Un flux de travail de facture électronique couvre chaque étape, depuis le moment où vous décidez de facturer un client jusqu'à la confirmation du paiement. Dans Docnova, l'intégralité du flux de travail sortant se trouve dans une seule zone : créer, examiner, envoyer et suivre sans changer d'outil. Ce guide détaille chaque étape de ce flux de travail, depuis le choix d'une méthode de création jusqu'au suivi du statut du paiement, afin que vous puissiez gérer les factures sortantes de manière cohérente et efficace.
Le flux de travail de bout en bout des factures sortantes
Le cycle de vie de la facture sortante dans Docnova comprend quatre étapes distinctes :
- Créer — Créez la facture en utilisant l'une des quatre méthodes : Facture facile (formulaire manuel), Créer avec l'IA (BETA), Créer avec un document (upload) ou Créer avec un tableau Excel.
- Revue — La facture arrive dans la liste des factures sortantes avec un statut. À partir de là, vous pouvez l'afficher en PDF ou en XML UBL, la modifier ou la supprimer avant de l'envoyer.
- Envoyer — Transmission via l'un des trois canaux : Email, PEPPOL ou KSeF. Chaque canal nécessite des conditions d'éligibilité différentes.
- Piste — Surveiller l'état de la facture et l'état du paiement dans la liste. Enregistrer les paiements à réception.
La liste des factures sortantes affiche les colonnes suivantes : Source, Type de facture, Numéro de facture, Nom du client, Nom/Titre du fournisseur, NIF du fournisseur, NIF du client, Statut de la facture, Statut du paiement, Montant HT, Montant TTC, Devise, Date d'enregistrement, Date de la facture, Date d'échéance, ID client, Code pays fournisseur, Code pays client et Code type. Toutes les colonnes sont consultables et filtrables.
Créer une facture dans Docnova
À partir de la page Factures sortantes, cliquez sur Créer une facture dans la barre d'outils. Le formulaire de création de facture est structuré en sections rétractables : Informations sur le fournisseur, Informations sur la société partenaire, Détails de la facture, Informations de livraison, Informations de contact du partenaire, Produits ou services, Totaux, Informations de paiement, Remarques et Document.
Champs clés dans le formulaire :
- Identifiants du fournisseur et du client — Numéro d'identification fiscale, numéro de TVA, schéma et valeur du point de terminaison (utilisés pour PEPPOL), pays, adresse.
- Détails de la facture — Code du type de facture, profil, devise, date d’émission, période de début/fin, date d’échéance, date de livraison, référence de commande, référence de contrat.
- Produits ou services — Par ligne : nom de l’article, identifiant standard de l’article, classification des marchandises, identifiant de l’article du vendeur, quantité, code d’unité, catégorie/pourcentage de taxe, montant du prix. Les lignes peuvent être étendues pour des champs supplémentaires. Les lignes supplémentaires sont ajoutées via “ Ajouter un nouveau produit ”.”
- Informations de paiement — Paiement signifie code, compte financier du bénéficiaire (IBAN), banque/BIC. Les comptes de paiement enregistrés dans les paramètres de facturation sont disponibles par défaut via une boîte combinée.
- Remarques — Champ de commentaires libre.
- Document — Joindre les fichiers justificatifs (PDF, PNG, JPEG, TXT, XML).
Deux actions de soumission sont disponibles : Créer et Créer une récurrence.
Utilisation des modèles
La page Modèles à /modèles propose une bibliothèque de modèles de factures enregistrées avec des colonnes pour le montant, la date de la facture et la date d'échéance. Les modèles stockent la structure et les données de la facture pour réduire la ressaisie pour les clients récurrents ou les lignes de service standard.
Quatre modes de création sont disponibles sur la page des Modèles : Créer avec IA (BETA), Facture Facile, Créer avec Document et Créer avec Tableau Excel. Facture Facile ouvre le formulaire de facture complet décrit ci-dessus, pré-recommandé pour une utilisation standard. Créer avec Document permet la création de factures à partir d'un document téléchargé (XML, PDF ou image). Créer avec Tableau Excel prend en charge la création en masse à partir d'une feuille de calcul téléchargée.
Les modèles sont sélectionnés dans la liste et utilisés comme point de départ pour une nouvelle facture, tous les champs enregistrés étant pré-remplis et modifiables avant la création.
Envoi : E-mail, PEPPOL, KSeF
Une fois qu'une facture existe dans la liste des factures sortantes, sélectionnez sa case à cocher et utilisez les actions de la barre d'outils, ou ouvrez le panneau de détail de la facture et utilisez l'icône Envoyer la facture (premier bouton de l'en-tête). Trois canaux sont disponibles :
Envoyer par courriel — Transmet la facture en pièce jointe. Convient à toute facture, quel que soit le système de l'acheteur.
Envoyer via Peppol — Ouvre la modale Envoyer via Peppol. La modale affiche l'état d'éligibilité : les factures doivent être dans un statut prêt pour Peppol (par exemple, “Enregistré en UBL”) et le client doit avoir un ID Participant Peppol valide. Les factures inéligibles sont listées sous “Factures non appropriées”. Une sélection éligible affiche une étape de confirmation avant la transmission. Votre propre ID Participant Peppol doit être enregistré et approuvé sur la page d'enregistrement PEPPOL avant l'envoi.
Envoyer à KSeF — Envoie les factures sélectionnées au système polonais national de facturation électronique. Seules les factures dont le statut est “ Prête pour KSeF ” sont éligibles. Après la soumission, le statut change en “ Acceptée KSeF ”. Les factures déjà acceptées ne peuvent pas être renvoyées et déclencheront une boîte de dialogue d'erreur si elles sont sélectionnées.
Suivi de l'état de paiement
La liste des factures sortantes comprend une colonne "État du paiement", visible aux côtés de l'état de la facture pour chaque ligne. Le filtrage est disponible via les listes déroulantes des états et les sélecteurs de plage de dates (Date de début / Date de fin, par défaut la semaine passée).
L'ouverture du panneau de détails d'une facture affiche la répartition financière complète dans la section Informations de paiement : montants HT, TVA, TTC, payé, restant, et d'autres champs. Le bouton Enregistrer un paiement enregistre un paiement manuel, mettant à jour les chiffres Payé et Restant. La liste déroulante Statut du paiement dans le panneau peut être mise à jour directement.
Le panneau de détails contient également un onglet Commentaires pour les fils de discussion sur les factures individuelles et un onglet Historique qui enregistre chaque événement de statut et d'envoi pour une auditabilité complète.
Conclusion
Le flux de travail des factures électroniques sortantes de Docnova couvre le cycle de vie complet en une seule interface : méthodes de création flexibles, envoi multicanal et suivi des paiements avec piste d'audit. Que vous envoyiez vers un système national de facturation électronique, le réseau PEPPOL ou directement par e-mail, le flux de travail est cohérent et le statut est toujours visible dans la liste.