Microsoft Dynamics 365 ist eine der weltweit am weitesten verbreiteten ERP-Plattformen, der Unternehmen vertrauen, um Finanzen, Lieferkette und Betriebsabläufe zu verwalten. Die E-Rechnungs-Konformität, die länderspezifische gesetzliche Anforderungen für strukturierte, digital übertragene Rechnungen erfüllt, erfordert jedoch mehr als das, was eine generische ERP-Konfiguration von Haus aus bietet. Docnova schließt diese Lücke, indem es direkt mit Dynamics 365 verbunden wird und den gesamten E-Rechnungs-Workflow abwickelt: Validierung, Formatkonvertierung und Übermittlung an die Behörden. Diese Anleitung führt Sie durch jeden Schritt, von der Aktivierung der Integration bis zur Verwaltung Ihrer API-Verbindung im Laufe der Zeit.
Hinweis: ERP-Verbindungen, einschließlich Microsoft Dynamics 365, erfordern in Docnova einen Enterprise-Plan.
Warum Dynamics 365-Benutzer E-Rechnungen benötigen
Regierungen in ganz Europa und darüber hinaus schreiben strukturierte elektronische Rechnungen mit Echtzeit- oder nahezu Echtzeit-Rechnungsberichterstattung an Steuerbehörden vor. Für Dynamics 365-Benutzer schafft dies eine Compliance-Lücke: Dynamics erledigt Ihre internen Finanzprozesse gut, aber die rechtmäßige Rechnungsübermittlung an landesspezifische Regierungsportale (wie Polens KSeF, Rumäniens e-Factura oder Deutschlands Peppol-Netzwerk) erfordert eine dedizierte Schicht.
Ohne einen konformen E-Invoicing-Konnektor stehen Unternehmen manuelle Exporte, Formatabweichungen und das Risiko fehlgeschlagener Übermittlungen, die zu Strafen führen, gegenüber. Docnova fungiert als diese dedizierte Schicht, die Rechnungen von Dynamics 365 empfängt, sie anhand lokaler Regeln validiert, in das erforderliche Format (UBL, XML, Peppol BIS) konvertiert und an die zuständige Behörde oder ein Netzwerk liefert.
Voraussetzungen
Stellen Sie sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind, bevor Sie Dynamics 365 mit Docnova verbinden:
- Ein aktives Docnova-Konto auf dem Unternehmensplan (erforderlich für ERP-Integrationen)
- Administratorzugriff auf Ihre Dynamics 365-Umgebung
- Ein in Docnova generierter API-Schlüssel (Einstellungen → ERP-Management → API-Verwaltung)
- Ihr Unternehmen ist bei Docnova mit der korrekten Landes- und Steuer-ID registriert und verifiziert
Um einen API-Schlüssel in Docnova zu generieren, navigieren Sie zu Einstellungen → ERP-Verwaltung → API-Verwaltung und klicken Generieren. Der vollständige Schlüsselwert wird nur einmal bei der Generierung angezeigt. Kopieren Sie ihn sofort und speichern Sie ihn sicher. Schlüssel haben in der API-Management-Tabelle einen sichtbaren Namen, Typ (Unternehmen), Erstellungsdatum und Ablaufdatum. Sie können einzelne Schlüssel über die Umschaltfläche "Aktiv" in jeder Zeile aktivieren oder deaktivieren.
Schritt für Schritt: Dynamics 365 mit Docnova verbinden
- Melden Sie sich bei Docnova an und navigieren Sie zu ERP-Verbindungen vom Hauptmenü.
- Ermitteln Microsoft Dynamics 365 Karte im ERP-Raster. Docnova zeigt ein Raster verfügbarer ERP-Konnektoren an, die jeweils mit einer Schaltfläche "Verbinden" versehen sind.
- Klicken Verbinden auf der Dynamics 365-Karte. Dies öffnet das Modal für die Verbindungsanmeldeinformationen.
- Geben Sie im Modal die API-Schlüssel ein, die Sie im vorherigen Schritt generiert haben, zusammen mit allen erforderlichen Dynamics 365-Verbindungsdetails.
- Bestätigen Sie die Verbindung. Sobald diese hergestellt ist, werden Rechnungen aus Dynamics 365 automatisch mit Docnova synchronisiert.
- Eingehende Rechnungen aus der ERP-Anbindung erscheinen dann im Eingehend Abschnitt von Docnova zur Prüfung und Bearbeitung.
TODO: überprüfen: genaue Anmeldefelder (z.B. Mandanten-ID, Clientgeheimnis), die im Dynamics 365 Connect-Modal erforderlich sind
Verwalten der API-Verbindung
Sobald Sie verbunden sind, werden Ihre API-Schlüssel verwaltet von Einstellungen → ERP-Verwaltung → API-Verwaltung. Der Tab enthält eine vollständige Tabelle aller generierten Schlüssel, einschließlich ihres Namens, maskierten Werts, Typs, Erstellungszeitpunkts und Ablaufdatums.
Verwaltungsaktionen pro Schlüssel verfügbar: – Aktiver Schalter eine Taste aktivieren oder deaktivieren, ohne sie zu löschen Kopieren Button maskierten Schlüsselwert in die Zwischenablage kopieren – 3-Punkte-Menü den Schlüsselnamen bearbeiten, den Schlüssel löschen oder den vollständigen Schlüsselwert anzeigen
Überwachen Sie Ablaufdaten regelmäßig. Ein abgelaufener Schlüssel führt dazu, dass die Dynamics 365-Synchronisierung stillschweigend stoppt, und es werden keine Rechnungen übertragen, bis der Schlüssel erneuert oder ersetzt wird. Wenn ein Schlüssel abläuft, generieren Sie einen neuen, aktualisieren Sie die Anmeldeinformationen in Ihren Dynamics 365-Integrationseinstellungen und deaktivieren Sie den alten Schlüssel.
Bei Verbindungsproblemen, die Unterstützung Die Schaltfläche im Modal für die ERP-Verbindung bietet einen direkten Weg zum Docnova-Supportteam.
Wie Docnova hilft
Docnova wurde speziell für die E-Rechnungs-Compliance entwickelt, nicht nur zur Rechnungsarchivierung. Wenn es mit Microsoft Dynamics 365 verbunden ist, erledigt es den gesamten Compliance-Workflow automatisch. In Dynamics 365 erstellte Rechnungen werden in Docnova übernommen, gegen die Geschäftsregeln Ihres Betriebslandes validiert, in das erforderliche rechtliche Format konvertiert und an das zuständige Regierungsportal oder das Peppol-Netzwerk übermittelt.
Das bedeutet, dass Ihr Finanzteam wie gewohnt in Dynamics 365 weiterarbeitet, ohne neue Tools erlernen zu müssen und ohne manuelle Export-Schritte. Docnova läuft im Hintergrund und stellt sicher, dass jede ausgehende Rechnung den gesetzlichen Anforderungen der Länder entspricht, in denen Sie tätig sind. Wenn eine Einreichung die Validierung nicht besteht, zeigt Docnova den Fehler mit genügend Details an, um ihn schnell zu beheben und erneut einzureichen.
Die API-Management-Schicht gibt IT-Teams die volle Kontrolle: Mehrere Schlüssel können gleichzeitig aktiv sein (nützlich für Staging- und Produktionsumgebungen), Schlüssel können ohne Ausfallzeiten rotiert werden, und der Schalter "Aktiv" ermöglicht es Ihnen, einen kompromittierten Schlüssel sofort zu deaktivieren, ohne dessen Prüfprotokoll zu löschen.
Fazit
Die Anbindung von Microsoft Dynamics 365 an Docnova dauert nur wenige Minuten und eliminiert den Compliance-Aufwand der manuellen E-Rechnungsverarbeitung. Mit aktiver ERP-Anbindung und zentral verwalteten API-Schlüsseln fließen Ihre Dynamics 365-Rechnungen automatisch durch die Validierungs- und Einreichungspipeline von Docnova und halten Sie in jedem Land, in das Sie Rechnungen senden, konform.