Ein CEO erzählte uns kürzlich etwas, das ihn überraschte: Er erhält nun gefälschte Rechnungen direkt über seine zugelassene E-Invoicing-Plattform. Andere Geschäftsinhaber, mit denen er gesprochen hatte, hatten dasselbe Problem.
Es ist ein leichtes Irrtum. Wenn eine Rechnung über einen offiziellen, zugelassenen Kanal zugestellt wird, wirkt sie vertrauenswürdig. Aber die korrekte Zustellung ist nicht gleichbedeutend mit Legitimität.
Da E-Rechnungen in Belgien und Frankreich nun verpflichtend sind und in Deutschland ebenfalls eingeführt werden, werden mehr Rechnungen als je zuvor über offizielle Plattformen zugestellt. Das ist gut für die Compliance. Gleichzeitig kann eine gefälschte Rechnung nun genauso offiziell aussehen wie eine echte.
Was eine E-Rechnungsplattform tut und nicht tut
| Eine E-Invoicing-Plattform überprüft | Es wird nicht überprüft |
|---|---|
| Das Rechnungsformat ist gültig. | Der Lieferant ist echt und Ihnen bekannt |
| Die Rechnung erreicht den richtigen Empfänger | Alles wurde tatsächlich bestellt. |
| Pflichtfelder sind vorhanden | Die Bankkontonummer ist die richtige |
| Die Rechnung entspricht den gesetzlichen Standards des Landes | Die Rechnung war noch nicht bezahlt. |
Kurz gesagt: Compliance erhält die Rechnung für Sie. Ihr AP-Prozess entscheidet, ob Sie diese bezahlen.
Fünf Schritte, die vor der Bezahlung jeder Liefererrechnung durchgeführt werden müssen
1. Kennen Sie diesen Lieferanten? Mit der elektronischen Rechnungsstellung kann jedes Unternehmen mit einem gültigen Ausweis Ihnen eine Rechnung zusenden. Ihre Lieferantenliste ist Ihre erste Kontrolleinheit. Jede eingehende Rechnung sollte mit Ihren Stammdaten des Lieferanten vergleichen werden. Ein unbekannter Absender oder derselbe Lieferant, der unter leicht unterschiedlichen Namen zweimal erfasst wurde, verdienen eine genauere Prüfung vor der Genehmigung.
2. Haben sich die Bankdaten geändert? Gleicher Lieferant, gleiche Summe, gleiche Struktur, aber ein neues Bankkonto. Dies ist eine der häufigsten Arten von Rechnungshäufen, und sie sind mit bloßem Auge schwer zu erkennen, da alles andere normal aussieht. Die Bankdaten auf jeder Rechnung sollten mit den Angaben in der Datei übereinstimmen, und jede Änderung sollte vor der Zahlungsabwicklung überprüft werden.
3. Gibt es hinter dem Kaufauftrag eine Bestellung? Eine Rechnung ohne Bestellnummer ist in der Regel nur ein administrativer Fehler. Manchmal ist dies ein Hinweis darauf, dass nie etwas bestellt wurde. Durch die Suche nach offenen Bestellungen des Lieferanten nach einer Übereinstimmung wird ein leeres Feld zu einer nützlichen Überprüfung: Wenn überhaupt keine entsprechende Bestellung existiert, ist das ein Grund, Fragen zu stellen.
4. Haben Sie diese Rechnung schon einmal gesehen? Doppelte Rechnungen kommen aus unschuldigen Gründen, wie zum Beispiel wenn ein Lieferant dieselbe Rechnung per E-Mail und über eine Plattform sendet. Sie kommen auch absichtlich an. Eine doppelte Überprüfung der Rechnungsnummer, des Betrags und des Lieferanten verhindert, dass dieselbe Rechnung zweimal bezahlt wird.
5. Wer hat es genehmigt? Wenn die Person, die die Rechnung hochgeladen hat, sie auch genehmigen kann, wird das von den Prüfern bemerkt. Selbst wenn nichts schiefgelaufen ist, werden diese Unterschiede deutlich. Genehmigungsregeln, die auf Höhe und Kostenzentrum basieren, sowie ein Verbot selbstständiger Genehmigungen und Zahlungen, die von zwei Personen durchgeführt werden, machen die interne Kontrolle von einem Dokument zu einem Bestandteil des Prozesses.
Wie Docnova beide Seiten berücksichtigt
Docnova ist selbst ein Anbieter von elektronischer Rechnungsstellung, daher sagen wir aus eigener Erfahrung: Die korrekte Erfassung von Rechnungen ist nur der erste Schritt. Deshalb haben wir das System entwickelt. Docnova AP Automatisierung zusätzlich zu der elektronischen Rechnungsstellung.
Jede eingehende Rechnung, unabhängig davon, ob sie per Peppol, als PDF oder per E-Mail eingegangen ist, wird vor der Bezahlung durch die gleichen Kontrollen geprüft:
- Kontrolle des Lieferanten: Die Rechnungen werden mit den Stammdaten Ihres Lieferanten verknüpft, und bei doppelt vorhandenen Lieferantenregistren werden diese durch manuelle IBAN-Verifizierung zusammengeführt.
- Bankdaten und doppelte Schecks: Die Bankdaten wurden geändert, und doppelte Rechnungen werden zur Überprüfung gekennzeichnet.
- Ihre eigenen Risikoanforderungen: Ihr Team kann firmenspezifische Risikofragen hinzufügen, und die KI wertet jede Rechnung anhand dieser Fragen aus.
- Zusammenfassung der Bestellungen: Wenn eine Rechnung keinen PO-Nummercode enthält, schlägt AI die wahrscheinlichste offene Bestellung vor und Ihr Team bestätigt diese.
- Kontrollierte Genehmigungen: Uploader können ihre eigenen Rechnungen nicht genehmigen; Genehmigungen erfolgen nach Ihren Regeln und jeder Schritt wird aufgezeichnet.
- ERP-Export: Genehmigte Rechnungen werden als SAP IDoc oder EDIFACT exportiert, ohne dass eine erneute Eingabe erforderlich ist.
Kein System kann versprechen, dass jede gefälschte Rechnung aufgeklärt wird. Was AP Automation tut, ist sicherzustellen, dass jede Rechnung immer auf die gleiche Weise überprüft wird, jedes Mal vor der Zahlung, anstatt darauf zu setzen, dass jemand am anstrengenden Nachmittag ein Detail bemerkt.
Für Unternehmen, die in SAP die Rechnungsabwicklung durchführen, empfehlen wir die Melasoft SAP e-Invoicing Add-On.
Allgemeine Fragen
Kann gefälschte Rechnungen über eine zugelassene E-Rechnungsplattform zugestellt werden?
Ja. Plattformen validieren das Format und die Lieferung, nicht die Legitimität des Anbieters oder der Transaktion.
Verringert die elektronische Rechnungsstellung Betrug bei Rechnungen?
Es verbessert die Datenqualität und die Rückverfolgbarkeit, aber es überprüft keine Lieferanten, Bestellungen oder Bankdaten. Diese Kontrollen müssen weiterhin in AP durchgeführt werden.
Was ist eine häufige Art von Rechnungshäuse?
Eine der häufigsten Ursachen ist die Änderung der Bankdaten auf einer üblicherweise ansehnlichen Rechnung eines bekannten Lieferanten.
Wie hilft die AP-Automatisierung bei der Behebung von Rechnungsbetrugsfällen?
Es führt die gleichen Kontrollen auf jeder Rechnung durch, bevor diese genehmigt wird: Lieferantendaten, Bankdaten, Duplikate, Bestellungen und Genehmigungsregeln.
Sieh es auf deinen eigenen Rechnungen an
E-Rechnungen sorgen dafür, dass Sie die Rechnungen erhalten. Docnova AP Automation hilft Ihnen dabei, zu entscheiden, welche Rechnungen Sie bezahlen möchten. Kontaktieren Sie einen Docnova-Experten und sehen Sie, wie die oben beschriebenen Schritte in Ihrem eigenen Faktura-Verfahren funktionieren.