Die elektronischen Rechnungsstellungsvorschriften in Deutschland sollten die manuelle Rechnungsstellung abschaffen. Die Verheißung war einfach: strukturierte Daten in der elektronischen Rechnungsstellung und automatisierte Auslieferung der Rechnungen. Doch in vielen AP-Abteilungen, die SAP nutzen, öffnet jemand die Rechnungen immer noch manuell, überprüft die Zahlen mit bloßem Auge und korrigiert sie. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein.
In diesem Artikel wird erläutert, warum elektronische Rechnungen immer noch manuell geprüft werden, selbst in gut funktionierenden SAP-Umgebungen, und was erforderlich ist, um diesen manuellen Schritt tatsächlich zu beseitigen.
Die Verpflichtung ist bereits da.
Der rechtliche Druck ist keine Zukunftsproblematik. Ab dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen erhalten können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro diese auch für im Anwendungsbereich liegende inländische B2B-Transaktionen ausstellen. Ab 2028 endet die restliche Übergangsphase, vorbehaltlich gesetzlicher Ausnahmen, einschließlich der Ausnahmeregelung für Kleinunternehmen gemäß den Kleinunternehmer-Regeln.
Ein normaler PDF-Dokument ohne strukturierte Faktura-Daten zählt nach der neuen Definition nicht als E-Faktura; es handelt sich um eine sogenannte andere Faktura. Die Übermittlung einer PDF-Faktur per E-Mail kann unter den geltenden Übergangsbestimmungen und Ausnahmen noch möglich sein, aber sie entspricht nicht der Übermittlung einer strukturierten E-Faktura. Die Identität der beiden zu vergleichen, ist die Ursache für viele Prozessprobleme.
XRechnung und ZUGFeRD: zwei Formate, zwei Verhaltensweisen
Beide Formate können Rechnungen unterstützen, die den europäischen Standard EN 16931 erfüllen, aber sie kommen in sehr unterschiedlichen Formaten vor, was für Ihre SAP-Rechnungsbestätigung von Bedeutung ist. Die verwendete ZUGFeRD-Version und -Profilierung müssen die geltenden Anforderungen erfüllen.
XRechnung Es handelt sich um ein reines XML-Dokument. Es gibt keine integrierte PDF-Layoutfunktion. Eine Person kann es nicht einfach öffnen und lesen wie sie ein PDF lesen, daher hat ein Team ohne entsprechende Ansichts-Tools keine praktische Möglichkeit, es zu überprüfen.
ZUGFeRD Es handelt sich um eine Hybriddatei. Es handelt sich um eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Die sichtbare PDF-Datei und die eingebetteten Daten sollten übereinstimmen, doch können Unstimmigkeiten auftreten. Dies ist eine klassische Quelle manueller Überprüfung: Ein AP-Mitarbeiter liest die PDF-Datei, das System liest den XML-Code und die beiden stimmen nicht überein.
Die meisten Unternehmen erhalten beide Formate gleichzeitig sowie gelegentlich auch das alte PDF-Format. Ihr Prozess muss alle drei Formate verarbeiten können.
Warum die manuelle Überprüfung in SAP weiterhin besteht
1. Die XML-Datei wird empfangen, aber nicht wirklich verwendet. In vielen Systemen werden die eingehenden Dateien gespeichert und die PDF-Ebene an den Verkäufer angezeigt, während die strukturierten Daten ungenutzt bleiben. Die Rechnung ist technisch gesehen eine E-Rechnung, doch der Workflow bleibt weiterhin der alten Papierversion. Die manuelle Eingabe ist noch immer möglich, da die strukturierten Daten die Buchung nicht automatisch verarbeiten.
2. Niemand prüft die Rechnung vor deren Eingabe in SAP. Um eine E-Rechnung ordnungsgemäß zu validieren, müssen Sie die XML-Datei gegen das Schema und die Geschäftsregeln der EN 16931 überprüfen, die Pflichtfelder bestätigen und die Steuer- und Summenlogik prüfen. Wenn dies zu spät geschieht oder nur innerhalb des ERP-Systems erfolgt, werden Fehler als verwirrende Posteingabefehler statt klarer Ablehnungsgründe sichtbar. Der Mitarbeiter muss dann manuell untersuchen.
3. Die Stammdaten stimmen nicht überein. Eine E-Rechnung enthält die VAT-ID des Lieferanten, die Bankdaten und die Adresse genau so, wie sie vom Absender eingegeben wurden. Wenn sich Ihr Lieferantenkonto um einen Buchstaben unterscheidet, kann die automatische Zuordnung fehlschlagen und die Rechnung landet in einer Ausnahmeschnecke. Die Rechnungsdaten sind in Ordnung; die Zuordnung nicht.
4. Die Übereinstimmung zwischen der PO-Nummer und der Wareneingangsnummer beseitigt kleine Unterschiede. Fehlende oder fehlerhafte Bestellreferenzen, unterschiedliche Ausrechnungen zwischen der Stück- und Gesamtmenge sowie unzureichende Maßeinheiten führen dazu, dass üblicherweise gültige Rechnungen manuell korrigiert werden müssen. Strukturierte Daten erleichtern die Erkennung dieser Missverständnisse, allerdings nur, wenn die korrekten Regeln so eingestellt sind, dass sie diese berücksichtigen.
5. Die Zuordnung von XML-Elementen zu SAP-Feldern ist unvollständig. Die Verarbeitung von XML-Rechnungsdaten in SAP bedeutet die Zuordnung vieler Datenelemente: Steuerkategorien, Zuschläge und Abzüge, Zahlungsbedingungen, Ansprechpartner des Käufers. Teilzuordnungen funktionieren im Standardfall und führen bei anderen Elementen wie Gutschriften, Vorauszahlungen oder gemischten Steuersätzen zu Fehlern. Diese Ausnahmen sind genau das, was die Kassenbeamten schließlich prüfen müssen.
6. Das Vertrauen ist niedrig, also prüfen die Leute trotzdem. Selbst wenn die Automatisierung funktioniert, überprüfen die Teams weiterhin, da niemand verstehen kann, warum eine Rechnung vergeben wurde. Ohne ein eindeutiges Validierungsergebnis und eine Audit-Trail-Verfolgung wird die manuelle Überprüfung eher zu einer Gewohnheit als zu einer Notwendigkeit.
7. Die Fragen zur Archivierung und zur Prüfung bleiben offen. Die ursprüngliche strukturierte Datei muss aufbewahrt werden, und Prüfer werden um sie bitten. Die deutsche Mehrwertsteuervorschrift schreibt in der Regel die Aufbewahrung der Rechnungen für acht Jahre gemäß § 14b UStG vor; die strukturierte Komponente muss in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden, wobei die Anforderungen der GoBD eingehalten werden. Wenn der Archivierungsprozess unklar ist, behalten die Teams manuelle Kontrollen als Form der Vorsorge beibehalten.
Was tatsächlich den manuellen Schritt beseitigt
Der Übergang von manueller Überprüfung hin zu einer automatisierten Bearbeitung erfordert weniger die Anschaffung eines zusätzlichen Tools, sondern vielmehr die Optimierung der einzelnen Schritte.
Erst die Überprüfung, dann der Beitrag. Überprüfen Sie jeden eingehenden Datendatei vor dem Zugriff auf Ihre Buchhaltungsdaten. Geben Sie abgelehnten Rechnungen eine eindeutige, für den Menschen lesbare Begründung und leiten Sie sie zurück an den Absender.
Verwenden Sie die strukturierte Daten als Quelle der Wahrheit. Bei ZUGFeRD vergleicht man die eingebettete XML-Datei mit der sichtbaren PDF-Datei und erkennt automatisch Fehler, anstatt einen Mitarbeiter dazu zu verpflichten, diese zu erkennen.
Reinigen Sie den Verkäufer-Master. Koordinieren Sie die VAT-IDs, Bankdaten und Adressen, damit die automatische Zuordnung von Lieferanten bei gültigen Rechnungen erfolgreich funktioniert.
Vergrößern Sie Ihre Zuordnungen über den Standardfall hinaus. Prüfen Sie Gutschriftennotizen, Korrekturen, Vorauskonten und Mehrstufenrechnungen, bevor sie in großen Mengen eintreffen.
Verwirkung der Validierung sichtbar machen. Wenn AP feststellen kann, dass eine Rechnung die Schema-, Geschäftsregel- und Steuerkontrollen erfüllt, verblasst der Instinkt, diese manuell erneut zu überprüfen.
Schließen Sie den Kreislauf mit der Archivierung ab. Speichern Sie die Originaldatei als XML neben dem veröffentlichten Dokument, damit Audit-Anfragen keine manuelle Suche auslösen.
Eine schnelle Selbstkontrolle
Fragen Sie Ihre Teammitglieder drei Fragen. Wie viel Prozent der eingehenden E-Rechnungen werden ohne Öffnen veröffentlicht? Wo landen die abgelehnten Rechnungen und wer sieht sie? Können Sie einem Prüfer die Original-XML-Datei für jede Rechnung in Sekundenschnelle zeigen? Wenn die Antwort lautet “Wir wissen es nicht”, dann liegt die manuelle Überprüfung nicht an den Rechnungen. Sie beruht auf fehlender Sichtbarkeit.
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Quelle für die deutschen Mehrwertsteuervorgaben zur Rechnungsstellung und -aufbewahrung: FAQ zur elektronischen Rechnungsstellung im Bundesministerium der Finanzen.