PEPPOL est un réseau mondial permettant d'échanger des documents commerciaux, y compris des factures, entre partenaires commerciaux sans pièces jointes par e-mail ni saisie manuelle des données. Lorsque vous envoyez une facture sortante via PEPPOL dans Docnova, le document transite de votre système par le réseau directement vers le système ERP ou la plateforme de comptes fournisseurs de votre client. Ce guide explique le fonctionnement de la livraison des documents PEPPOL, ce dont vous avez besoin avant de pouvoir envoyer, comment déclencher un envoi dans Docnova, et ce qui se passe lorsqu'une facture n'est pas éligible.
PEPPOL Livraison
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) est un ensemble de normes et une infrastructure réseau qui permet aux organisations d'échanger des documents électroniques structurés. Au lieu d'envoyer un PDF par e-mail, un expéditeur compatible PEPPOL transmet un document XML UBL (Universal Business Language) que le système du destinataire peut traiter automatiquement.
Le concept clé est l'identifiant participant Peppol, un identifiant unique au format ICD: identifiant (par exemple, 9945 : pl8460002329-t (pour une entité polonaise). L'expéditeur et le destinataire doivent tous deux être enregistrés sur le réseau PEPPOL pour échanger des documents. Le point d'accès de l'expéditeur achemine le document vers le point d'accès du destinataire en utilisant son identifiant participant, sans nécessiter une connaissance préalable du logiciel spécifique ou de l'adresse e-mail du destinataire.
Pour les factures sortantes, la livraison PEPPOL signifie que l'acheteur reçoit un document lisible par machine plutôt qu'un PDF numérisé, ce qui élimine la ressaisie manuelle, réduit les erreurs et accélère généralement le traitement des paiements.
Comment fonctionne la livraison de documents PEPPOL
Le flux de livraison est :
- L'expéditeur crée une facture au format UBL contenant l'identifiant participant Peppol de l'acheteur.
- Le point d'accès de l'expéditeur recherche le point d'accès de l'acheteur dans le PEPPOL Service Metadata Publisher (SMP).
- Le document est transmis du point d'accès de l'expéditeur au point d'accès de l'acheteur sur le réseau PEPPOL.
- Le système de l'acheteur reçoit et traite le document structuré.
Depuis la page Factures sortantes de Docnova, ce processus est déclenché en sélectionnant une facture et en cliquant sur “ Envoyer via Peppol ”. La facture doit être dans un état prêt pour Peppol (tel que “ Enregistré en tant qu'UBL ”) et doit inclure un identifiant de participant Peppol valide pour l'acheteur.
La fenêtre contextuelle Envoyer via Peppol affiche le statut d'éligibilité des factures sélectionnées avant toute transmission. Les factures qui ne peuvent pas être envoyées apparaissent sous l'étiquette “ Factures non éligibles ”. Seules les factures éligibles passent à la confirmation.
Prérequis pour l'envoi via PEPPOL
Avant de pouvoir envoyer des factures sortantes via PEPPOL dans Docnova, deux conditions doivent être remplies :
Votre entreprise doit avoir un enregistrement Peppol approuvé.
La page d'inscription PEPPOL (/enregistrement-peppol) gère les identifiants de participants Peppol de votre entreprise. Le tableau d’enregistrement affiche les colonnes relatives au statut Actif, au Statut, à l’ICD, à l’Identifiant et à l’Identifiant du participant. Un enregistrement doit atteindre le statut “ Approuvé ” avant de pouvoir être utilisé pour l’envoi. Le flux d’enregistrement est le suivant : cliquer sur “ Nouvel enregistrement ” → saisir le Schéma et l’Identifiant Peppol → soumettre → le statut passe de “ En attente ” à “ Approuvé ” après synchronisation du réseau. Un seul enregistrement peut être actif à la fois.
2. La facture client doit inclure l'identifiant participant Peppol de l'acheteur.
Dans le formulaire de création de facture, la section des informations de l'entreprise du partenaire comprend un champ “Identifiant Participant Peppol” et un champ "Identifiant Endpoint" (schéma + valeur). Ceux-ci doivent être renseignés avec l'identifiant PEPPOL enregistré de l'acheteur. Sans un identifiant Peppol valide de l'acheteur, la facture apparaîtra dans la liste "Factures non valides" de la fenêtre modale d'envoi.
3. La facture doit être dans un statut éligible Peppol.
Les factures doivent avoir le statut approprié (par exemple, “ Enregistré en tant que UBL ”) pour pouvoir être envoyées via PEPPOL. Les factures dans d'autres statuts seront signalées comme inadaptées dans la fenêtre modale.
Pas à pas : Envoyer via PEPPOL dans Docnova
- Aller à la page Factures sortantes.
- Localisez la facture que vous souhaitez envoyer. Utilisez la zone de recherche ou les listes déroulantes de filtre (Statut de la facture, Fournisseur, Client) et les champs de plage de dates pour affiner la liste.
- Cochez la case sur la ligne de la facture (ou utilisez Tout sélectionner pour une sélection groupée).
- Cliquez sur “ Envoyer via Peppol ” dans la barre d'outils de la page.
- La fenêtre modale Envoyer via Peppol s'ouvre. Elle affiche vos factures sélectionnées et leur éligibilité.
- Les factures éligibles sont listées pour confirmation.
- Les factures non éligibles apparaissent sous “ Factures non adaptées ” avec une raison.
- Si la modale affiche uniquement l'état d'erreur (“ Veuillez sélectionner au moins une facture dans le tableau appropriée pour l'expédition avec Peppol ”), cliquez sur “ Sélectionner une autre facture ” pour fermer la modale et effectuer une nouvelle sélection dans la liste.
- Pour les factures éligibles, confirmez l'envoi. Le document est transmis au réseau PEPPOL.
Alternativement, ouvrez le panneau de détails de la facture en cliquant sur la ligne, puis utilisez l'icône Envoyer la facture (premier bouton dans l'en-tête du panneau) et sélectionnez “ Envoyer par e-mail ”
Remarque : L'envoi PEPPOL depuis le panneau utilise le flux de la barre d'outils ci-dessus ; le menu déroulant Envoyer une facture du panneau propose directement les options Email et KSeF.
Gestion des erreurs et MLR
La fenêtre modale Envoyer via Peppol affiche l'inéligibilité avant la transmission. Les raisons courantes pour lesquelles une facture apparaît sous “ Factures non appropriées ” sont : un statut de facture incorrect, l'absence d'un identifiant participant Peppol dans le dossier client, ou le format de la facture n'est pas compatible UBL.
La page d'inscription PEPPOL comprend une section Paramètres MLR automatiques. MLR signifie Message Level Response, un accusé de réception structuré envoyé par le point d'accès du destinataire à l'expéditeur pour confirmer la réception ou signaler des erreurs de traitement. Docnova affiche un tableau des identifiants Peppol enregistrés avec un interrupteur PEPPOL RESPONSE AUTO par identifiant. Cet interrupteur est inactif par défaut. Lorsqu'il est activé, Docnova envoie automatiquement une réponse au niveau du message aux factures PEPPOL entrantes reçues sur cet identifiant de participant. À faire : vérifier : si PEPPOL RESPONSE AUTO s'applique également aux accusés de réception MLR sortants, ou seulement à la réponse aux factures entrantes. Le wiki décrit l'interrupteur dans le contexte de “ répondre automatiquement aux factures Peppol entrantes ”.”
Si un envoi PEPPOL échoue après transmission (erreur au niveau du réseau plutôt qu'erreur d'éligibilité), le statut de la facture dans la liste des sorties reflétera l'échec. Reportez-vous à l'onglet Historique dans le panneau de détail de la facture pour un journal de toutes les tentatives d'envoi et des changements de statut.
Conclusion
La transmission PEPPOL supprime les étapes manuelles entre l'émission d'une facture et son traitement par l'acheteur. Dans Docnova, l'envoi via PEPPOL nécessite un enregistrement Peppol approuvé, un identifiant de participant Peppol de l'acheteur sur la facture et le bon statut de la facture. La fenêtre modale "Envoyer via Peppol" montre exactement quelles factures sont éligibles avant toute transmission.