Le passage de la Belgique à la facture électronique B2B obligatoire : ce que votre entreprise doit savoir

Facturation électronique B2B obligatoire en Belgique à partir du 1er janvier 2026

La Belgique a annoncé que la facturation électronique obligatoire interentreprises (B2B) entrera en vigueur le 1 janvier 2026. Cette initiative, visant à améliorer l'efficacité de la facturation, à renforcer la conformité à la TVA et à lutter contre la fraude fiscale, impose aux entreprises assujetties à la TVA d'adopter des factures électroniques structurées répondant à des normes techniques spécifiques.

Aperçu du processus législatif

Facture électronique structurée

Dans le cadre de la nouvelle législation belge, une facture électronique structurée est définie comme “ une facture électronique établie, envoyée et reçue dans un format électronique structuré permettant son traitement automatique et électronique ”. Cela signifie généralement que les factures seront au format XML, permettant un traitement automatisé, tandis que les factures PDF ne seront plus reconnues comme conformes à la TVA à des fins B2B.

Les factures électroniques structurées utiliseront le Peppol-BIS formatés et échangés via le réseau Peppol, conformément aux normes EN 16931-1 et CEN/TS 16931-2.

Les exigences belges en matière de facturation électronique mettent l'accent sur trois spécifications techniques principales :

1. Authenticité d'origineLes factures doivent inclure une identité d'expéditeur vérifiable, généralement par le biais de signatures électroniques sécurisées.
2. Intégrité du contenuDes mesures, telles que les signatures numériques et les protocoles de transmission sécurisée, devraient garantir que le contenu reste inchangé après délivrance.
3. LisibilitéLa norme EN 16931 doit être respectée, garantissant ainsi que les factures soient lisibles aussi bien par les humains que par les machines.

Portée de la facturation électronique B2B obligatoire

Le champ d'application de la facturation électronique obligatoire en Belgique couvre trois catégories : fournisseur, client et transaction.

• FournisseurLe mandat de facturation électronique s'applique à tous les fournisseurs belges enregistrés à la TVA, y compris les établissements belges d'entités étrangères ayant un numéro de TVA belge, les groupes TVA et les entités soumises à des régimes de TVA spéciaux dans l'agriculture. Les exemptions incluent les entités étrangères uniquement enregistrées à la TVA en Belgique, les entités exonérées de TVA, et celles déclarées en faillite ou opérant sous un régime de TVA forfaitaire spécial (jusqu'en janvier 2028).

• ClientLes clients soumis à ce mandat doivent être capables de recevoir et de traiter automatiquement des factures électroniques structurées. Ceci s'applique à toutes les entités assujetties à la TVA en Belgique, y compris les entités étrangères disposant d'un numéro de TVA belge pour des transactions locales belges. Les entités exonérées de TVA sont exclues.

• Transactions belges localesLe mandat s'applique à toutes les transactions B2B locales soumises à la TVA en Belgique, à l'exception de celles qui sont exemptées en vertu de l'article 44 du Code de la TVA belge. Les livraisons intra-communautaires et certains services effectués en dehors de la Belgique sont également exclus.

Incitations fiscales pour l'adoption de la facturation électronique

Pour encourager l'adoption, la Belgique offre des incitations fiscales pour la facturation électronique. Les petites entreprises peuvent bénéficier d'une déduction temporaire des coûts de 120% sur les dépenses liées à la mise en place du programme de facturation électronique et aux frais de conseil, applicables à compter du 1er janvier 2024. Cette déduction se termine avec l'année d'imposition 2029 (exercices fiscaux commençant le 1er janvier 2028).

De plus, le taux de déduction d'impôt pour les dépenses liées à la facturation numérique passera à 20% à compter du 1er janvier 2025.

Le réseau Peppol et le rapport électronique

Peppol, un réseau décentralisé, facilitera l'échange sécurisé de factures électroniques structurées. En Belgique, le FPS BOSA agit en tant qu'Autorité Peppol pour garantir une utilisation efficace du réseau. La Belgique propose également deux plateformes pour les entreprises sans accès direct à Peppol :

1. Mercure: Un service de “ salle de courrier ” pour l'échange de documents d'approvisionnement électronique.
2. HermèsUne plateforme permettant la réception de factures électroniques à l'échelle européenne, avec tous les numéros d'entreprise CBE belges préenregistrés gratuitement en tant que récepteurs Peppol.

Plateforme Mercurius

La Belgique prévoit de mettre en œuvre le rapport électronique en accord avec la directive européenne "VAT in the Digital Age" (ViDA) initiative. Ce projet de deuxième phase vise à créer un modèle à cinq coins promouvoir l'interopérabilité et l'échange de données au sein de l'UE.

Approche progressive

Pratiques actuelles et calendrier de transition

Actuellement, la facturation électronique B2B est facultative en Belgique, à condition que les deux parties y consentent et respectent des contrôles sécurisés pour l'émission, la réception et le stockage. Les factures conformes doivent être alignées sur la norme EN 16931 et le format Peppol-BIS. D'ici décembre 2025, les factures PDF ne seront plus acceptées.

De plus, la facturation électronique B2G (business-to-government) est obligatoire pour les contrats émis après le 1er mars 2024, tandis que les transactions B2C (business-to-consumer) restent exclues de l'obligation de facturation électronique.

Résumé de la facturation en Belgique à partir du 1er janvier 2026

Étapes de préparation pour les entreprises

Afin d'assurer une transition en douceur vers la facturation électronique obligatoire, les entreprises belges devraient entreprendre les démarches suivantes :

1. Examiner les processus de facturationÉvaluer les flux de travail de facturation actuels et les impacts départementaux, en particulier pour le traitement de la TVA et le mappage du contenu des factures.
2. Vérifier les données du clientAssurez-vous que le nom officiel, l'adresse et le numéro de TVA de toutes les données de référence client sont exacts.
3. Évaluer les capacités logiciellesVérifiez la préparation de votre logiciel de facturation à la facturation électronique et envisagez de faire appel à un prestataire tiers pour les mises à niveau informatiques nécessaires, y compris l'intégration du point d'accès.

Ces mesures proactives aideront les entreprises à répondre efficacement aux nouvelles exigences et à éviter d'éventuels problèmes de non-conformité.

Melasoft : Prêt pour la compatibilité avec la facture électronique

Le passage de la Belgique à la facturation électronique obligatoire marque un changement important pour les transactions interentreprises. En comprenant la législation et en se préparant à l'avance, les entreprises peuvent éviter les sanctions et conserver un avantage concurrentiel. N'attendez pas 2026, assurez-vous dès maintenant que vos systèmes de facturation sont conformes.

Melasoft, un notifié Point d'accès Peppol par le Ministère belge des Finances, est prêt à soutenir les entreprises belges dans leur transition vers la facturation électronique automatisée et conforme.

N'hésitez pas à contactez-nous Pour de l'aide !