Ein E-Rechnungs-Workflow deckt jeden Schritt ab, von dem Moment, in dem Sie sich entscheiden, einem Kunden eine Rechnung zu stellen, bis zu dem Moment, in dem die Zahlung bestätigt wird. In Docnova befindet sich der gesamte ausgehende Workflow in einem Bereich: Erstellen, Überprüfen, Senden und Nachverfolgen, ohne zwischen den Tools wechseln zu müssen. Diese Anleitung führt Sie durch jede Phase dieses Workflows, von der Auswahl einer Erstellungsmethode bis zur Überwachung des Zahlungsstatus, damit Sie ausgehende Rechnungen konsistent und effizient bearbeiten können.
Der End-to-End-Workflow für ausgehende Rechnungen
Der Lebenszyklus ausgehender Rechnungen in Docnova hat vier unterschiedliche Phasen:
- Erstellen — Erstellen Sie die Rechnung mit einer von vier Methoden: Einfache Rechnung (manuelles Formular), Erstellen mit KI (BETA), Erstellen mit Dokument (hochladen) oder Erstellen mit Excel-Tabelle.
- Überprüfung — Die Rechnung landet mit einem Status in der Liste der ausgehenden Rechnungen. Von hier aus können Sie sie vor dem Versand als PDF oder UBL XML einsehen, bearbeiten oder löschen.
- Senden — Versand über einen von drei Kanälen: E-Mail, PEPPOL oder KSeF. Jeder Kanal hat unterschiedliche Teilnahmebedingungen.
- Spur — Rechnungsstatus und Zahlungsstatus in der Liste überwachen. Zahlungen bei Erhalt verbuchen.
Die Liste Ausgangsrechnungen zeigt Spalten für Quelle, Rechnungstyp, Rechnungsnummer, Kundenname, Lieferantenname/-titel, Umsatzsteuer-ID des Lieferanten, Umsatzsteuer-ID des Kunden, Rechnungsstatus, Zahlungsstatus, Betrag ohne MwSt., Betrag mit MwSt., Währung, Registrierungsdatum, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Kunden-ID, Ländercode des Lieferanten, Ländercode des Kunden und Typencode. Alle Spalten sind durchsuchbar und filterbar.
Eine Rechnung in Docnova erstellen
Klicken Sie auf der Seite Ausgangsrechnungen in der Symbolleiste auf Rechnung erstellen. Das Formular zur Rechnungserstellung ist in aufklappbare Abschnitte unterteilt: Lieferanteninformationen, Informationen zum Partnerunternehmen, Rechnungsdetails, Lieferinformationen, Ansprechpartner beim Partnerunternehmen, Produkte oder Dienstleistungen, Summen, Zahlungsinformationen, Anmerkungen und Dokument.
Schlüsselfelder im Formular:
- Lieferanten- und Kundenkennungen — NIP, USt-IdNr., Endpunkt-Schema und -Wert (für PEPPOL verwendet), Land, Adresse.
- Rechnungsdetails — Rechnungsart, Profil, Währung, Ausstellungsdatum, Gültigkeitszeitraum (Start/Ende), Fälligkeitsdatum, Lieferdatum, Bestellreferenz, Vertragsreferenz.
- Produkte oder Dienstleistungen — Pro Zeile: Artikelname, Standardartikel-ID, Warenklassifizierung, Verkäuferartikel-ID, Menge, Einheitscode, Steuerkategorie/Prozentsatz, Preisbetrag. Zeilen können für zusätzliche Felder erweitert werden. Zusätzliche Zeilen werden über “Neues Produkt hinzufügen” hinzugefügt.”
- Zahlungsinformationen — Zahlungsmittel ist Code, Zahlungsempfänger-Konto (IBAN), Bank/BIC. Gespeicherte Zahlungskonten aus den Rechnungseinstellungen sind über eine Kombobox als Standardwerte verfügbar.
- Bemerkungen — Freitext-Bemerkungsfeld.
- Dokument — Unterstützende Dateien anhängen (PDF, PNG, JPEG, TXT, XML).
Zwei Submit-Aktionen sind verfügbar: Erstellen und Wiederkehrend erstellen.
Vorlagen verwenden
Die Vorlagenseite bei /Vorlagen bietet eine Bibliothek mit gespeicherten Rechnungsvorlagen mit Spalten für Betrag, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum. Vorlagen speichern Rechnungsstruktur und Daten, um die Wiedereingabe für Stammkunden oder Standarddienstleistungen zu reduzieren.
Auf der Seite "Vorlagen" stehen vier Erstellungsmodi zur Verfügung: Mit KI erstellen (BETA), Rechnungsassistent, Mit Dokument erstellen und Mit Excel-Tabelle erstellen. Rechnungsassistent öffnet das oben beschriebene vollständige Rechnungsformular und wird für die Standardverwendung empfohlen. Mit Dokument erstellen ermöglicht die Rechnungserstellung aus einem hochgeladenen Dokument (XML, PDF oder Bild). Mit Excel-Tabelle erstellen unterstützt die Massenerstellung aus einer hochgeladenen Tabellenkalkulation.
Vorlagen werden aus der Liste ausgewählt und als Ausgangspunkt für eine neue Rechnung verwendet, wobei alle gespeicherten Felder vor der Erstellung vorausgefüllt und editierbar sind.
Senden: E-Mail, PEPPOL, KSeF
Sobald eine Rechnung in der Ausgabeliste vorhanden ist, wählen Sie ihr Kontrollkästchen aus und verwenden Sie die Symbolleistenaktionen, oder öffnen Sie die Detailansicht der Rechnung und verwenden Sie das Symbol "Rechnung senden" (erster Button in der Kopfzeile). Drei Kanäle stehen zur Verfügung:
Per E-Mail senden — Versendet die Rechnung als Anhang. Geeignet für jede Rechnung, unabhängig vom System des Käufers.
Über Peppol senden — Öffnet das Modal “Via Peppol senden”. Das Modal zeigt den Berechtigungsstatus an: Rechnungen müssen sich in einem Peppol-fähigen Status befinden (z. B. “Als UBL gespeichert”), und der Kunde muss eine gültige Peppol-Teilnehmer-ID haben. Nicht berechtigte Rechnungen werden unter „Nicht geeignete Rechnungen“ aufgeführt. Eine berechtigte Auswahl zeigt einen Bestätigungsschritt vor der Übertragung an. Ihre eigene Peppol-Teilnehmer-ID muss auf der Seite „PEPPoL-Registrierung“ registriert und genehmigt sein, bevor Sie senden.
An KSeF senden — Sendet ausgewählte Rechnungen an das polnische nationale E-Rechnungssystem. Nur Rechnungen mit dem Status “Bereit für KSeF” sind zulässig. Nach der Übermittlung ändert sich der Status zu “Akzeptiert KSeF”. Bereits akzeptierte Rechnungen können nicht erneut gesendet werden und lösen bei Auswahl einen Fehlerdialog aus.
Zahlungsstatus verfolgen
Die Liste "Ausgehende Rechnungen" enthält eine Spalte "Zahlungsstatus", die neben dem "Rechnungsstatus" für jede Zeile sichtbar ist. Filterung ist über die Status-Dropdowns und Datumsbereichseingaben (Startdatum / Enddatum, standardmäßig auf die vergangene Woche gesetzt) möglich.
Beim Öffnen des Detailbereichs einer Rechnung werden im Abschnitt "Zahlungsinformationen" die vollständige finanzielle Aufschlüsselung angezeigt: Beträge zzgl. MwSt., MwSt., inkl. MwSt., bezahlt, offen und weitere Felder. Die Schaltfläche "Zahlung eingeben" erfasst eine manuelle Zahlung und aktualisiert die Zahlen für "Bezahlt" und "Offen". Das Dropdown-Menü "Zahlungsstatus" im Bereich kann direkt aktualisiert werden.
Das Detailfenster enthält außerdem eine Registerkarte "Kommentare" für Diskussionsfäden zu einzelnen Rechnungen und eine Registerkarte "Verlauf", die jedes Status- und Sendeereignis für vollständige Nachvollziehbarkeit protokolliert.
Fazit
Der ausgehende E-Rechnungs-Workflow von Docnova deckt den gesamten Lebenszyklus in einer einzigen Oberfläche ab: flexible Erstellungsmethoden, mehrkanaliger Versand und Zahlungsverfolgung mit einem Audit Trail. Egal, ob Sie an ein nationales E-Rechnungssystem, das PEPPOL-Netzwerk oder direkt per E-Mail senden, der Workflow ist konsistent und der Status ist immer in der Liste sichtbar.