Ab dem 1. September 2026 müssen in Frankreich ansässige und von der Reform erfasste Unternehmen, die Umsatzsteuerpflichtig sind, elektronische Rechnungen erhalten können. Großunternehmen und mittelständische Unternehmen müssen diese auch für im Rahmen der Reform geltende inländische B2B-Transaktionen ausstellen. Kleinunternehmen und Kleinstunternehmen gelten ab dem 1. September 2027 als Ausnahmeberechtigte. Gesetzliche Ausnahmen gelten weiterhin.
Das ändert die Kosten für Fehler in Rechnungen. Früher erreichte ein PDF mit einer Tippfehlerfassung den Kunden trotzdem. Jetzt werden elektronische Rechnungen über eine akkreditierte Plattform (plateforme agréée, PA) weitergeleitet, die automatisierte Kontrollmechanismen für Rechnungen implementiert hat. Falls die Validierung fehlschlägt, kann die Lieferung blockiert werden, bevor das Rechnungswesen des Kunden das Dokument sieht, wodurch die Genehmigung und die Zahlung verzögert werden.
Diese Anleitung behandelt die häufigsten Fälle. Fehler bei elektronischen Rechnungen in Frankreich, Warum sie auftreten und wie man sie verhindern kann, bevor sie Ihren Cashflow beeinträchtigen.
Wie die Rechnungsführung in Frankreich funktioniert
Eine Rechnung wird von Ihrer Plattform an die Plattform Ihres Kunden gesendet, wobei das zentrale Verzeichnis (annuaire) verwendet wird, um die elektronische Adresse des Empfängers zu ermitteln. Es kann zwei verschiedene Ergebnisse ergeben:
- Abgewiesen (Status 213, “Rejetée”): Eine Plattform blockiert die Ausführung der Rechnung während der technischen Validierung, bevor sie dem Kunden zur Verfügung gestellt wird.
- Abgewiesen (Status 210, “Abgewiesen”): Die Rechnung wurde geliefert, doch der Kunde verzichtet aus geschäftlichen Gründen darauf, z. B. aufgrund einer falschen Mehrwertsteuersatznummer, eines fehlerhaften Gesamtbetrags, einer doppelten Bestellung oder eines fehlenden Bestellnummern. Der Verzicht wird mit einer Gründe-Nummer versehen.
Eine Ablehnung ist ein Problem, das gelöst werden muss, und nicht die automatische Kündigung der Rechnung oder der entsprechenden geschäftlichen Verbindlichkeit. Identifizieren Sie die Ursache, korrigieren Sie das elektronische Dokument entsprechend und versenden Sie es erneut mit einer eindeutigen Audit-Nachverfolgbarkeit. Bewahren Sie die Ablehnungsmitteilung, die Korrektur und die Gespräche mit Ihrem Kunden oder Anbieter auf.
Die häufigsten Ursachen für die Ablehnung elektronischer Rechnungen fallen in fünf Gruppen.
1. Format- und Syntaxfehler
Die wichtigsten Austauschformate in Frankreich sind UBL, UN/CEFACT CII und Factur-X unter Verwendung der EN 16931 und der entsprechenden französischen Spezifikationen. Ein strukturell unzulässiges Date kann vor der Verarbeitung seiner geschäftlichen Daten abgelehnt werden. Siehe unsere Vergleich zwischen Factur-X, UBL und CII-Format für die Unterschiede.
Gängige Fehler bei der Validierung von Factur-X
- Das PDF entspricht nicht den erforderlichen Verpackungsregeln für PDF/A-3.
- Der XML-Code fehlt, oder der Dateiname und die Verknüpfung der Dateien stimmen nicht mit den relevanten Spezifikationen von Factur-X überein.
- Das ausgewählte Profil bietet die für den gewünschten Austausch erforderlichen strukturierten Daten nicht. EN 16931 oder EXTENDED ist eine praktische Option für vollständige strukturierte Faktura-Daten; bestätigen Sie jede Verwendung eines leichthergestellten Profils oder einer Übergangsroute mit Ihrem PA gemäß den aktuellen französischen Vorschriften.
- Die sichtbare PDF-Datei und die eingebettete XML-Datei stimmen nicht überein. Erstellen Sie beide aus den gleichen Quelldaten und behalten Sie deren Konsistenz beider Dateien bei, um Probleme bei der Validierung und Streitigkeiten zu vermeiden.
Gängige UBL-Fehler
- Die XML-Schema-Validierung fehlschlägt: falsche Elementreihenfolge, fehlende erforderlichen Tags oder ungültige Namensräume.
- Die CustomizationID oder andere Profilkennungen stimmen nicht mit der entsprechenden Spezifikation überein.
- Die Codelisten sind falsch: ungültiger Rechnungsart, Währung, Maßeinheit oder Landescode.
- Die Datumsangaben sind nicht im erforderlichen Format (YYYY-MM-DD) angegeben, oder die numerische Präzision entspricht nicht den entsprechenden Regeln.
2. Mangelhafte Pflichtinformationen in der Rechnung
Die bestehenden gesetzlichen Rechnungsanforderungen gelten weiterhin, einschließlich der Rechnungsnummer, des Ausstellungsdatums, der Identifizierung der Vertragsparteien, der geltenden Mehrwertsteuerdaten und der zugehörigen Beträge. Die Reform führt vier zusätzliche Pflichtangaben ein, sofern zutreffend:
- Die SIREN-Nummer des Kunden.
- Die Lieferadresse, falls sie sich von der Rechnungsadresse unterscheidet.
- Die Art der Operation: Waren, Dienstleistungen oder beides.
- Die Angabe “Mehrwertsteuer auf Abgaben”, sofern der Lieferant diese Mehrwertsteuermethode wählt.
Diese Anforderungen folgen dem Ausgabezeitplan: 1. September 2026 für große und mittelständische Unternehmen und 1. September 2027 für kleine und mittlere Unternehmen. Der fehlende Pflichtinhalt der Rechnungen kann zu Validierungsausfällen führen, und ältere ERP-Vorlagen verfügen oft über fehlende Felder für die neuen Angaben.
3. Geschäftsregeln und Berechnungfehler
Eine Datei kann ordnungsgemäß formatiert sein und dennoch nicht den EN 16931- oder französischen Geschäftsvorschriften entsprechen. Typische Probleme sind:
- Die Summen der einzelnen Linien stimmen nicht mit der Nettosumme auf der Rechnung überein.
- Die Gesamtsumme einschließlich Mehrwertsteuer entspricht nicht der Nettosumme zuzüglich Mehrwertsteuer, bereinigt um geltende Gebühren und Zuschläge.
- Die Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer ist unvollständig oder die Mehrwertsteuer stimmt nicht mit der steuerpflichtigen Basis überein.
- Eine Mehrwertsteuersenkung wird ohne den erforderlichen Ausnahmetraggrund oder den entsprechenden Code verwendet.
- Die Ausrichtung unterscheidet sich zwischen der Line-Level- und der Dokumentebene.
- In einigen Fällen verfälscht eine Gutschrift die erforderliche Verweisung auf die ursprüngliche Rechnung.
Einige Fehler führen zur Ablehnung der Plattform, andere führen zu einer Ablehnung durch den Kunden. Das Ergebnis hängt von der entsprechenden Validierungsregel und den Prüfungen des Kunden ab.
4. Identifizierung und Routingfehler
Die Rechnung muss auf der richtigen Plattform bei der richtigen Firma eintreffen. Die Lieferung kann blockiert werden, wenn:
- Die SIREN des Käufers ist falsch oder fehlt.
- Die elektronische Adresse oder der Routing-Identifikator sind falsch oder veraltet.
- Die Registrierung der Plattform des Empfängers oder die Eintragung in die Verzeichniseinträge sind nicht verfügbar.
- Die Rechnung ist an die falsche Einheit innerhalb einer Gruppe gerichtet, z. B. an den Mutterkonzern anstatt an eine Tochtergesellschaft.
- Duplicate Invoice Checks markieren eine bestehende Rechnungnummer.
Routingprobleme sind nicht immer auf den Absender zurückzuführen. Wenn das Problem auf der Plattform oder im Verzeichniserstellungsdateien des Empfängers liegt, wenden Sie sich an Ihren Anbieter oder Kunden, anstatt immer wieder dieselbe Datei zu versenden.
5. Gründe für die Ablehnung seitens des Kunden
Einige Probleme werden nur vom Kunden behoben. Häufige Gründe für Ablehnungen sind unbekannte Transaktionen, falsche oder fehlende Bestellnummern, fehlende Vertragsreferenzen, doppelte Rechnungen oder beendete Verträge. Wenn Kunden sich auf die Übereinstimmung der Bestellnummern verlassen, sollten diese Referenzen in Ihrem Rechnungsverfahren integriert werden.
So verhindern Sie die Ablehnung elektronischer Rechnungen: Eine Checkliste
- Vor dem Versand validieren Sie jede Datei gemäß EN 16931 und den geltenden französischen Vorschriften.
- Wählen Sie ein passendes Factur-X-Profil aus und generieren Sie aus denselben Daten eine PDF- und XML-Datei.
- Aktualisieren Sie die Rechnungsmodelle, wo dies zutrifft, um die vier neuen Pflichtangaben zu enthalten.
- Vergleichen Sie die Kundensirens und elektronischen Adressen mit der Verzeichniseintragung und reinigen Sie die Stammdaten.
- Rechnen Sie Summen und Umsatzsteuersätze automatisch neu und überprüfen Sie die Rundungsoptionen.
- Verlangen Sie bei Kunden, die diese Informationen benötigen, die PO-Nummern und Vertragsreferenzen.
- Die Zustandsstatus für den gesamten Lebenszyklus von Monitoren wurden täglich geprüft, abgelehnt und angefochten.
- Halten Sie eine Aufzeichnung über jede Ablehnung, deren Ursache und das korrigierte elektronische Dokument.
Allgemeine Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer abgelehnten und einer abgelehnten Rechnung?
Eine abgelehnte Rechnung (Status 213) wird von einer Plattform während der Validierung gestoppt, bevor sie dem Kunden zur Verfügung gestellt wird. Eine abgelehnte Rechnung (Status 210) wurde geliefert, aber der Kunde wies sie aus geschäftlichen Gründen mit einem Grundcode ab.
Ist eine zurückgewiesene Rechnung rechtlich ausgestellt?
Die Ablehnung bedeutet, dass die elektronische Zustellung oder Validierung fehlgeschlagen ist. Sie selbst löscht die zugrunde liegende Transaktion oder den geschäftlichen Schuldverhältnis nicht. Diagnose die Ursache, korrigiere sie und versende sie erneut über den elektronischen Kanal mit Rückverfolgbarkeit; rechne keine automatische Löschung vor oder erzeuge keine nicht verknüpften Duplikate.
Kann ich eine PDF-Datei per E-Mail senden, wenn meine E-Rechnung abgelehnt wird?
Die praktische Anleitung der DGFiP sieht vor, dass bei einem Vorfall, der den Zugang oder die Bezahlung blockiert, eine temporäre Kopie über einen anderen Kanal bereitgestellt wird, wobei klare Verknüpfungen zur Originalrechnung enthalten sind, um eine doppelte Verarbeitung zu verhindern. Dies ersetzt nicht die Behebung des Vorfalls und die vollständige Abwicklung des erforderlichen elektronischen Austauschs.
In Frankreich werden welche Formate akzeptiert?
Die wichtigsten Formate sind UBL, UN/CEFACT CII und Factur-X, vorbehaltlich der entsprechenden Anforderungen der EN 16931, der französischen und der Plattformanforderungen. Prüfen Sie die genaue Version und den Profiltyp, die von Ihrem PA unterstützt werden.
Gibt es Sanktionen für Fehler bei Rechnungen?
Für Versäumnisse bei der Erfüllung der elektronischen Rechnungsstellungsanforderungen können Sanktionen gelten. Ein technischer Ablehnungsbescheid und das Fehlen einer elektronischen Auslieferung sind nicht automatisch gleichbedeutend. Dokumentieren Sie Vorfälle, ergreifen Sie Korrektivmaßnahmen und führen Sie Gespräche mit Ihrem Anbieter und befolgen Sie die aktuellen Richtlinien der DGFiP für die jeweiligen Umstände.
Stoppen von Fehlern, bevor sie die Plattform erreichen
Die meisten Fehler bei elektronischen Rechnungen in Frankreich sind vermeidbar: Sie resultieren aus veralteten Vorlagen, unvollständigen Stammdaten oder Dateien, die vor dem Versand nie validiert wurden. Eine Compliance-Plattform wie Docnova Hilft bei der Überprüfung von Format, Pflichtdaten und Geschäftsregeln vor der Übertragung, sodass Teams Probleme früher beheben können.
Wenn Ihre Rechnungen in SAP stammen, sollten Sie sich u. a. mit den folgenden Themen befassen: SAP-Integration mit einer zertifizierten Plattform Um die Validierung und Statusmeldung mit Ihrem ERP zu verbinden. Für die umfassendere französische Reform lesen Sie unseren Leitfaden. E-Reporting-Transaktionen in Frankreich.