Der Empfang von Lieferantenrechnungen per E-Mail ist nach wie vor einer der gängigsten Zustellungswege für Rechnungen, auch wenn strukturierte Formate wie Peppol an Bedeutung gewinnen. Ein E-Rechnungs-Posteingang ist eine dedizierte E-Mail-Adresse – getrennt von Ihrem allgemeinen Geschäftspostfach –, die speziell für den Empfang von Rechnungsdokumenten, die Auswertung von Anhängen und die automatische Weiterleitung in Ihr Buchhaltungssystem konzipiert ist. Ohne einen dedizierten Posteingang verteilen sich Rechnungen auf allgemeine Posteingänge, gehen in geschäftigen E-Mail-Verläufen unter oder kommen zu spät für eine rechtzeitige Bearbeitung an. Die Einrichtung eines ordnungsgemäßen E-Rechnungs-Posteingangs beseitigt diese Friktion und schafft einen sauberen, prüfbaren Eingangspunkt für jedes Lieferanten-Abrechnungsdokument.
Was ist ein E-Rechnungs-Posteingang
An E-Rechnungseingang ist eine E-Mail-Adresse, die direkt mit Ihrer Rechnungsplattform verknüpft ist und nicht mit einem generischen Mail-Client. Wenn ein Lieferant eine Rechnung an diese Adresse sendet, fängt die Plattform die Nachricht ab, identifiziert Rechnungsanhänge und erstellt einen entsprechenden Eintrag in Ihrer Kreditorenbuchhaltungswarteschlange, ohne dass eine manuelle Weiterleitung oder ein Kopieren und Einfügen erforderlich ist.
Der Posteingang speichert normalerweise die vollständige E-Mail zusammen mit ihren analysierten Rechnungsdaten: Absenderadresse, Betreffzeile, Zeitstempel, Anzahl und Art der Anhänge, Ergebnis der Rechnungserkennung und Verarbeitungsstatus. Dies schafft eine nachvollziehbare Verbindung zwischen der rohen E-Mail und dem Rechnungseintrag, was für die Beilegung von Streitigkeiten oder die Überprüfung der Quelle eines bestimmten Dokuments nützlich ist. Ein E-Rechnungs-Posteingang unterscheidet sich von einem allgemeinen E-Mail-Archiv dadurch, dass jede Nachricht aktiv verarbeitet und nicht nur gespeichert wird.
Wie die E-Mail-Inbox von Docnova funktioniert
Docnova bietet eine dedizierte Posteingang Abschnitt, der als elektronische Rechnung Posteingang für Ihr Unternehmen. E-Mails, die hier empfangen werden, werden in einer Tabelle mit den folgenden Spalten angezeigt: ABSENDER, BETREFF, EMPFANGEN AM, INHALT (Vorschau des Nachrichtentexts), RECHNUNGS-ERKENNUNG (ob Docnova automatisch eine Rechnung in der Nachricht identifiziert hat), ANHÄNGE und STATUS.
Die Spalte RECHNUNGSERKENNUNG ist entscheidend: Docnova analysiert jede eingehende E-Mail, um festzustellen, ob sie einen Rechnungsvorhang oder eingebettete Abrechnungsdaten enthält. Erkannte Rechnungen werden dann zur weiteren Verarbeitung an die Liste der eingehenden Rechnungen weitergeleitet. Die Spalte STATUS verfolgt, ob die E-Mail bearbeitet wurde, aussteht oder Aufmerksamkeit erfordert.
Die Inbox ist inaktiv, bis in den Einstellungen eine E-Rechnungs-E-Mail-Adresse konfiguriert ist. Wenn keine Adresse eingerichtet ist, zeigt der leere Zustand eine Aufforderung “Klicken Sie hier, um eine E-Rechnungs-E-Mail-Adresse zu erstellen” an, die direkt zur Konfigurationsseite verlinkt.
Schritt-für-Schritt-Einrichtungsanleitung
Schritt 1 – Navigieren Sie zu den E-Mail-Einstellungen. Gehe zu Einstellungen → E-Mail-Einstellungen/e-mail-einstellungenSie sehen drei Tabs: E-Mail-Adresse erstellen, IMAP und SMTP.
Schritt 2 – Erstellen Sie eine Docnova-gehostete Adresse. Im Reiter “E-Mail-Adresse erstellen” geben Sie den gewünschten lokalen Teil Ihrer Adresse im Feld “Ihre E-Mail eingeben” ein. Docnova generiert eine @docnova.ai Posteingangsadresse für Ihr Unternehmen. Diese Adresse wird von Docnova verwaltet und erfordert keine externe Mailserver-Konfiguration.
Schritt 3 – Oder verbinden Sie ein bestehendes Postfach über IMAP. Wenn Sie eine bestehende Unternehmens-E-Mail-Adresse verwenden möchten, wechseln Sie zur IMAP-Registerkarte und geben Sie Ihre externen Postfachanmeldedaten ein. Docnova überwacht dieses Postfach und ruft Rechnungs-E-Mails in die Ansicht "Posteingang" ab. Beachten Sie, dass für die IMAP-Einrichtung gültige externe Mailserver-Anmeldedaten erforderlich sind.
Schritt 4 — SMTP konfigurieren, falls erforderlich. Der SMTP-Tab ermöglicht es Ihnen, einen ausgehenden Relay einzurichten, was nützlich ist, wenn Docnova Bestätigungen oder Benachrichtigungen unter Ihrer eigenen E-Mail-Domain versenden soll.
Schritt 5 – Überprüfen Sie den Posteingang. Zurück zur E-Mail-Postfach-Seite (PosteingangSobald eine Adresse konfiguriert ist, verschwindet der leere Zustand und die Posteingangstabelle wird aktiv und bereit, eingehende Rechnungs-E-Mails zu empfangen.
Verwalten Ihres Rechnungs-Posteingangs
Sobald er aktiv ist, arbeitet der E-Mail-Posteingang kontinuierlich. Eingehende E-Mails werden in der Reihenfolge ihres Eingangs analysiert. Die Spalte RECHNUNGS ERKENNUNG gibt sofort an, ob die automatische Verarbeitung erfolgreich war; E-Mails, bei denen keine Rechnung erkannt wurde, enthalten möglicherweise Rechnungen in nicht unterstützten Formaten oder sind einfach Korrespondenzen, die kein Rechnungscharakter haben und an die Adresse gesendet wurden.
Verwenden Sie die Spalte ANHÄNGE, um zu identifizieren, welche Dateitypen empfangen wurden. Docnova unterstützt XML-, PDF-, PNG- und JPG-Dateien für die Rechnungsverarbeitung. Anhänge in anderen Formaten erzeugen keinen Rechnungsdatensatz automatisch. Die Spalte STATUS zeigt an, welche E-Mails vollständig bearbeitet wurden und welche noch auf Überprüfung warten.
Für das Lieferantenmanagement teilen Sie den Lieferanten die dafür vorgesehene E-Mail-Adresse als ihre zuständige Kontaktperson für Rechnungsangelegenheiten mit. Dies schafft einen klaren Kanal: Nur rechnungsbezogene E-Mails kommen an dieser Adresse an und werden manuell vorsortiert, ohne dass eine manuelle Sichtung erforderlich ist.
Fazit
Ein dedizierter E-Rechnungseingang eliminiert den manuellen Aufwand der Überwachung allgemeiner E-Mails auf Lieferantenrechnungen. Mit Docnova dauert die Einrichtung nur wenige Minuten, entweder über eine gehostete Docnova-Adresse oder durch die Verbindung Ihrer bestehenden Mailbox über IMAP. Jede eingehende Rechnungs-E-Mail wird automatisch erkannt, analysiert und in Ihren Workflow für die Kreditorenbuchhaltung geleitet. Sobald die Adresse eingerichtet ist, aktualisieren Sie Ihre Lieferanten-Onboarding-Vorlage, um sie als Standardkontakt für die Rechnungsstellung einzufügen, damit neue Lieferanten Rechnungen ab der ersten Transaktion korrekt weiterleiten.