Seit dem 1. September 2026 müssen Unternehmen, die in Frankreich ansässig sind und im Rahmen der Reform tätig sind, elektronische Rechnungen über eine Approved Platform (PA) erhalten können. Die Frist ist abgelaufen, doch viele Finanzabteilungen arbeiten weiterhin nach einem Vertrag und einer Hoffnung: Die Plattform ist unterzeichnet, doch niemand hat tatsächlich eine Lieferantenrechnung in die ERP-Software geprintet und überprüft, was daraus resultiert.
Dieser Unterschied ist wichtig. Das Finanzministerium hat eine Haftungsvolle Herangehensweise an Umsetzungsprobleme in der Anfangsphase, Das gilt für das Ende des Jahres 2026. Dies ist keine Verschiebung des gesetzlichen Fristablaufs. Aktive Projekte, dokumentierte Tests, gemeldeten Probleme und korrigierte Maßnahmen helfen, Ihre Bemühungen zur Einhaltung der Vorschriften zu dokumentieren. Prüfen Sie Ihren Prozess für die Überprüfung von E-Rechnungen ordnungsgemäß und bewahren Sie die Belege auf.
In diesem Leitfaden werden Sie Schritt für Schritt Schritt durch den gesamten Prozess geführt, und Sie erhalten dabei eine Checkliste, die Sie Ihrem AP-Team noch heute zur Verfügung stellen können.
Was die Rechnungsabgabeverpflichtung tatsächlich erfordert
Die Erstellung einer E-Rechnung unterscheidet sich nicht von der Erstellung einer PDF-Datei per E-Mail. Nach dem französischen Modell besteht ein ordnungsgemäßes Empfangsprozess aus vier Schritten:
- Eine Approved Platform (PA). Rechnungen werden zwischen der PA des Lieferanten und Ihrer PA weitergeleitet. Das öffentliche Portal (PPF) fungiert als zentraler Verzeichnis- und Datenhub für die Steuerbehörde, ist jedoch keine kostenlose Alternative zur Rechnungsabwicklung. Überprüfen Sie Ihre Lieferantenliste auf der offiziellen PA-Liste auf impots.gouv.fr.
- Eine korrekte Verzeichniseintragung. Ihre SIREN, relevante aktive SIRET-Nummern und Routingdetails müssen korrekt sein, andernfalls könnten Ihnen gerichtete Rechnungen nicht das gewünschte Empfangsziel erreichen.
- Strukturierte Formate. Ihre Empfangssoftware muss die französischen Kernformate Factur-X, UBL und CII unterstützen, unter Verwendung der entsprechenden EN 16931- und französischen Spezifikationen. Bestätigen Sie, welche Formate Ihre PA-Systeme auswechseln und welches Format Ihr ERP empfängt.
- Lebenszyklusstatus. Empfangene Rechnungen enthalten Statusinformationen wie „eingesendet“, „abgewiesen“, „verweigert“, „genehmigt“ und „bezahlt“. Die Pflichtangabe der Statusinformationen hängt von dem Status und der Transaktionsart ab; erforderliche Statusinformationen werden von optionalen Geschäftsstatusinformationen unterschieden und jeder Status wird eine Verantwortlichkeit zugewiesen.
| Datum | Meilenstein |
|---|---|
| 1. September 2026 | Alle im Rahmen des Programms geforderten Unternehmen müssen über eine elektronische Rechnungsabwicklung (PA) verfügen können. Großunternehmen und mittelständische Unternehmen (ETIs) müssen außerdem Transaktionen im entsprechenden Rahmen elektronisch melden und Auswertungen erstellen. |
| Ende 2026 | Die angekündigte Anfangsphase der guten Willens-Verwaltungstoleranz erstreckt sich bis zum Jahresende; sie verschiebt die Verpflichtungen nicht. |
| 1. September 2027 | KMU und Kleinunternehmen müssen mit der Ausstellung elektronischer Rechnungen und der elektronischen Meldung von Transaktionen im Rahmen der Verordnung beginnen. |
Wenn Sie ein KMU sind, ist der Ausgabezeitraum September 2027 Ihre nächste Hürde. Sie bauen diese auf einem bereits funktionierenden Empfangsprozess auf, sodass die Prüfung dieses Prozesses jetzt die klügste Methode ist, um sich auf die elektronische Rechnungsstellung im Jahr 2026 und 2027 vorzubereiten.
So testen Sie Ihren Prozess für die Prüfung der E-Rechnung in 6 Schritten
- Bestätigen Sie Ihre Verzeichnisdaten. Vergewissern Sie sich, dass alle Sirenen und relevante aktive SIRET korrekt funktionieren und dass jeder Empfangspunkt auf die richtige PA verweist. Wenn Sie mehrere Einrichtungen oder Standorte betreiben, entscheiden Sie sich vorher, welche der einzelnen Einrichtungen die jeweiligen Rechnungen empfängt, bevor Sie weitere Tests durchführen.
- Testen der Approved Platform durchführen. Bitten Sie Ihren PA um eine Test- oder Sandbox-Umgebung und senden Sie Testrechnungen in allen drei Formaten: Factur-X unter Verwendung eines vereinbarten konformen Profils, UBL und CII. Bestätigen Sie, dass jedes dieser Formate empfangen, validiert und gespeichert wurde und dass die Plattform den richtigen Status zurückgibt.
- Laufen Sie eine ERP-E-Invoice-Testlaufung von Anfang bis Ende durch. Ein auf der Plattform gespeichertes Dokument ist kein Scheck. Vergewissern Sie sich, dass die Rechnung in Ihrem ERP- oder AP-System als nutzbare Transaktion erscheint: Lieferant identifiziert, die MwSt-Sätze und -beträge stimmen, die Bestellnummer und der Fälligkeitsdatum sind in die richtigen Felder eingetragen.
- Testen Sie die unangenehmen Fälle. Verwenden Sie Ihre eigenen echten Rechnungsvorlagen in einer kontrollierten Testumgebung, nicht nur konventionelle Daten. Fügen Sie Gutschriften, Teilerlöse, gemischte Mehrwertsteuersätze, mehrzeilige Rechnungen und Fremdwährungsrechnungen hinzu. Negativtests sind ebenfalls wichtig: Senden Sie absichtlich fehlerhafte Rechnungen in der Testumgebung und prüfen Sie, ob diese ordnungsgemäß abgelehnt werden.
- Testen Sie Ihren Status-Workflow. Setzen Sie technische Ablehnungen und Geschäftsverweigerungen in den entsprechenden Testscenarios ein, genehmigen Sie eine Rechnung und testen Sie die Berichterstellung über den Zahlungsstatus, falls erforderlich. Überprüfen Sie, dass alle erforderlichen Statusmeldungen die PA durchlaufen und dass die richtige Person in Ihrem Team die entsprechende Aktion innerhalb des internen Zeitlimits durchführt.
- Dokumentieren Sie alles. Halten Sie Testprotokolle, Fehlermeldungen, Supporttickets und die von Ihnen durchgeführten Korrekturen griffbereit. Diese Aufzeichnung hilft, Ihre Bemühungen zur Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen, falls die Steuerbehörde dies verlangt.
Ihre Checkliste für die Rechnungsbestätigung
Arbeiten Sie dies mit Ihrem AP-Manager und Ihrem IT- oder ERP-Administrator aus. Jeder Punkt, den Sie nicht bestätigen können, ist ein Defizit, das geschlossen werden muss, während die Reform zunimmt.
Einrichten
- Vertrag mit einem PA aus der offiziellen Liste unterzeichnet, mit bestätigter Vertragsdatum
- SIREN, relevantes SIRET, rechtlicher Name und Empfangsbetrieb in der Datenbank verifiziert
- Eingesandte Bestätigung Ihres Personalverantwortlichen, in welchen Formaten diese Dateien akzeptiert und wie sie an Ihr ERP weitergeleitet werden.
Prüfen
- Test-Rechnungen, die in Factur-X, UBL und CII eingehen
- Rechnungen werden in der ERP-Software als verwendbare Datenquellen angezeigt, nicht nur als angehängte Dateien.
- Die Steuernummer, die Gesamtsumme, die Bestellnummern und die Fälligkeitsdaten werden in die korrekten Felder übernommen.
- Kreditnotizen, Teilzahlungen und gemischte Mehrwertsteuersätze getestet
- Fehlende Rechnungen werden mit einem eindeutigen Fehler abgelehnt
Verfahren
- Benanntes Eigentum und Backup für eingehende E-Rechnungen, mit Plattformzugriff
- Internationale Regeln darüber, wer die Ablehnung oder den Verzicht verhandelt und die Frist dafür
- Planen Sie für doppelte E-Mails und Zustellungen per Post: Verknüpfen Sie die Kopien, behalten Sie das Original bei und verhindern Sie doppelte Veröffentlichungen.
- Wichtige Lieferanten, Ihr Buchhalter und relevante Kunden werden über Ihre neue Organisation informiert.
Beweise
- Testergebnisse, Fehlerprotokolle, Tickets und Korrekturen werden an einem Ort gespeichert
Gängige Fehler und wie man sie beheben kann
| Was schief geht | Wahrscheinliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Der Lieferant sagt, sie hätten es verschickt, aber Sie haben es nie erhalten. | Fehlerhafte oder inaktivere Verzeichniseinträge oder Routingdaten | Korrigieren Sie die Verzeichniseintragung über Ihren PA und versenden Sie erneut einen Test. |
| Die Rechnung kommt an, wird aber nicht in der ERP-Software angezeigt | Feldbilder liefern Lücken zwischen PA-Ausgabe und ERP | Kartenfelder für MwSt., Gesamtbetrag, Bestellung und Lieferant erneut testen, anschließend mit echten Proben erneut testen |
| Factur-X abgelehnt | Das Profil, die Pflichtdaten oder das eingebettete XML erfüllen nicht die vereinbarten Spezifikationen. | Lesen Sie den Validierungsbericht und testen Sie eine konforme EN 16931 oder das entsprechende erweiterten Profil mit Ihrem Prüforganisator; der Name des Profils allein genügt nicht zur Bestätigung der Konformität. |
| Die gleiche Rechnung wurde zweimal gebucht | Erhalten sowohl per PA als auch per E-Mail | Kopien der Links werden an die gleiche Rechnung weitergeleitet; das Original wird beibehalten und doppelte Kopien markiert. |
| Ablehnungen bleiben unbeantwortet | Keine Eigentümerangaben oder Fristen für Statusmeldungen | Zuweisen Sie einem Eigentümer, einem Backup und einem Review-Rhythmus; dies funktioniert täglich für die meisten Teams. |
Testen Sie es jetzt, nicht wenn die Toleranz abläuft.
Die Start-up-Toleranz gilt bis Ende 2026, und KMU müssen die Frist für die Veröffentlichung im September 2027 einhalten. Ein von Ihnen getesteter, fixierter und dokumentierter Empfangsablauf unterstützt Sie an beiden Fronten. Darüber hinaus verkürzt er den Weg zur konformen Veröffentlichung, da Ihre Verzeichnisdaten, Formate und ERP-Mapping bereits bewährt sind.
Docnova von Melasoft Verbindet Ihre ERP-Lösung mit konformen elektronischen Rechnungsabwicklungsprozessen in über 30 Ländern, einschließlich Frankreichs. Unser Team kann gemeinsam mit Ihnen Tests mit Ihren echten Rechnungen durchführen: Wir prüfen Ihre Formate, die Zuordnung Ihrer ERP-Systeme und die Statusverarbeitung, und zeigen Ihnen anschließend die Lücken auf.
Für SAP ECC und SAP S/4HANA können Sie die folgenden Ressourcen nutzen: Melasoft SAP e-Invoicing Add-On.
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FAQ
Ist es zu spät, mein Verfahren zur Prüfung der E-Rechnungserstattung zu testen?
Nein. Die Quittungspflicht gilt seit dem 1. September 2026. Die Verwaltung hat während der Startphase, die bis Ende 2026 andauern soll, eine gute Glaubwürdigkeit bei der Umsetzung der Herausforderungen angekündigt. Die Durchführung von Tests und die Dokumentation der Korrekturmaßnahmen helfen, Ihre Bemühungen zur Einhaltung der Vorschriften zu demonstrieren.
Kann ich E-Rechnungen über das öffentliche Portal kostenlos erhalten?
Nein. Das PPF ist die zentrale Datenbank und das zentrale Datenzentrum. Um die Rechnungen im Rahmen der Reform zu erhalten, benötigen Sie eine zugelassene Plattform, entweder direkt oder über eine entsprechende Lösung.
Sind PDF-Rechnungen per E-Mail weiterhin gültig?
Ein standardmäßiges PDF-Dokument, das per E-Mail gesendet wird, erfüllt selbstverständlich nicht die strukturierten Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung für einen im Rahmen der Richtlinie fallenden Vorgang. Die Behandlung einer Rechnung, die außerhalb des erforderlichen Kanals erhalten wurde, einschließlich der Zahlung, der Buchhaltung und der Umsatzsteuerabzug, richtet sich nach den geltenden Vorschriften und den entsprechenden Anleitungen zur Inbetriebnahme. Lösen Sie das Übertragungsproblem mit Ihrem Lieferanten und Ihrem PA, behalten Sie die erforderlichen Originale bei und verhindern Sie doppelte Buchungen.
Was sollte eine ERP-E-Rechnungstest bewirken?
Dass eine eingehende Rechnung in Ihrem ERP als nutzbare Transaktion verzeichnet wird, mit den richtigen Lieferantenangaben, Mehrwertsteuersätzen, Rechnungsbeträgen, Verfolgbarkeiten und Fälligkeitsdaten, und dass die erforderlichen Statusmeldungen über die PA zurückfließen.
Offizielle Referenzen: Reformleitlinien des französischen Finanzministeriums; Zeitablauf der Umsetzung der DGFiP; FNFE-MPE Factur-X Dokumentation.