PEPPOL ist ein globales Netzwerk zum Austausch von Geschäftsdokumenten, einschließlich Rechnungen, zwischen Geschäftspartnern ohne E-Mail-Anhänge oder manuelle Dateneingabe. Wenn Sie eine ausgehende Rechnung über PEPPOL in Docnova versenden, durchläuft das Dokument Ihr System über das Netzwerk direkt in die ERP- oder Kreditorenplattform Ihres Kunden. Diese Anleitung erklärt, wie die Dokumentenübermittlung über PEPPOL funktioniert, was Sie benötigen, bevor Sie senden können, wie Sie einen Versand in Docnova auslösen und was passiert, wenn eine Rechnung nicht berechtigt ist.
Was ist PEPPOL Delivery
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist ein Satz von Standards und eine Netzwerkinfrastruktur, die es Organisationen ermöglicht, strukturierte elektronische Dokumente auszutauschen. Anstatt eine PDF-Datei per E-Mail zu senden, übermittelt ein PEPPOL-fähiger Absender ein UBL (Universal Business Language) XML-Dokument, das das System des Empfängers automatisch verarbeiten kann.
Das Schlüsselkonzept ist die Peppol Participant ID, eine eindeutige Kennung im Format ICD:Identifikator zum Beispiel, 9945:pl8460002329-t (für eine polnische Einheit). Sowohl der Absender als auch der Empfänger müssen im PEPPOL-Netzwerk registriert sein, um Dokumente auszutauschen. Der Access Point des Absenders leitet das Dokument über dessen Teilnehmer-ID an den Access Point des Empfängers weiter, ohne dass vorherige Kenntnisse der spezifischen Software oder E-Mail-Adresse des Empfängers erforderlich sind.
Bei ausgehenden Rechnungen bedeutet PEPPOL-Zustellung, dass der Käufer ein maschinenlesbares Dokument anstelle eines gescannten PDFs erhält, was die manuelle Wiedereingabe überflüssig macht, Fehler reduziert und in der Regel die Zahlungsabwicklung beschleunigt.
So funktioniert die PEPPOL-Dokumentenlieferung
Der Lieferablauf ist:
- Der Absender erstellt eine Rechnung im UBL-Format, die die Peppol-Teilnehmer-ID des Käufers enthält.
- Der Zugangspunkt des Absenders sucht den Zugangspunkt des Käufers im PEPPOL Service Metadata Publisher (SMP).
- Das Dokument wird vom Zugangspunkt des Absenders über das PEPPOL-Netzwerk an den Zugangspunkt des Käufers übertragen.
- Das System des Käufers empfängt und verarbeitet das strukturierte Dokument.
Von der Seite “Ausgehende Rechnungen” von Docnova wird dieser Vorgang ausgelöst, indem eine Rechnung ausgewählt und auf “Per Peppol senden” geklickt wird. Die Rechnung muss sich in einem Peppol-fähigen Status befinden (wie z. B. "Als UBL gespeichert") und eine gültige Peppol-Teilnehmer-ID für den Käufer enthalten.
Das Fenster “Via Peppol senden” zeigt den Berechtigungsstatus ausgewählter Rechnungen an, bevor eine Übertragung stattfindet. Rechnungen, die nicht gesendet werden können, werden unter der Bezeichnung "Nicht geeignete Rechnungen" aufgeführt. Nur geeignete Rechnungen werden zur Bestätigung weitergeleitet.
Voraussetzungen für den Versand über PEPPOL
Bevor Sie ausgehende Rechnungen über PEPPOL in Docnova versenden können, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:
Ihr Unternehmen muss über eine genehmigte Peppol-Registrierung verfügen.
Die PEPPOL-Registrierungsseite/peppol-registrierung) verwaltet die Peppol-Teilnehmer-IDs Ihres Unternehmens. Die Registrierungstabelle zeigt Spalten für den aktiven Status, Status, ICD, Identifikator und Teilnehmer-ID. Eine Registrierung muss den Status “Genehmigt” erreichen, bevor sie zum Senden verwendet werden kann. Der Registrierungsablauf lautet: Klicken Sie auf “Neue Registrierung” → Füllen Sie das Peppol-Schema und die ID aus → Mit Absenden wechselt der Status von “Ausstehend” zu “Genehmigt” nach der Netzwerksynchronisation. Nur eine Registrierung kann gleichzeitig aktiv sein.
2. Die Kundenrechnung muss die Peppol-Teilnehmer-ID des Käufers enthalten.
Im Formular zur Rechnungserstellung enthält der Abschnitt “Informationen zum Partnerunternehmen” ein Feld für die Peppol-Teilnehmer-ID und ein Feld für die Endpunkt-ID (Schema + Wert). Diese müssen mit der registrierten PEPPOL-Kennung des Käufers ausgefüllt werden. Ohne eine gültige Peppol-ID des Käufers wird die Rechnung in der Liste "Nicht geeignete Rechnungen" im Sende-Modal angezeigt.
3. Die Rechnung muss sich in einem Peppol-fähigen Status befinden.
Rechnungen müssen sich im entsprechenden Status befinden (z. B. “Als UBL gespeichert”), um für den PEPPOL-Versand in Frage zu kommen. Rechnungen in anderen Status werden im Modal als nicht geeignet gekennzeichnet.
Schritt-für-Schritt: Senden über PEPPOL in Docnova
- Gehen Sie zur Seite Ausgangsrechnungen.
- Suchen Sie die Rechnung, die Sie senden möchten. Verwenden Sie das Suchfeld oder die Filterkomboboxen (Rechnungsstatus, Lieferant, Kunde) sowie die Datumsbereichseingaben, um die Liste einzugrenzen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Rechnungszeile (oder verwenden Sie "Alle auswählen" für eine Massenauswahl).
- Klicken Sie auf der Seitenleiste auf “Per Peppol senden”.
- Das Modal "Via Peppol senden" wird geöffnet. Es zeigt Ihre ausgewählten Rechnungen und deren Berechtigung an.
- Berechtigte Rechnungen sind zur Bestätigung aufgeführt.
- Nicht förderfähige Rechnungen erscheinen unter “Nicht geeignete Rechnungen” mit einer Begründung.
- Wenn das Modal nur den Fehlerzustand anzeigt (“Bitte wählen Sie mindestens eine Rechnung aus der Tabelle aus, die für den Versand mit Peppol geeignet ist”), klicken Sie auf “Weitere Rechnung auswählen”, um das Modal zu schließen und die Auswahl aus der Liste erneut vorzunehmen.
- Bestätigen Sie den Versand für berechtigte Rechnungen. Das Dokument wird an das PEPPOL-Netzwerk übertragen.
Alternativ öffnen Sie die Rechnungsdetailansicht durch Klicken auf die Zeile und verwenden dann das Symbol Rechnungs-E-Mail (erster Button in der Kopfzeile des Panels) und wählen “Per E-Mail senden”.”
Hinweis: PEPPOL-Versand vom Panel verwendet den Werkzeugleistenfluss oben; das Dropdown-Menü "Rechnung senden" des Panels bietet direkt die Optionen E-Mail und KSeF.
Fehlerbehandlung und MLR
Das Peppol-Modal “Senden über Peppol” zeigt die Nichtberücksichtigung vor der Übertragung an. Häufige Gründe, warum eine Rechnung unter "Nicht geeignete Rechnungen" aufgeführt wird: falscher Rechnungsstatus, keine Peppol-Teilnehmer-ID im Kundenkonto oder das Rechnungsformat ist nicht UBL-kompatibel.
Die PEPPOL-Registrierungsseite enthält einen Abschnitt für automatische MLR-Einstellungen. MLR steht für Message Level Response, eine strukturierte Bestätigung, die vom Zugangspunkt des Empfängers an den Absender gesendet wird, um den Empfang zu bestätigen oder Verarbeitungsfehler zu melden. Docnova zeigt eine Tabelle registrierter Peppol-IDs mit einem AUTO PEPPOL RESPONSE-Schalter pro ID. Dieser Schalter ist standardmäßig inaktiv. Wenn er aktiviert ist, sendet Docnova automatisch eine Message Level Response an eingehende PEPPOL-Rechnungen, die an diese Teilnehmer-ID gesendet werden. TODO: überprüfen: ob AUTO PEPPOL RESPONSE auch für ausgehende MLR-Empfangsbestätigungen gilt oder nur für die Beantwortung eingehender Rechnungen. Das Wiki beschreibt den Schalter im Kontext von “automatische Beantwortung eingehender Peppol-Rechnungen”.”
Wenn ein PEPPOL-Sendeversuch nach der Übertragung fehlschlägt (Netzwerkfehler statt Fehler bei der Berechtigung), wird der Rechnungsstatus in der Ausgabeliste den Fehler widerspiegeln. Weitere Informationen zu allen schreibversuchen und Statusänderungen finden Sie im Tab "Verlauf" im Detailfenster der Rechnung.
Fazit
PEPPOL-Versand eliminiert die manuellen Schritte zwischen dem Ausstellen einer Rechnung und deren Bearbeitung durch den Käufer. In Docnova erfordert der Versand über PEPPOL eine genehmigte Peppol-Registrierung, eine Peppol-Teilnehmer-ID des Käufers auf der Rechnung und den korrekten Rechnungsstatus. Das Modal "Via Peppol senden" zeigt genau an, welche Rechnungen vor der Übertragung berechtigt sind.