Was ist eine E-Rechnung?

Während erneuerte Technologie und viele Anwendungen in der Entwicklungswelt in unser Leben Einzug halten, ermöglicht sie ein komfortableres Leben und bietet bestimmte Annehmlichkeiten im Geschäftsleben.

Dank des Internets, das mit der technologischen Entwicklung zu einem unverzichtbaren Bestandteil unseres Lebens geworden ist, können Rechnungsanfragen heute problemlos bearbeitet werden.

e-Invoice ist ein Dienst, der dank der Dienstanbieter im Internet Zugriff auf alle Rechnungsarchive ermöglicht. Mit diesem Dienst kann auf alle alten Rechnungen im Archiv und die neuesten Rechnungsdaten zugegriffen werden. Neben der Tatsache, dass dank der heutigen Technologie leicht über das Internet auf alle in die elektronische Umgebung übertragenen Rechnungen zugegriffen werden kann, wurde auch das Risiko des Verschwindens, das häufig in alten Archivlagern auftritt, beseitigt.

Diese Systeme, die im Geschäftsleben sehr wichtig sind und von Unternehmen genutzt werden, umfassen insbesondere Buchhaltungs- und Finanzanwendungen. Dank der E-Transformation-Portale können Unternehmen Transaktionen in diesen Bereichen problemlos durchführen. Die von den Unternehmen angebotenen E-Transformation-Portale bieten auch die Möglichkeit, Kosten und Zeit zu sparen.

e-Rechnung, man kann sagen, dass diese Art von Rechnung eigentlich keinen Unterschied zu regulären Rechnungen aufweist. Die Rechnung, die Sie an das andere Unternehmen senden, das dem e-Transformation-Portal unterliegt, kann als e-Rechnung gesendet werden. Wenn das Unternehmen, an das Sie Rechnungen senden, jedoch das e-Transformation-Portal nicht nutzt, kommen andere Anwendungen zum Einsatz: e-Archiv-Rechnung

e-Archive Invoice ist ein elektronischer Rechnungstyp, der zwischen Nutzern versendet wird, die keine e-Rechnungzahler sind. Im Gegensatz zur e-Rechnung kann sie auch an Endverbraucher gesendet werden.

Mit e-Transformationsanwendungen, einschließlich e-Archiv und e-Rechnung, haben Unternehmen auch den Vorteil, viele Transaktionen in einer Cloud-Datenspeicherumgebung durchzuführen. Diese Anwendung, bei der Informationen 10 Jahre lang gespeichert werden können, ermöglicht es Unternehmen, sofortigen Zugriff auf Daten zu haben.

Ihr Unternehmen, das auf E-Transformation umstellt, wird optimale Kosten bei gleichzeitig erheblicher Zeitersparnis erzielen. E-Rechnungsanwendungen, die die Arbeitseffizienz steigern, ermöglichen es Ihnen, Ihre Rechnungsbearbeitung zuverlässiger und praktischer durchzuführen.

Sie können sicherstellen, dass Ihr Personal in einem besseren System arbeitet, in dem Kosten wie Rechnungsdruck und -versand entfallen. Sie können auch jederzeit überprüfen, was Sie im System tun. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, sich über die neuesten Transaktionen und vieles mehr zu informieren.

Hybridrechnung ist die Methode zur Einbettung strukturierter elektronischer Rechnungen in PDF. Der Hybridname ergibt sich aus der Tatsache, dass die Rechnung sowohl strukturierte Daten enthält, die Maschinen zur Automatisierung von Abrechnungsworkflows lesen, als auch das, was wir als Bild oder PDF kennen und das wir schnell über die Rechnung überprüfen können. Das Vorhandensein von XML-Daten und einem Rechnungsbild in derselben Datei ist nichts Neues, da Rechnungsbilder normalerweise in XML-Dateien eingebettet sind, aber dieses Mal ist die Reihenfolge anders – PDF ist der Trägercontainer und XML ist darin enthalten.

Das E-Rechnungssystem bietet auch viele Vorteile für Ihr Unternehmen. Dank dieses Systems entledigen Sie sich Kosten wie Papier, Tinte und Porto. Ihre Rechnungen gehen nicht mehr verloren. Mit Hilfe eines Computers können Sie Ihre Rechnungen einfach und schnell erstellen.

Da Ihre Rechnungen elektronisch archiviert werden, entfällt für Sie die Pflicht der Rechnungsaufbewahrung. Da Sie kein Papier mehr verwenden, reduzieren Sie den Papierverbrauch und verfolgen somit eine umweltfreundliche Politik.

Sobald Sie sich einmal für das E-Rechnungssystem registriert haben, werden alle Rechnungen, die Sie ausstellen, E-Rechnungen sein. Für Ihr Unternehmen wird ein Finanzsiegel festgelegt. Die Gültigkeitsdauer dieser Siegel beträgt 3 Jahre. Unternehmen, die im E-Rechnungssystem registriert sind, müssen auch im E-Ledger-System registriert sein. Wenn die Gegenpartei, der Sie eine Rechnung gestellt haben, nicht auf das E-Rechnungssystem umgestellt hat, können Sie dem Unternehmen eine Rechnung stellen. Wenn Sie auf das E-Archiv-System umsteigen, können Sie diesen Unternehmen eine elektronische Rechnung ausstellen.

Für unsere Kunden ist die E-Rechnungsstellung ein ‘notwendiges Übel’, da sie in der Lage sein müssen, Mehrwertsteuer und andere Steuern korrekt zu behandeln, um keine Geldstrafen oder andere Sanktionen zu riskieren und natürlich, um Mehrwertsteuerabzüge korrekt vornehmen zu können.

Sehr oft muss ein Unternehmen bestimmte Voraussetzungen erfüllen, bevor es mit der elektronischen Rechnungsstellung beginnen kann. Diese Voraussetzungen können darin bestehen, dass das Unternehmen verpflichtet ist, den Wechsel von Papierrechnungen zu elektronischen Rechnungen zu melden, um die Genehmigung der Steuerbehörde zu erhalten, oder dass der Dienstleister melden muss, dass er im Auftrag des Kunden mit der elektronischen Rechnungsbearbeitung beginnt.

In einigen Ländern muss der Lieferant die Zustimmung des Rechnungsempfängers einholen, um von der Papierfakturierung zur digitalen Fakturierung zu wechseln. Dies liegt vor allem daran, dass die elektronische Rechnungsstellung, obwohl sie bereits seit einiger Zeit auf dem Markt ist, in vielen Ländern noch in den Anfängen steckt. Viele Unternehmen sind nicht in der Lage, elektronische Dokumente zu verarbeiten. Sie arbeiten immer noch nur mit Papier.

“In manchen Fällen eilt auch die Steuer- und Buchführungsgesetzgebung hinterher. Daher sollte immer zuerst die Frage gestellt werden, ob eine elektronische Rechnung auch als steuerlich anerkannter Beleg gelten kann.”

“Der nächste Schritt ist der gesamte E-Rechnungsprozess, bei dem das Unternehmen beispielsweise Format- und Anforderungen prüfen muss, die mit der Echtheit und Integrität von Dokumenten verbunden sind. In einigen Ländern gibt es nur einen Weg, diese Anforderungen zu erfüllen, während andere Länder eine größere Auswahl an Optionen bieten. Es kann auch Abweichungen innerhalb eines bestimmten Landes geben – sogenannte ‘Rechnungslegungsvorschriften’.

“Der Inhalt der Rechnung ist ebenfalls ein wichtiger Gesichtspunkt. Dazu gehören die Mindestanforderungen an den Inhalt, wie sie von der Aufsichtsbehörde festgelegt werden, damit die Rechnung für steuerliche Zwecke gültig ist.

“Hinsichtlich des Prozesses der Rechnungsstellung, Übermittlung und Annahme gibt es einen signifikanten Unterschied zwischen den Post-Audit-Ländern (die meisten EU-Mitgliedstaaten) und den Clearance-Ländern (z. B. Türkei und LATAM). Während in den Post-Audit-Ländern die Anforderungen größtenteils vom Lieferanten erfüllt werden müssen, sind in den Clearance-Ländern sowohl der Lieferant als auch der Empfänger gleichermaßen am Prozess der Abstimmung der Rechnung mit der Steuerbehörde beteiligt.

“Aber es wird leicht vergessen, dass selbst in den Ländern mit nachträglicher Prüfung in der Regel einige Anforderungen bestehen, die auch vom Empfänger erfüllt werden müssen. So können einige Länder beispielsweise vom Empfänger verlangen, dem Aussteller eine Quittung oder eine andere Form der Bestätigung zukommen zu lassen, die anzeigt, dass die Rechnung eingegangen und korrekt ist, oder dass die Rechnung eingegangen, aber geändert werden soll. Die Anforderungen an Authentizität und Integrität gelten auch für die Empfänger.”

“Zuletzt, aber nicht weniger wichtig, ist es wichtig, die Archivierungsanforderungen zu betrachten. Wie werden die E-Rechnungen archiviert? Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden und wie lange? Gibt es Anforderungen an die Prüfbarkeit? In einigen Ländern kann es beispielsweise eine Vorschrift geben, lokal zu archivieren. Während andere Länder eine Archivierung im Ausland zulassen, muss der Steuerpflichtige die Zustimmung der lokalen Steuerbehörden einholen oder diese darüber informieren, dass das Unternehmen seine E-Rechnungen an einem anderen Ort aufbewahren wird.”

“Häufig besteht ein Missverständnis hinsichtlich der Aufteilung der Verantwortung zwischen Auftraggeber und Dienstleister. Wenn ein Steuerpflichtiger Teile seines Betriebs an einen Dritten auslagert – beispielsweise an einen E-Invoicing-Dienstleister –, führt dies nicht zu einer Verlagerung der Haftung in Richtung der Finanzverwaltung. Die Rolle des Dienstleisters besteht darin, dem Steuerpflichtigen eine Lösung anzubieten, die der Steuerpflichtige prüfen und entscheiden kann, ob diese die steuerlichen und buchhalterischen Compliance-Pflichten angemessen erfüllt.

“Besteht eine Meinungsverschiedenheit zwischen dem Auftraggeber und dem Dienstleister über die Auslegung oder Umsetzung bestimmter Vorschriften, sollte der Meinung des Auftraggebers stets mehr Gewicht beigemessen werden. Es ist das Unternehmen, das etwaige zusätzliche Steuern oder Strafen zu tragen hat, nicht der Dienstleister.

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