Elektronische Rechnungsstellung in Frankreich: 9 Punkte, die Sie vor dem Versenden Ihrer Rechnungen prüfen sollten

Die Erstellung einer elektronischen Rechnung bedeutet nicht einfach, eine Rechnung aus Word oder Excel in ein PDF umzuwandeln. Mit der Französische E-Rechnungsstellung Im Rahmen der Reform müssen Unternehmen Rechnungen in strukturierten Formaten über eine zugelassene Plattform erstellen, versenden und empfangen.

Ab dem 1. September 2026 wird in Frankreich schrittweise die elektronische Rechnungsstellung für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen eingeführt. Große und mittlere Unternehmen werden als erste verpflichtet sein, elektronische Rechnungen auszustellen, während KMU und Kleinstunternehmen bis zum 1. September 2027 Zeit haben werden, ihre elektronischen Rechnungen auszustellen. Alle Unternehmen müssen jedoch von Anfang an in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Um Ablehnungen, Zahlungsverzögerungen und Compliance-Fehler zu vermeiden, finden Sie hier die 9 häufigsten Fehler, die Sie bei der Vorbereitung Ihres elektronischen Rechnungsstellungsprozesses vermeiden sollten.

Warum wird die elektronische Rechnung zum Hauptthema in Frankreich?

Die französische Reform ändert grundlegend, wie Unternehmen Rechnungen erstellen und versenden. Eine gültige elektronische Rechnung muss strukturierte Daten enthalten, die von IT-Systemen automatisch gelesen werden können, und über eine zugelassene Plattform übermittelt werden.

Die erwarteten Formate sind UBL, CII und Factur-X. Eine einfache PDF-Datei, die per E-Mail versendet wird, gilt im Rahmen der Reform nicht als konforme elektronische Rechnung.

Die Reform befasst sich nicht nur mit dem Versand von Rechnungen. Sie beinhaltet auch die Übermittlung bestimmter Daten an die Steuerbehörde, einschließlich Rechnungs-, Transaktions- und Zahlungsdaten je nach Fall. Diese Austausche werden über zugelassene Plattformen abgewickelt.

Fehler 1: Glauben, dass ein per E-Mail gesendetes PDF ausreicht

Das ist wahrscheinlich der häufigste Fehler.

Heute erstellen viele Unternehmen eine Rechnung in Word, Excel oder einer Rechnungssoftware und versenden diese dann als PDF per E-Mail. Dieser Prozess mag “papierlos” erscheinen, erfüllt aber nicht die Anforderungen der Reform.

Ein Konformist elektronische Rechnung muss strukturierte Daten enthalten, beispielsweise in einem Format wie UBL, CII oder Factur-X. Ein Standard-PDF, auch wenn es professionell gestaltet ist, bleibt ein Dokument, das hauptsächlich von Menschen und nicht von Steuerungs- und automatisierten Verarbeitungssystemen gelesen werden kann.

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Docnova hilft Unternehmen bei der Erstellung, dem Import, der Prüfung und dem Versand elektronischer Rechnungen in französischen Formaten, ohne auf einfache E-Mail-Zustellung angewiesen zu sein.

Fehler 2: Zu langes Warten vor der Wahl einer genehmigten Plattform

Um die Daten an die Steuerbehörde auszugeben, zu empfangen und zu übermitteln, müssen Unternehmen eine zugelassene Plattform nutzen. Die französische Steuerbehörde gibt an, dass eine zugelassene Plattform berechtigt ist, die wesentlichen Funktionen der Reform zu verwalten: Ausgabe, Übermittlung, Empfang, E-Reporting und Statusaustausch.

Bis zur letzten Minute zu warten, kann mehrere Probleme verursachen:

• nicht genug Zeit, die Lösung zu testen;
• Schwierigkeiten bei der Integration mit der ERP- oder Buchhaltungssoftware;
• Fehler in Kundendaten;
• Verzögerungen bei der Ausstellung oder dem Empfang der ersten elektronischen Rechnungen.

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Docnova hilft Ihnen, die Reform vorauszusehen, mit einer Lösung, die für Unternehmen entwickelt wurde, die elektronische Rechnungsstellung, E-Reporting und Compliance-Flows über eine klare Plattform verwalten möchten.

Fehler 3: Verwechslung von elektronischer Rechnungsstellung und E-Reporting

Elektronische Rechnungsstellung gilt für Rechnungen zwischen französischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Einige Transaktionen folgen jedoch nicht immer dem gleichen Ablauf: Verkäufe an Privatpersonen, internationale Transaktionen oder bestimmte Zahlungsdaten können unter die E-Berichterstattung fallen.

Die Finanzverwaltung weist darauf hin, dass auch zugelassene Plattformen zur Übermittlung von Transaktions- und Zahlungsdaten an die Verwaltung beitragen.

Die Nichteinhaltung dieser beiden Verpflichtungen kann zu Verarbeitungsfehlern führen.

Kernaussage

E-Rechnung Ausstellung, Empfang und Übermittlung elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen, die von der Reform betroffen sind.

E-Berichterstattung Übermittlung bestimmter Daten an die Verwaltung für Transaktionen, die nicht direkt in den elektronischen Rechnungsflussprozess fallen.

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Docnova hilft dabei, elektronische Rechnungsflüsse und Reporting-Anforderungen zu zentralisieren, um die Verwaltung mehrerer separater Prozesse zu vermeiden.

Fehler 4: Vergessen der Pflichtangaben auf der Rechnung

Selbst mit einer Plattform oder Software bleibt eine Rechnung ein steuerrechtlich relevantes Dokument. Bestimmte Informationen müssen korrekt enthalten sein: Identität des Verkäufers, Identität des Kunden, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Mehrwertsteuer, Zahlungsbedingungen, gegebenenfalls rechtliche Verweise und mehr.

Mit der Reform wird die Datenrichtigkeit noch wichtiger, da die Plattformen vor der Übermittlung Prüfungen durchführen. Eine unvollständige oder inkonsistente Rechnung kann abgelehnt werden, was zu Verzögerungen bei der Lieferung an den Kunden und damit bei der Bezahlung führen kann.

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Docnova kann helfen, Rechnungsdaten zu strukturieren, wichtige Felder zu prüfen und das Fehlerrisiko vor dem Versand zu reduzieren.

Fehler 5: Überprüfung des Mehrwertsteuerstatus des Kunden versäumt

Nicht alle Rechnungen folgen zwangsläufig demselben Verarbeitungsprozess. Der Status Ihres Kunden ist entscheidend: umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen, Privatperson, Verein, ausländischer Kunde, öffentliche Verwaltung usw.

Die obligatorische elektronische Rechnungsstellung zielt hauptsächlich auf Transaktionen zwischen französischen Mehrwertsteuer-pflichtigen Unternehmen ab.

Wenn Sie eine Rechnung über den falschen Workflow senden, kann dies zu einer Ablehnung oder einer falschen Verarbeitung der Transaktion führen.

Beispiel

Eine Rechnung, die an ein in Frankreich umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen gesendet wird, wird nicht auf dieselbe Weise bearbeitet wie ein Verkauf an eine Privatperson. Die erforderlichen Daten, der Übertragungsweg und die Meldepflichten können variieren.

Mit Docnova

Docnova hilft Unternehmen, ihre Abläufe besser auf Kundentyp und Transaktionskontext abzustimmen.

Fehler 6: Vernachlässigung der Qualität von Kundendaten

Elektronische Rechnungsstellung basiert auf genauen Informationen: SIREN, SIRET, Mehrwertsteuernummer, Rechnungsadresse, Lieferadresse, Firmenname, Routing-Identifikatoren und mehr.

Unvollständige oder veraltete Kundendaten können verursachen:

• Rechnung ablehnen;
• Routing-Fehler;
• Zahlungsverzögerungen;
• fehlerhafte buchhalterische Zuweisung;
• zeitaufwändige manuelle Korrekturen.

Die SIREN- und SIRET-Nummern identifizieren ein Unternehmen und seine Niederlassungen, daher sind diese Informationen bei der Erstellung elektronischer Datenströme wichtig.

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Bevor es live geht, hilft Docnova dabei, die für die Ausstellung und den Empfang elektronischer Rechnungen erforderlichen Daten besser zu strukturieren.

Fehler 7: Schlechte Verwaltung von Mehrwertsteuer, Rechnungsposten und Rundungen

Eine elektronische Rechnung ist nicht nur eine technische Datei. Die Beträge müssen konsistent sein: Stückpreis, Menge, Rabatt, MwSt-Satz, Gesamtbetrag ohne MwSt, Gesamt MwSt und Gesamtbetrag mit MwSt.

Eine Rundungsdifferenz oder Inkonsistenz zwischen einzelnen Posten und Summen kann zu einer Ablehnung oder Anomalie führen. Der AFNOR XP Z12-012 Standard bietet nützliche Klarstellungen zur Strukturierung und Verarbeitung elektronischer Rechnungsdaten.

Gute Praxis

Prüfen Sie, ob Ihr Werkzeug Folgendes korrekt berechnet:

• Zeilenweise Beträge;
• Runden;
• unterschiedliche Mehrwertsteuersätze;
• Gutschriften;
• Vorauszahlungen;
• Rabatte.

Mit Docnova

Docnova hilft Ihnen dabei, Rechnungsdaten vor der Übermittlung besser zu prüfen und Fehler bei Beträgen und Mehrwertsteuer zu reduzieren.

Fehler 8: Vorauszahlungsrechnungen und Sonderfälle vergessen

Manche Unternehmen verwalten Anzahlungen, Gutschriften, Teilzahlungen, wiederkehrende Dienstleistungen oder komplexe mehrzeilige Rechnungen. Diese Fälle müssen auch in einem elektronischen Rechnungsumfeld korrekt verarbeitet werden.

Eine Anzahlungsrechnung oder Gutschrift sollte nicht einfach als PDF improvisiert werden. Die Daten müssen systemverständlich und korrekt mit der entsprechenden Transaktion verknüpft sein.

Mit Docnova

Docnova unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung verschiedener Dokumententypen: Rechnungen, Gutschriften, eingehende Ströme, ausgehende Ströme und Daten im Zusammenhang mit dem Rechnungslebenszyklus.

Fehler 9: Denken, dass die Reform nur große Unternehmen betrifft

Viele sehr kleine Unternehmen, KMU, Freiberufler und Kleinstunternehmer denken, elektronische Rechnungsstellung sei nur ein Thema für große Konzerne. Das ist ein Irrtum.

Auch wenn der Ausgabenkalender fortschreitet, müssen Unternehmen sich auf den Empfang elektronischer Rechnungen vorbereiten und ihre Prozesse anpassen. Die Verwaltung erinnert Unternehmen daran, dass auch einige Unternehmen, die keine Mehrwertsteuer berechnen, vom Empfang elektronischer Rechnungen betroffen sein können.

Praktische Auswirkungen

Auch ein kleines Unternehmen muss die richtigen Fragen stellen:

• Wie erhalte ich Lieferantenrechnungen?
• Welche Plattform werde ich benutzen?
• Ist meine aktuelle Software kompatibel?
• Sind meine Kundendaten bereit?
• Wie verfolge ich den Status von Rechnungen?
• Wie kann ich Compliance-Fehler vermeiden?

Mit Docnova

Docnova wurde entwickelt, um Freiberufler, KMUs und ERP-ausgestattete Unternehmen zu unterstützen, mit geeigneten Optionen wie einem Webportal, API, ERP-Integration, SAP Add-On, Peppol und EDI.

Wie erstellt man eine konforme elektronische Rechnung mit Docnova

Mit Docnova bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die französische E-Rechnungsreform vor, indem Sie Ihre Bedürfnisse in einer einzigen Lösung zentralisieren.

Docnova hilft Ihnen:

• strukturierte elektronische Rechnungen erstellen;
• Lieferantenrechnungen empfangen und verwalten;
• Verbinden Sie Ihre ERP- oder Unternehmensverwaltungssoftware;
• Automatisierung von Abläufen durch API-, EDI- oder SAP-Integration;
• Rechnungsstatus verfolgen;
• bereiten Sie die für die französische Compliance erforderlichen Daten vor;
• manuelle Fehler reduzieren;
• verbessern Sie die Sichtbarkeit Ihrer Rechnungsstellungsprozesse.

Ob Freiberufler, KMU, Unternehmen mit ERP-Ausstattung oder Softwareintegrator – Docnova unterstützt Sie dabei, vom traditionellen Rechnungsversand zu einem zuverlässigeren, nachvollziehbareren und automatisierten elektronischen Prozess zu wechseln.