La fraude à la facture n'a pas toujours l'air suspecte.
Une facture fournisseur peut paraître tout à fait normale. Le vendeur est familier, le montant semble correct et le document contient les informations attendues.
Mais l'IBAN a changé.
Ou la facture a déjà été soumise.
Ou les coordonnées du fournisseur ne correspondent pas aux informations déjà présentes dans votre système.
La vraie question n'est pas seulement que ces risques soient détectés, mais quand.
Si une facture risquée est déjà entrée dans le processus d'approbation, elle est déjà un pas de plus vers le paiement.
C'est pourquoi les contrôles anti-fraude devraient avoir lieu avant approbation.
À quoi peut ressembler la fraude aux comptes fournisseurs ?
Les signes avant-coureurs courants comprennent :
- Modification des IBAN des fournisseurs
- Factures en double
- Fournisseurs bloqués ou sous sanctions
- Informations sur le fournisseur incohérentes
- Écarts entre les données de facturation et d'achat
Dans les processus de comptabilité fournisseurs manuels, la détection de ces risques dépend souvent de l'attention d'une personne.
À mesure que le volume des factures augmente, cela devient plus difficile.
Avec Automatisation des factures fournisseurs Docnova, les documents sont vérifiés avant le début du flux d'approbation. Le moteur de fraude évalue 204 signaux de fraude, avec 42 arrêts fermes pour les risques critiques tels que les IBAN modifiés et les factures en double.
Pourquoi “ Avant l’approbation ” est-il important ?
Un approbateur peut savoir qu'un achat est légitime.
Mais savent-ils que le compte bancaire du fournisseur a changé ?
Savent-ils que la même facture a déjà été saisie dans le système ?
Cela ne devrait pas dépendre entièrement d'un examen manuel.
Grâce à l'automatisation de la comptabilité fournisseurs, les risques critiques peuvent être stoppés en amont, tandis que les signaux moins critiques peuvent être présentés à l'approbateur pour examen.
Le résultat est simple :
Risque élevé → Arrêter et enquêter
Inhabituel → Montrez les preuves
Nettoyer → Continuer
L'objectif n'est pas d'ajouter plus de contrôles ou plus d'étapes d'approbation.
C'est pour faire le processus existant plus sûr sans le ralentir.
Que se passe-t-il ensuite ?
La détection des fraudes n'est qu'une partie du processus des comptes fournisseurs.
Une fois que la facture a passé les contrôles pertinents, Docnova peut poursuivre avec :
Contrôle des risques → Rapprochement intelligent → Validation → ERP → Statut du paiement
Les règles d'approbation peuvent déterminer qui doit examiner la facture, tandis que la délégation, l'escalade et la séparation des tâches restent partie intégrante du processus.
Au lieu d'utiliser un outil de fraude distinct, la prévention de la fraude fait partie intégrante du processus global d'automatisation des comptes fournisseurs.
La question que les équipes financières devraient poser
La plupart des entreprises ont déjà un processus d'approbation.
La meilleure question est :
Qu'advient-il d'une facture risquée avant qu'elle ne soit approuvée ?
Si la réponse dépend encore de quelqu'un qui repère manuellement un IBAN modifié ou une facture en double, il y a peut-être une faille.
Docnova AP Automation aide à détecter et à arrêter les risques liés aux factures plus tôt, avant qu'elles ne se rapprochent du paiement.
Pour des conseils plus axés sur SAP, lisez l'article connexe sur Facture électronique SAP.
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