Das österreichische ICT-Konsolidierungsgesetz 2012 verpflichtet Vertragspartner, die Waren und Dienstleistungen für den Bund und Landesämter beauftragen, E-Rechnungen auszustellen. Die Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55 in österreichisches Recht ist in § 368 des Bundesvergabegesetzes (BVergG 2018) unter der Überschrift Empfang und Bearbeitung elektronischer Rechnungen enthalten. Nach diesem Artikel ist die Ausstellung einer E-Rechnung im XML-Format und nach dem EN 16931 Standard für Transaktionen im Zusammenhang mit gekauften Waren und Dienstleistungen ab dem Schwellenwert verpflichtend.
Bundes-Serviceportal
Die österreichische Regierung hat eine Online-Plattform entwickelt, Unternehmensserviceportal USP. Unternehmen, die sich auf dem Portal registrieren, können viele finanzielle Transaktionen in digitaler Form verwalten. Dank des Portals können jedoch Steuererklärungen, Sozialversicherungsbeiträge und Steuern eingereicht und bezahlt werden.
Lösungsanbieter in Österreich können jede e-Rechnungsplattform für den Versand von e-Rechnungen nutzen. Es gibt rund 60 Softwareanbieter, die in dem Land e-Rechnungen erstellen. Wie in vielen EU-Ländern gibt es in Österreich e-Delivery-konforme Lösungen, die PEPPOL nutzen. Allerdings bietet USP die erforderlichen Authentifizierungsdienste bei der Bereitstellung von e-Rechnungen.
Bundesbeschaffung GmbH
Federal Procurement Die GmbH ist die österreichische Bundesbeschaffungsagentur. Die BBG ist ein vertrauenswürdiger Einkaufs-Partner. Zum Beispiel Ministerien, Bundesländer, Gemeinden, Zulieferer, Universitäten und Institutionen im Gesundheitswesen.
Mit anderen Worten, mit dem BBG-Portal können Kunden und Lieferanten mit einer einzigen Registrierung alle BBG-Dienstleistungen nutzen. Wirtschaftlich Tätige, die Provisionen aus Aufträgen erhalten, müssen ihre Rechnungen an das Portal übermitteln. Die Agentur hat die gesetzliche Verpflichtung, statistische Daten aus Rechnungen auszuwerten. Das BBG-Rechnungsportal ist mit dem zentralen E-Rechnungs-Service des Bundes verbunden. Die Zustellung von E-Rechnungen über diesen Service (E-Rechnung.gv.at) ist für den Nutzer kostenlos.
Ansatz für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen
Die österreichische Bundesregierung erhält und verarbeitet E-Rechnungen von Wirtschaftsakteuren, die durch folgende Lösungen unterstützt werden:
Erstens, die Bundesregierung erhält die E-Rechnung, die über einen direkten E-Rechnungs-Download, ein Webformular oder eine manuelle E-Rechnungsstellung über einen Webdienst-Link generiert wird.
Zweitens bietet die USP die notwendigen Authentifizierungsdienste für die Ausstellung von E-Rechnungen an und erfordert keine weitere Verwendung von elektronischen Signaturen.
So können Unternehmen eine Rechnung in Papierform, per E-Mail, als PDF etc. über E-rechnung.gv.at oder über einen Lösungsanbieter erhalten, der die Übermittlung nach Authentifizierung der USP als E-Rechnung managt. An USP angebundene Lösungsanbieter können die Rechnungen ihrer Kunden ohne Einzelregistrierung weiterleiten.
Nach der Übermittlung werden E-Rechnungen als automatisch generiertes PDF gespeichert. Daran schließt sich der automatische Vorempfang des Rechnungseingangs an. Die E-Rechnungsbearbeitung ist in die Prozesse des Bundeshaushalts- und Buchführungssystems integriert. Nach Eingang bei den öffentlichen Verwaltungen werden E-Rechnungen auf Bundesebene über automatisierte und integrierte Systeme verarbeitet, die mit dem Arbeitsablauf und den Kernsystemen der öffentlichen Verwaltung verbunden sind.
Die Verarbeitung von eRechnungen ist automatisiert und in die Bundesverwaltung integriert. Für andere Behörden unterscheidet sie sich stark. Beispielsweise werden eRechnungen manuell verarbeitet, wenn Organisationen keine ERP-Systeme haben.
E-Rechnungsanwendung auf subzentraler Ebene der Auftraggeber
Auf subzentraler Ebene basiert das E-Invoicing-System auf Peppol und wird von 50.000 Auftraggebern genutzt. Der Empfang von E-Rechnungen auf subzentraler Ebene ist gesetzlich nicht geregelt. Sie können freiwillig an der Lösung der Bundesregierung teilnehmen. Abschließend implementiert ERechnung.gv.at als Empfänger oder deren Lösungen.