L'automatisation des comptes clients remplace les flux de travail manuels de facturation par un système connecté qui crée, délivre et suit les factures, puis rapproche automatiquement les paiements entrants. Pour les équipes financières qui gèrent des dizaines ou des centaines de factures par mois, la différence entre la facturation manuelle et automatisée est souvent la différence entre la chasse aux paiements et une visibilité fiable sur les flux de trésorerie. Docnova réunit ces capacités au sein d'une plateforme unique qui gère les factures sortantes, la distribution multicanal, le rapprochement et les rapports financiers à partir d'une seule interface.
Ce que couvre l'automatisation RPA
L'automatisation des comptes clients couvre l'intégralité du cycle de vie des créances : génération de factures, leur transmission aux clients par le bon canal, suivi de leur statut, enregistrement des paiements et production de rapports indiquant où se trouve votre trésorerie.
Chacune de ces étapes a un équivalent manuel qui introduit des délais et des erreurs. La création de factures à la main risque des erreurs de transcription. La livraison par pièce jointe par e-mail n'offre pas d'accusés de réception ni de suivi de statut. Le rapprochement des paiements effectué dans une feuille de calcul prend du retard lorsque le volume augmente. Et le reporting de fin de mois qui repose sur des exportations manuelles peut prendre plusieurs jours à compiler.
L'automatisation de la RA comble chaque lacune. Un bon système de RA stocke les données de facturation dans un format structuré, achemine les livraisons par des canaux conformes, met à jour le statut de paiement en temps réel et affiche des résumés financiers sur demande. L'essentiel est que chaque étape alimente la suivante afin que les données que vous saisissez lors de la création d'une facture circulent jusqu'à la réconciliation et le reporting sans nouvelle saisie.
Fonctionnalités Docnova AR
Les fonctionnalités AR de Docnova sont centrées sur Sortant section, qui est le centre névralgique des factures de vente.
Création et gestion de factures. Depuis la vue Sortant, vous pouvez créer des factures directement en utilisant l'action Créer une facture. Chaque facture stocke des champs standard : numéro de facture, type de facture, date de facture, date d'échéance, détails du client et du fournisseur (y compris le numéro de TVA et le code pays), articles, montants hors et toutes taxes comprises, et devise. La liste des factures est filtrable par statut, plage de dates, fournisseur et client, et prend en charge la recherche plein texte.
Livraison multicanal. Une fois une facture prête, Docnova propose trois méthodes de livraison depuis la vue Sortant : Envoyer par e-mail, Envoyer à KSeF (le système national polonais de facturation électronique) et Envoyer via Peppol (le réseau international de factures électroniques). Les factures dont le statut est “ Prêt pour KSeF ” peuvent être soumises à KSeF en masse en sélectionnant les lignes et en utilisant l'action Envoyer à KSeF. Après soumission réussie, le statut est mis à jour à “ KSeF accepté ”.”
Formats de facture. Chaque facture peut être consultée ou téléchargée dans deux formats : PDF et UBL XML. Le format UBL est le format de données structurées utilisé par Peppol et KSeF.
Suivi des paiements. Le panneau de détail de la facture affiche une section Informations de paiement avec les montants Total, Payé et Restant, ainsi qu'une action Enregistrer un paiement pour enregistrer les paiements reçus. Chaque facture comporte un champ Statut du paiement visible dans la liste et dans le panneau de détail.
Réconciliation. La section Réconciliation rapproche les factures de vente et d'achat des paiements bancaires. Elle affiche les colonnes NUMÉRO DE FACTURE, NOM DU CLIENT, NOM DU FOURNISSEUR, DATE DE FACTURE, DATE D'ÉCHÉANCE, MONTANT À PAYER, DEVISE, STATUT DU PAIEMENT et STATUT. La liste est filtrable par plage de dates, statut de paiement et recherche en texte libre.
Configuration de l'automatisation AR dans Docnova
La mise en place de l'automatisation AR dans Docnova implique un petit nombre d'étapes de configuration avant que l'utilisation quotidienne ne devienne transparente.
1. Connectez votre entreprise. Les sections Aperçu sortant et Aperçu financier comprennent un menu déroulant de sélection d'entreprise. Assurez-vous que votre entreprise est enregistrée avec le bon identifiant Peppol et les bonnes informations de TVA, celles-ci remplissent les champs du fournisseur sur chaque facture que vous créez.
2. Configurer les canaux de livraison. Si vous avez besoin d'une intégration KSeF, les factures doivent être créées dans un format compatible KSeF et porter le statut “ Prêt pour KSeF ” avant d'être soumises. Pour la livraison Peppol, votre identifiant Peppol doit être enregistré ; l'environnement de test montre un exemple d'identifiant dans 9945:pl… La livraison par e-mail est disponible pour toute facture sans configuration supplémentaire.
3. Créez votre première facture. Utilisez l'action Créer une facture dans la vue Sortant. Remplissez les détails du client, les lignes d'articles, la date d'échéance et la devise. Enregistrez et confirmez que la facture atteint le bon statut avant de choisir un canal de livraison.
4. Mettre en place le rapprochement. Accédez à la section Rapprochement et définissez votre plage de dates par défaut. Liez vos données bancaires afin que les paiements entrants puissent être rapprochés avec les factures ouvertes. La liste de rapprochement affichera alors le statut de paiement par facture.
5. Définissez votre période de reporting. Dans la section Aperçu financier, définissez un mois de début et un mois de fin en utilisant les sélecteurs MM/AAAA et sélectionnez l'entreprise concernée. Ceci configure la fenêtre de dates pour toutes les cartes et tous les graphiques récapitulatifs AR et AP.
Mesure des performances AR
Une fois que les factures circulent, la section Vue d'ensemble financière de Docnova fournit la couche de reporting pour la performance de l'AR.
Revenu total de la facture une carte récapitulative montrant la somme de toutes les factures de vente dans la plage de dates sélectionnée. C'est votre chiffre d'affaires brut pour la période.
Répartition Revenus-Dépenses est un tableau qui décompose les revenus par rapport aux dépenses visuellement, offrant une vue au niveau de la période de la position nette.
Répartition de la TVA affiche les montants de la TVA par taux, ce qui est utile pour vérifier que la TVA sur les factures sortantes est calculée et suivie correctement.
Rapport mensuel AR & AP est un sous-rapport accessible depuis la barre latérale qui fournit une vue de l'ancienneté des AR et AP pour la période. C'est l'outil principal pour le suivi des créances en souffrance et l'identification des factures en retard.
Détail des factures payées est un sous-rapport latéral qui segmente les factures payées dans la période.
IA Perspective est une recommandation générée par l'IA qui apparaît sur la page de synthèse financière en fonction des chiffres de revenus et de dépenses actuels pour la période sélectionnée.
Entre la liste des sorties (qui montre le statut de paiement des factures et les dates d'échéance) et les rapports de vue d'ensemble financière, vous avez à la fois la vue opérationnelle (quelles factures ne sont pas payées) et la vue récapitulative (l'évolution des comptes clients mois après mois).
Comment Docnova gère l'AR de bout en bout
Docnova connecte chaque étape du flux de travail AR sans nécessiter d'entrée ou d'exportation de données entre les systèmes.
Lorsque vous créez une facture dans la section Sortant, tous les champs structurés (client, montants, TVA, dates, devise) sont stockés immédiatement et visibles dans la liste des factures. La transmission s'effectue à partir du même écran : sélectionnez la facture, choisissez Envoyer par e-mail, Envoyer via Peppol, ou Envoyer vers KSeF, et la facture est transmise. Les mises à jour de statut (y compris l'acceptation KSeF) sont automatiquement reflétées dans la liste des factures.
L'enregistrement du paiement s'effectue dans le panneau de détail de la facture via l'action Saisir le paiement, qui met à jour les montants Payé et Restant et modifie le statut du paiement. Ce statut mis à jour se propage à la vue de rapprochement, où la facture apparaît avec son état de paiement actuel aux côtés de sa contrepartie rapprochée avec la banque.
L'aperçu financier agrège tout cela en totaux et en graphiques par période. Le rapport mensuel AR & AP dans la barre latérale donne le détail de l'ancienneté. La couche d'intelligence artificielle lit les chiffres actuels et génère une recommandation fournissant une invite à agir lorsque les chiffres indiquent un risque de trésorerie.
Conclusion
L'automatisation des comptes clients avec Docnova couvre l'intégralité du flux de travail des créances : création structurée de factures, diffusion multicanal via e-mail, Peppol et KSeF, suivi des paiements par facture, rapprochement avec les transactions bancaires, et reporting financier au niveau de la période avec des informations générées par l'IA. La configuration nécessite de connecter votre entreprise, de configurer les canaux de diffusion et de définir votre plage de dates de reporting, après quoi le système gère automatiquement le suivi de statut et l'agrégation.