polnische Unternehmen verwenden 9945 (NIP). Deutsche Unternehmen nutzen 9930. Die Verwendung des falschen Schemas führt dazu, dass die Registrierung fehlschlägt oder eine nicht auflösbare Teilnehmer-ID entsteht.
Berechtigung für den Plan: Bestätigen Sie, dass Ihr aktueller Docnova-Abonnementplan die PEPPOL-Funktionalität beinhaltet. Die Seite "Pläne & Abrechnung" zeigt Ihren aktuellen Plan und Ihr Rechnungskontingent an.
Bereitschaft, rechtliche Vereinbarungen zu akzeptieren Der Registrierungsprozess erfordert die Annahme eines Dienstleistervertrags und einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Diese werden während des Registrierungsprozesses angezeigt und müssen beide akzeptiert werden, bevor die Schaltfläche "Senden" aktiv wird. Sie sollten diese Dokumente vorab prüfen.
Nur eine aktive Registrierung gleichzeitig: Die PEPPOL Registrierungsseite besagt, dass zu einem Zeitpunkt nur eine Registrierung aktiv sein kann. Wenn Ihr Unternehmen bereits eine genehmigte Teilnehmer-ID hat, wird eine erneute Registrierung einen Fehler auslösen.
Schritt-für-Schritt: Registrierung bei PEPPOL über Docnova
Navigieren Sie zur PEPPOL-Registrierungsseite unter /peppol-registrierung. Die Seite zeigt eine Registrierungstabelle mit den Spalten: AKTIV, STATUS, ICD, IDENTIFIKATOR und TEILNEHMER-ID. Wenn keine Registrierung vorhanden ist, ist die Tabelle leer.
Schritt 1 – Öffnen Sie das Fenster "Neue Registrierung" Klicken Sie auf die Schaltfläche “Neue Registrierung”. Ein Modalfenster öffnet sich mit zwei Registerkarten: “Neue Registrierung” und “Vom Anbieter migrieren”. Bleiben Sie für eine erstmalige Einrichtung auf der Registerkarte “Neue Registrierung”.
Schritt 2 – Lesen Sie den Willkommenstext Das Modal zeigt eine Willkommensnachricht an: “Willkommen im E-Rechnungsportal von [Portalname] / [Firmenname]. Lesen Sie dies, bevor Sie fortfahren.’.
Schritt 3 – Beide Verträge annehmen Zwei Links werden angezeigt: “Dienstleistervertrag” und “Auftragsverarbeitungsvertrag”. Überprüfen Sie jedes Dokument. Aktivieren Sie dann den Schalter (der Schalter für die Bedingungen), button[role="Schalter"]) zur Bestätigung der Annahme. Beide Verträge müssen akzeptiert werden, bevor die Schaltfläche "Senden" aktiv wird.
Schritt 4 – Wählen Sie Ihr Teilnehmeridentifikationsschema Verwenden Sie die Combobox Identifikator des Teilnehmers (#participantIdentifier) auszuwählen, um das Schema auszuwählen, das zu Ihrem Land passt. Beispiel: auswählen 9945 für eine polnische Steuernummer, oder 9930 für eine deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Schritt 5 – Geben Sie Ihren Geschäftsbezeichner ein Im Feld "Geschäftskennung" (#businessIdentifier), geben Sie nur Ihre rohe Identifikationsnummer ein, kein Länderpräfix. Für ein polnisches Unternehmen mit NIP 8460002329, eingeben 8460002329.
Schritt 6 — Übermitteln Klicken Sie auf die Schaltfläche “Senden”. Die Registrierung wird an das PEPPOL-Netzwerk gesendet. Die Spalte STATUS in der Registrierungstabelle zeigt zunächst “Ausstehend” an. Nach der Netzwerksynchronisation ändert sie sich zu "Genehmigt". Sie sehen Ihre vollständige Teilnehmer-ID, zum Beispiel, iso6523-actorid-upis::9945:pl8460002329-t in der Tabelle.
Automatische MLR-Einstellungen (optional) Nach der Registrierung können Sie die automatische Antwort auf Nachrichtenebene aktivieren. Diese Einstellung (AUTO PEPPOL ANTWORT (toggle) wird in einer separaten Tabelle auf der PEPPOL Registration Seite angezeigt. Er ist standardmäßig inaktiv. Die Aktivierung bedeutet, dass Docnova empfangene PEPPOL-Rechnungen automatisch in Ihrem Namen bestätigt.
Ihre erste Rechnung über PEPPOL senden
Nachdem Ihre Registrierung genehmigt wurde, können Sie Rechnungen über PEPPOL aus der Liste ausgehender Rechnungen senden.
Stellen Sie zunächst sicher, dass die Rechnung, die Sie senden möchten, den PEPPOL-Übermittlungsstatus hat. Das Fenster “Per Peppol senden” besagt, dass Rechnungen “für den Versand mit Peppol geeignet” sein müssen. Rechnungen mit falschem Status oder fehlender Peppol-Empfänger-ID erscheinen in einer Liste “Nicht geeignete Rechnungen” und können nicht übertragen werden.
Zum Senden: 1. Gehen Sie zur Seite Ausgehend (/ausgehend). 2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der/den Zeile(n) für die Rechnung(en), die Sie senden möchten. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Per Peppol senden” in der Symbolleiste. 4. Ein Bestätigungsfenster wird geöffnet. Wenn die ausgewählte Rechnung berechtigt ist, wird sie mit einer Bestätigungsschaltfläche aufgeführt. Wenn sie nicht berechtigt ist, zeigt das Fenster “Bitte wählen Sie mindestens eine Rechnung aus der Tabelle aus, die für den Versand per Peppol geeignet ist” und eine Schaltfläche “Andere Rechnung auswählen” an, um zur Liste zurückzukehren. 5. Bestätigen Sie den Versand.
Damit der Empfänger Ihre Rechnung über PEPPOL erhalten kann, muss dessen Teilnehmer-ID im Abschnitt "Partnerfirmeninformationen" der Rechnung eingegeben werden (das Feld "Peppol-Teilnehmer-ID" im Formular zur Rechnungserstellung).
Fehlerbehebung
Registrierung hängt bei "Ausstehend" fest: Netzwerksynchronisation kann Zeit in Anspruch nehmen. Wenn der Status nach 24 Stunden weiterhin "Anstehend" anzeigt, wenden Sie sich an den Docnova-Support. Versuchen Sie nicht, sich erneut zu registrieren, da dies zu einem Fehler führt.
Falscher Schema-Code verwendet: Wenn Sie das falsche Schema ausgewählt haben, wird die Teilnehmer-ID im PEPPOL-Netzwerk nicht korrekt aufgelöst. Wenden Sie sich zur Korrektur der Registrierung an den Support; erstellen Sie kein Duplikat.
Submit-Schaltfläche bleibt deaktiviert: Beide Kontrollkästchen für den Dienstleistervertrag und die Vereinbarung zur Datenverarbeitung müssen akzeptiert werden. Stellen Sie sicher, dass der Schalter aktiviert ist (nicht nur einmal angeklickt wurde).
Rechnung nicht für PEPPOL-Versand berechtigt: Überprüfen Sie, ob die Rechnung mit einem Peppol-kompatiblen Code erstellt wurde und ob die Peppol-Teilnehmer-ID des Empfängers ausgefüllt ist. Rechnungen ohne Peppol-ID des Empfängers können nicht im Netzwerk weitergeleitet werden.
Fallsensitivität der Teilnehmer-ID: Die Registrierungstabelle zeigt die Kennung in Kleinbuchstaben (z. B., pl8460002329-t), aber einige Rechnungsformulare erfordern Großbuchstaben (PL8460002329-T). Wenn Sie eine Nichtübereinstimmung feststellen, verwenden Sie Großbuchstaben in den Rechnungsfeldern.
MLR antwortet nicht: Der Schalter AUTO PEPPOL RESPONSE ist standardmäßig inaktiv. Aktivieren Sie ihn auf der PEPPOL-Registrierungsseite, wenn Sie automatische Bestätigungen wünschen.
Fazit
Die PEPPOL-Registrierung in Docnova ist ein einmaliger Vier-Schritte-Prozess: Öffnen Sie das Fenster „Neue Registrierung“, akzeptieren Sie beide rechtlichen Vereinbarungen, geben Sie Ihr Schema und Ihre Kennung ein und senden Sie ab. Sobald Ihr Status als „Genehmigt“ angezeigt wird, sind ausgehende Peppol-Sendungen sofort aus der Liste der ausgehenden Rechnungen verfügbar. Für jedes Unternehmen, das Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Europa oder an digital ausgereifte B2B-Geschäftspartner sendet, vermeidet eine korrekte Einrichtung von Anfang an eine der häufigsten Fehlerquellen bei der Rechnungszustellung.