Pourquoi la conformité à la facturation électronique est-elle importante ?
Pour nos clients, la conformité à la facturation électronique est un ‘ mal nécessaire ’, car ils doivent être en mesure de gérer correctement la TVA et les autres taxes afin de ne pas encourir d'amendes ou d'autres pénalités, et, bien sûr, d'être en mesure de déduire correctement la TVA.
Chez Melasoft, nous sommes passionnés par la simplification des opérations pour nos clients. Nous pouvons prendre en charge la complexité liée à la conformité dans le traitement de la facture électronique afin que nos clients puissent se concentrer sur leur cœur de métier. L'objectif est de les débarrasser de ce casse-tête.
Ce qu'une entreprise doit faire avant de commencer
Très souvent, une entreprise doit satisfaire à certaines exigences avant de pouvoir commencer la facturation électronique. Ces exigences peuvent obliger l'entreprise à déclarer le passage de la facturation papier à la facturation électronique afin d'obtenir l'approbation de l'administration fiscale, ou le prestataire de services à déclarer qu'il commencera à traiter les factures électroniquement pour le compte du client.
Dans certains pays, le fournisseur doit obtenir le consentement du destinataire de la facture pour passer de la facturation papier à la facturation numérique. Cela s'explique principalement par le fait que, bien que la facturation électronique soit disponible sur le marché depuis un certain temps, son utilisation en est encore à un stade embryonnaire dans de nombreux pays. De nombreuses entreprises n'ont pas la capacité de traiter des documents électroniques. Elles travaillent encore uniquement avec du papier.
“Dans certains cas, la législation fiscale et comptable peut également ne pas être à jour. Pour cette raison, la première question devrait toujours être de savoir si une facture électronique constitue ou non un document valable aux fins fiscales.”
Exigences qui doivent être satisfaites
“La prochaine étape concerne l'ensemble du processus de facturation électronique, où l'entreprise, par exemple, doit examiner les exigences de format et les exigences liées à l'authenticité et à l'intégrité des documents. Dans certains pays, il n'existe qu'une seule façon de satisfaire à ces exigences, tandis que d'autres pays offrent une plus grande gamme d'options. Il peut également y avoir des divergences au sein d'un pays donné – les ‘ régimes de facturation ’ soi-disant.
“Le contenu de la facture est également une considération importante. Cela inclut les exigences minimales de contenu telles que stipulées par le régulateur afin que la facture soit valide à des fins fiscales.
“Quant au processus d'émission, de transmission et d'acceptation, il existe une différence significative entre les pays de post-audit (la plupart des États membres de l'UE) et les pays de dédouanement (par exemple, la Turquie et l'Amérique latine). Alors que dans les pays de post-audit, les exigences sont principalement à la charge du fournisseur, dans les pays de dédouanement, le fournisseur et le destinataire sont également impliqués dans le processus de dédouanement de la facture auprès de l'autorité fiscale.
“Mais il est facile d'oublier que même dans les pays post-audit, il existe généralement des exigences que le destinataire doit également satisfaire. Par exemple, certains pays peuvent exiger du destinataire qu'il envoie un reçu ou une autre forme d'accusé de réception à l'émetteur, indiquant qu'il a reçu la facture et qu'elle est correcte, ou qu'il a reçu la facture mais souhaite y apporter des modifications. Les exigences d'authenticité et d'intégrité s'appliquent également aux destinataires.”
Ce qu'il faut prendre en compte lors de l'archivage
“Enfin, et ce n'est pas le moins important, il est essentiel d'examiner les exigences en matière d'archivage. Comment les factures électroniques seront-elles archivées ? Quels documents doivent être conservés et pendant combien de temps ? Existe-t-il des exigences en matière de traçabilité ? Dans certains pays, par exemple, il peut être exigé d'archiver localement. Tandis que d'autres pays peuvent autoriser l'archivage à l'étranger, le contribuable doit obtenir le consentement des autorités fiscales locales ou les informer que la société stockera ses factures électroniques ailleurs.”
La responsabilité incombe au client
“Il existe souvent une idée fausse concernant la répartition des responsabilités entre le client et le prestataire de services. Lorsqu'un sujet fiscal externalise certaines de ses opérations à un tiers – à un prestataire de services de facturation électronique, par exemple – cela n'entraîne pas un transfert de responsabilité vis-à-vis des autorités fiscales. Le rôle du prestataire de services est de fournir au sujet fiscal une solution, que le sujet fiscal peut évaluer et décider si elle respecte raisonnablement les obligations de conformité fiscale et comptable.
“En cas de désaccord entre le client et le fournisseur de services sur l'interprétation ou la mise en œuvre de certaines réglementations, l'avis du client devrait toujours être privilégié. C'est l'entreprise qui supporte les taxes ou amendes supplémentaires, pas le fournisseur de services.
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